Seguir los costes de un proyecto desde los tickets
En resumen
Seguir los costes desde los tickets es asociar cada compra al proyecto correspondiente en cuanto ocurre. El coste real queda justo, y el beneficio de cada proyecto se calcula sin ponerte al día a fin de mes.
Un presupuesto te dice lo que un proyecto debería costar. Los tickets te dicen lo que de verdad costó. La diferencia entre ambos es donde se gana o se pierde el margen.
Un ticket, un proyecto
La regla es simple: cada compra se asocia al proyecto correspondiente, en el momento en que ocurre. Usa siempre el mismo nombre de proyecto; «14 Calle de los Robles» y «Calle de los Robles» son dos proyectos distintos para una hoja de cálculo, y tus totales se parten en dos.
Asocia también tus horas y tus kilómetros. Son costes reales, casi nunca anotados si no los registras sobre la marcha.
Lo que se escapa
Tres costes casi siempre escapan al seguimiento:
- El material de la furgoneta
- El cable y los racores sacados de la furgoneta no salen en ningún ticket de ese proyecto.
- El segundo viaje
- La ida y vuelta al almacén no presupuestada.
- Tus propias horas
- La media hora de más en obra, la visita en garantía.
Del coste real al buen presupuesto
Una vez conoces los costes reales, compáralos con tu presupuesto. Una desviación grande o repetida es la señal de que tu cálculo necesita ajuste. Así el seguimiento de costes mejora tus futuros presupuestos, proyecto a proyecto.
Sin dedicarle las tardes
El seguimiento manual rara vez falla por falta de rigor; falla por falta de tiempo en el momento adecuado. VanReceipts escanea el ticket en el sitio, encuentra el proyecto correcto por dónde y cuándo escaneaste, y actualiza el beneficio solo.
FAQ
¿Hay que registrarlo todo el mismo día?
Idealmente sí, al comprar. Cuanto más esperas, más difícil es saber qué ticket va a qué proyecto.
¿Cómo asocio los kilómetros a un proyecto?
Anota el trayecto a la obra o al almacén, a tu tarifa por kilómetro. Entra en el coste igual que los materiales.
¿Y si un coste llega después de terminar el proyecto?
Asócialo igualmente al proyecto correspondiente. Una visita en garantía o una factura tardía es parte del coste real, aunque caiga más tarde.