Auftragskosten aus Belegen verfolgen
Kurz gesagt
Kosten aus Belegen verfolgen heißt, jeden Einkauf dem betreffenden Auftrag zuzuordnen, sobald er anfällt. Die echten Kosten bleiben korrekt, und der Gewinn jedes Auftrags rechnet sich ohne Monatsend-Aufholen.
Ein Angebot sagt dir, was ein Auftrag kosten sollte. Die Belege sagen dir, was er wirklich gekostet hat. Der Abstand dazwischen ist, wo die Marge gewonnen oder verloren wird.
Ein Beleg, ein Auftrag
Die Regel ist einfach: Jeder Einkauf wird dem betreffenden Auftrag zugeordnet, sobald er anfällt. Nutze immer denselben Auftragsnamen; „Eichenweg 14“ und „Eichenweg“ sind für eine Tabelle zwei verschiedene Aufträge, und deine Summen teilen sich in zwei.
Ordne auch deine Stunden und deine Fahrtkosten zu. Das sind echte Kosten, die fast nie erfasst werden, wenn du sie nicht laufend festhältst.
Was durchrutscht
Drei Kosten entgehen fast immer der Erfassung:
- Das Transporter-Material
- Kabel und Fittings aus dem Transporter stehen auf keinem Beleg dieses Auftrags.
- Die zweite Fahrt
- Die nicht angebotene Fahrt zum Großhandel.
- Deine eigenen Stunden
- Die halbe Stunde extra vor Ort, der Garantiefall.
Von echten Kosten zum guten Angebot
Sobald du die echten Kosten kennst, vergleiche sie mit deinem Angebot. Eine große oder wiederholte Abweichung ist das Signal, dass deine Kalkulation angepasst gehört. So verbessert die Kostenerfassung deine künftigen Angebote, Auftrag für Auftrag.
Ohne deine Abende zu opfern
Die manuelle Erfassung scheitert selten an Sorgfalt; sie scheitert am fehlenden Moment. VanReceipts scannt den Beleg vor Ort, findet den richtigen Auftrag über Ort und Zeit des Scans und aktualisiert den Gewinn selbst.
FAQ
Muss man alles am selben Tag erfassen?
Idealerweise ja, beim Kauf. Je länger du wartest, desto schwerer ist zu wissen, welcher Beleg zu welchem Auftrag gehört.
Wie ordne ich Fahrtkosten einem Auftrag zu?
Erfasse die Fahrt zur Baustelle oder zum Großhandel, zu deinem Kilometersatz. Sie fließt wie Material in die Auftragskosten.
Und wenn Kosten nach Auftragsende kommen?
Ordne sie trotzdem dem betreffenden Auftrag zu. Ein Garantiefall oder eine späte Rechnung gehört zu den echten Kosten, auch wenn sie später anfällt.