Seguir los costes de un proyecto desde los tickets

Pregunta a casi cualquier autónomo de un oficio dónde tiene apuntados los costes de sus proyectos y la respuesta sincera es: en una bolsa de plástico, en la guantera de la furgoneta y en la cabeza. El ticket del almacén de materiales, el de la gasolinera, la factura del subcontratista: costes reales, todos en papel. Convertir ese papel en una respuesta clara a «¿este proyecto me dejó dinero?» es la tarea que casi todo el mundo deja para cuando el gestor pide los papeles del trimestre, y para entonces la mitad de los tickets están borrados o perdidos.

Hay otra forma de hacerlo, y no pasa por una hoja de cálculo ni por una tarde tecleando.

Por qué empezar por los tickets

Un presupuesto te dice lo que un proyecto debería costar. Los tickets te dicen lo que de verdad costó. En un trabajo de oficio, el ticket es el coste: no tienes que estimar cuánto fue el material ni recordar cuánto combustible gastaste en el segundo viaje al almacén. El papel que tienes en la mano es la cifra exacta, con fecha, línea a línea, y además el justificante que te pedirá Hacienda.

Eso convierte los tickets en la fuente más fiable que tienes. Una hoja de cálculo guarda lo que te acuerdas de apuntar. Un ticket guarda lo que pasó. Si montas el seguimiento de costes sobre los tickets y no sobre la memoria, desaparece el error más grande: el coste que se te olvidó.

Por qué la hoja de cálculo se queda corta

La hoja de cálculo no está mal, pero va contra tu jornada. En la práctica falla en tres cosas:

• Depende de la memoria. Solo está completa si lo apuntas todo, y el tercer viaje al almacén del día casi nunca se apunta.
• Está en el sitio equivocado. La hoja está en el portátil de casa. Los costes ocurren a las 8 de la mañana en la puerta del almacén. Cuando vuelves al portátil, el detalle ya se ha ido.
• No se revisa sola. Recoge tu presupuesto y, si eres constante, lo que gastaste. No te avisa del ticket que no metiste.

El resultado es una hoja completa al 80 %, y por eso engañosa: el 20 % que falta son justo los costes que convierten un proyecto que parecía bueno en uno flojo.

El problema nunca fueron las cuentas. Es que los costes ocurren en la furgoneta y la hoja de cálculo vive en casa. Cierra esa distancia y el control de gastos sale casi solo.

El método, paso a paso

Cabe en una línea: registra cada ticket en cuanto lo tengas, asígnalo al proyecto y deja que los totales se sumen. Paso a paso:

1. Registra el coste donde ocurre

En el momento en que te dan el ticket, en el almacén, en la gasolinera o cuando el subcontratista te pasa su factura, lo registras. No en casa, no el domingo. El único momento en que no vas a olvidar el coste es cuando tienes el papel en la mano. Escanearlo lleva unos segundos desde el asiento de la furgoneta.

2. Deja que la app lo lea

Un buen escáner de tickets lee el total y cada línea por ti, así que no tecleas cifras. En VanReceipts lo hace la IA en la nube: lee el proveedor, la fecha, el total y cada línea, también en los tickets térmicos desvaídos y con columnas. Sin cobertura, el teléfono lee al menos proveedor, fecha y total. Tú revisas la lectura antes de que se guarde nada. Lo explicamos con detalle en OCR de tickets: por qué leer cada línea es lo difícil.

3. Asígnalo al proyecto

Este es el paso que convierte un ticket en un coste de proyecto. Tú le dices a la app a qué proyecto pertenece. En VanReceipts es elegir uno de tus proyectos abiertos justo después de confirmar la lectura; la app no lo adivina por ti.

Usa siempre el mismo nombre de proyecto. «Calle de los Robles 14» y «Robles» son dos proyectos distintos para cualquier hoja de cálculo, y tus totales se parten en dos.

4. Suma tu mano de obra

El material es solo la mitad. Apunta tus horas en el proyecto a tu tarifa por hora, y lo que pagues a un subcontratista o a un ayudante, para que el coste sea el coste entero y no solo lo que trae ticket. Si no tienes claro por qué cuenta tu propio tiempo, la guía de rentabilidad de proyecto lo explica.

5. Lee el beneficio

Con los tickets asignados y las horas apuntadas, el beneficio de cada proyecto ya está calculado. No hay cierre de mes, porque el cierre se ha hecho de pocos segundos en pocos segundos, todo el mes.

Un ejemplo con las cuentas hechas

Un fontanero cambia una bañera por un plato de ducha en la Calle de los Robles. Factura 1.800,00 € más IVA. El IVA (378,00 € al 21 %) es del cliente y lo ingresas a Hacienda, así que no entra en la cuenta del proyecto. La tarifa de 35 € por hora y los 0,26 € por kilómetro son supuestos del ejemplo, no precios de mercado.

Beneficio: 1.800,00 € menos 1.170,42 € = 629,58 €, un margen del 35,0 % sobre lo facturado.

Fíjate en la ferretería. Con factura completa, el IVA soportado lo recuperas en el modelo 303 y el coste real es la base. Con un ticket normal no puedes deducir ese IVA: la Ley del IVA (artículo 97) exige factura, y una factura simplificada solo sirve si lleva tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA separada, como dice el artículo 7.2 del Real Decreto 1619/2012. Por eso los 21,78 € cuentan enteros. Si hubieras pedido factura con tu NIF, el coste habría sido 18,00 € y los 3,78 € de IVA volverían en el trimestre. La diferencia está en factura, factura simplificada o ticket.

Ahora la versión de hoja de cálculo, con lo que de verdad se apunta en casa: la factura del almacén y las horas. Coste 972,00 €, beneficio 828,00 €, margen del 46,0 %. Faltan 198,42 € de costes reales (ferretería, contenedor, aparcamiento y kilómetros), y el proyecto parece once puntos mejor de lo que fue. Con ese número presupuestarías el siguiente plato de ducha demasiado barato.

Qué registrar en cada proyecto

Si quieres que el número sea el bueno, estos costes necesitan un ticket o una anotación:

La regla práctica: si te costó dinero hacer el proyecto, va al proyecto. Los pequeños, los 4,80 € del parquímetro o la bolsa de tacos de más, son los que se comen el margen sin hacer ruido, y son justo los que la hoja de cálculo nunca recoge.

Tres costes se escapan casi siempre:

• El material de la furgoneta. El cable o los racores que sacas del stock de la furgoneta no salen en ningún ticket de ese proyecto. Se compraron otro día, para otra cosa.
• El segundo viaje. La ida y vuelta al almacén que no estaba en el presupuesto, con su combustible y su hora perdida.
• Tus propias horas. La media hora de más en obra, o la visita en garantía tres semanas después.

Para los kilómetros, en VanReceipts eliges Desde y Hasta y la app calcula la distancia, o la escribes tú, a la tarifa por kilómetro que fijes. Qué parte del vehículo puedes deducir como autónomo es otra cuestión: está en kilometraje del autónomo.

Asignar cada ticket al proyecto correcto

La única parte de verdad delicada del método es decidir a qué proyecto va cada ticket, sobre todo cuando tienes varios abiertos a la vez. Aquí hacerlo en la furgoneta gana a hacerlo en casa. Si escaneas el ticket el mismo día, todavía sabes para qué proyecto era, y elegirlo lleva un segundo. VanReceipts te enseña una tarjeta editable con la lectura y el proyecto antes de guardar nada, así que nunca adivinas semanas después qué ticket iba con qué.

Hazlo a final de trimestre desde una bolsa de papeles y estarás reconstruyendo tus movimientos de memoria. Hazlo sobre la marcha y la respuesta es obvia, porque estás en la obra.

Si un ticket lleva material para dos proyectos, reparte las líneas en vez de cargar el total en uno: está explicado en cómo desglosar un ticket línea a línea.

Del coste real al siguiente presupuesto

Cuando un proyecto cierra, compara su coste real con lo que presupuestaste. Una desviación grande, o la misma desviación repetida en proyectos parecidos, es la señal de que tu cálculo necesita ajuste. Así el seguimiento de costes no solo te dice cuánto ganaste: mejora el próximo presupuesto, proyecto a proyecto. Si al ajustar el precio dudas entre margen sobre coste y sobre venta, mira margen de beneficio sobre coste o sobre venta.

Pruébalo en el próximo proyecto

No hace falta reorganizar todo el negocio. En el próximo proyecto, escanea cada ticket en cuanto te lo den y apunta tus horas al final del día. Cuando cierre, tendrás algo que probablemente nunca has tenido: el beneficio exacto de ese proyecto, línea a línea, sin una sola tarde pasando tickets.

¿Quieres comprobar las cuentas antes? La calculadora de beneficio por proyecto te deja meter los costes de un proyecto y ver el margen en segundos, y la plantilla de control de costes por proyecto está ahí si prefieres empezar en papel.

FAQ

Descarga VanReceipts en el App Store y convierte tu próximo montón de tickets en el beneficio real de cada proyecto.