Angebote mit KI erstellen: was sie kann und was du prüfst

Eine KI für Angebote nimmt die Beschreibung eines Auftrags, getippt, gesprochen oder fotografiert, und macht daraus eine bepreiste Liste von Positionen, die du bearbeiten und versenden kannst. Gute Werkzeuge schaffen in einer Minute, wofür du früher zwanzig gebraucht hast: Sie zerlegen den Auftrag in Positionen, wählen passende Einheiten und denken an die Kleinigkeiten, die man gern vergisst. Was sie nicht können: in die Wand schauen, wissen, was dein Großhändler dir berechnet, oder entscheiden, was deine Arbeitsstunde wert ist. Das Angebot bleibt deins.

Hinter dem Begriff stecken zwei recht verschiedene Arten von Werkzeug. Mengenermittlung aus Plänen liest Bauzeichnungen und zählt oder misst, was darauf ist, für Kalkulatoren, die bei Neubau oder größeren Ausschreibungen mitbieten. Angebote vor Ort beginnen mit dem, was du auf der Baustelle siehst und dazu sagst, für Handwerker im Kundendienst und in der Renovierung, die noch am selben Tag einen Preis schreiben. Hier geht es um die zweite Art, denn dort verbringen die meisten kleinen Handwerksbetriebe ihre Zeit mit Angeboten.

So sieht ein Entwurf aus

Du stehst in einem Bad und sprichst diese Notiz ein:

Waschtisch tauschen, neuer Unterschrank 90 cm breit, Abfluss ein Stück versetzen. Den alten Waschtisch mitnehmen.

Ein Werkzeug für Angebote vor Ort macht daraus etwa Folgendes. Der Stundensatz von 65,00 € netto ist die Annahme dieses Beispiels, nicht ein Marktwert:

dazu eine Notiz: Ohne Arbeiten an Wand oder Fliesen.

Die 19 % sind der allgemeine Steuersatz nach § 12 Abs. 1 UStG (Stand 2026). Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine MwSt aus; wie das auf der Rechnung aussieht, steht in Rechnung erstellen als Handwerker.

Das ist ein brauchbarer Anfang. Die Arbeit ist in die zwei Schritte aufgeteilt, die ein Kunde wiedererkennt, das Material ist gebündelt, die Entsorgung ist nicht vergessen und eine Annahme steht schriftlich da. Für die meisten Betriebe ist der Entwurf aber an mindestens einer Stelle falsch. Wo, das findest du mit den vier Prüfpunkten unten.

Bei Privatkunden lohnt sich noch etwas: Lohn und Material getrennt ausweisen. Nach § 35a EStG (Stand 2026) kann der Kunde 20 % der Aufwendungen für Handwerkerleistungen von seiner Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr, aber nur für Arbeitskosten, mit Rechnung und Zahlung auf dein Konto. Im Beispiel sind das 325,00 € netto Lohn, also 386,75 € brutto.

Die vier Punkte, die du vor dem Versand prüfst

1. Der Stundensatz

Ein ordentliches Werkzeug nimmt den Satz, den du festgelegt hast, und erfindet keinen. In VanReceipts trägst du deinen Stundenlohn einmal in den Einstellungen ein, und der Entwurf nutzt ihn für die Lohnpositionen. Fehlt er, muss der Entwurf einen üblichen Satz für deine Gegend schätzen, und das ist die Zahl von jemand anderem. Leg deinen eigenen einmal fest, und zwar aus deinen echten Kosten: Lohn, Gemeinkosten, Fahrzeug und die Stunden, die du wirklich abrechnen kannst. Wie du aus den Zahlen eines Auftrags siehst, ob der Satz trägt, zeigt Gewinn pro Auftrag.

2. Die Stunden

Die KI schätzt Stunden aus einer Beschreibung, so wie es ein neuer Mitarbeiter täte. Sie weiß nicht, dass der Abfluss im Estrich liegt oder dass die Wohnung im vierten Stock ohne Aufzug ist. Lies jede Lohnposition und frag dich, ob du diese Zahl selbst geschrieben hättest.

3. Die Materialpreise

Die Preise sind übliche Preise für deine Gegend, nicht der Preis deines Großhändlers in dieser Woche und nicht der Waschtisch, den der Kunde ausgesucht hat. Alles über etwa 100 € verdient einen Abgleich mit einem echten Angebot oder einem aktuellen Beleg aus dem Großhandel oder Baumarkt. Stellt der Kunde das Teil selbst, lösch die Position und schreib es in die Notizen.

4. Was fehlt

Anfahrt, Parken, Zugang, ein zweiter Termin, das Schließen der Wand, die du öffnen musst. Ein Entwurf enthält nur, was die Beschreibung hergab. Die nützlichste Gewohnheit: Lies den Entwurf und frag dich, was diesen Auftrag schiefgehen lassen könnte. Für jede Antwort kommt eine Position oder eine Annahme dazu.

Wo die KI wirklich hilft

Nicht beim Preis. Bei allem drumherum:

• Aus einer wirren Sprachnotiz werden saubere Positionen. Du redest, wie du den Auftrag einem Helfer erklären würdest, und bekommst ihn in der Reihenfolge zurück, in der ein Kunde liest.
• Sie stellt die Frage, die du übersprungen hättest. Bessere Werkzeuge stellen vor dem Entwurf ein paar kurze Rückfragen (welche Größe, wer liefert, eine Lage oder zwei). Das dauert zehn Sekunden und macht oft den Unterschied zwischen einem Entwurf, den du leicht anpasst, und einem, den du neu schreibst.
• Einheitlichkeit. Jedes Angebot hat denselben Aufbau, dieselbe Art Notizen und eine Zeile mit Annahmen. Das zählt erst recht, sobald eine zweite Person Angebote schreibt.
• Tempo bei kleinen Aufträgen. Beim Auftrag über 400 € lassen Handwerker das schriftliche Angebot am häufigsten weg. Dauert es eine Minute, schreibst du eins, und der Kunde hat etwas, zu dem er Ja sagen kann.

Wo sie rät

Bei allem, was man nicht sieht. Fotos helfen der KI, den Umfang zu verstehen (eine Wannenverkleidung, ein Zählerschrank, eine Dachneigung), aber ein Foto zeigt keine Feuchtigkeit unter den Fliesen und keinen Balken an der falschen Stelle. Versteckte Mängel bepreist du weiter selbst, als Annahme oder als Eventualposition. Wie du das formulierst, damit der Preis hält, steht in Angebot, Kostenvoranschlag, Ausschreibung. Ein Punkt dazu aus dem Gesetz: Ist bei einem unverbindlichen Kostenanschlag eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, musst du den Kunden unverzüglich informieren (§ 649 Abs. 2 BGB, Stand 2026).

Die zweite Lücke sind örtliche Preise. Stundensätze und Materialpreise schwanken stark von Region zu Region. Nimm die Preise der KI als ersten Durchgang und deine eigenen Zahlen als letzten.

Was mit deinen Fotos und Notizen passiert

Der Entwurf entsteht in der Cloud, also werden Beschreibung und Fotos zur Verarbeitung gesendet. Bevor du ein KI-Werkzeug mit Fotos aus der Wohnung eines Kunden nutzt, prüf, was es speichert und wie lange. In VanReceipts gehen Beschreibung und Fotos über eine sichere Verbindung an einen Cloud-KI-Dienst, der das Angebot entwirft, und du prüfst jede Position und jeden Preis, bevor du es versendest. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen