Nachkalkulation für Installateure: was jeder Auftrag kostet

Wer fünf Jahre als Installateur arbeitet, hat ein gutes Gefühl für Preise. Du weißt, was ein Speichertausch kosten muss, du kennst deinen Stundenverrechnungssatz, und du hast ungefähr im Kopf, was das Material bei einem Standardauftrag ausmacht.

Gefühl ist aber nicht dasselbe wie Wissen. Die Nachkalkulation macht aus dem Gefühl eine Zahl, Auftrag für Auftrag, damit du dein Bauchgefühl bestätigen oder korrigieren kannst, bevor es dich Geld kostet.

Warum Installateure ein eigenes Kostenproblem haben

Bei keinem anderen Gewerk ist der Transporter so sehr ein rollendes Lager. Pressfittings, Kupfer- und Mehrschichtverbundrohr, Rohrreste, Überwurfmuttern, Dichtungen, Eckventile, Schlauchanschlüsse: Vieles, was in einem Auftrag verbaut wird, kommt aus dem Bestand, den du vor Wochen beim Großhandel für Sanitär und Heizung gekauft hast. Am Tag des Einbaus gibt es keinen Beleg zu scannen, weil du beim Einkauf noch gar nicht wusstest, dass die Teile im Bad von Frau Krüger landen.

Das erzeugt einen blinden Fleck. Die Fahrten zum Großhandel, die du festhältst, stimmen vermutlich. Der Verbrauch aus dem Lager ist unsichtbar, und über ein Jahr summiert er sich zu einem Betrag, den du nicht mehr als klein abtun kannst.

Das zweite Problem ist die Streuung zwischen Aufträgen. Eine Badsanierung kann nach Plan laufen und gut verdienen, oder du stemmst die Vorwand auf und findest dahinter Rohre, die niemand eingeplant hat. Beide Aufträge sehen von außen gleich aus und fühlen sich beim Angebot gleich an. Sie verdienen sehr unterschiedlich. Ohne Zahlen pro Auftrag siehst du das Muster nicht.

Was Nachkalkulation ist

Nachkalkulation heißt: Du hältst Einnahmen und Kosten pro Auftrag fest, nicht nur pro Monat oder Jahr. Mehr zum Begriff steht in Nachkalkulation im Handwerk.

Dein Buchhaltungsprogramm zeigt Umsatz, Materialeinkauf und Gemeinkosten als Summen. Für die Steuer reicht das. Für Preisentscheidungen nicht, weil alles gemittelt wird.

Die Nachkalkulation zeigt stattdessen zwei Aufträge nebeneinander. Die Zahlen sind die Annahmen dieses Beispiels, keine Marktpreise, und alle Beträge sind netto:

Die Sanierung brachte mehr als dreimal so viel Umsatz, und der Reingewinn liegt trotzdem kaum höher. Die Kosten stehen in zwei Aufstellungen weiter unten. Welche Auftragsart willst du öfter? Ohne Daten pro Auftrag kannst du die Frage nicht beantworten.

Über ein Jahr entsteht ein Bild deines Betriebs, das dir kein Branchendurchschnitt liefern kann, weil es deinen Markt, deine Preise und deine Kundschaft spiegelt.

Warum die üblichen Wege bei Installateuren nicht reichen

Tabelle

Manche führen eine Tabelle mit einem Blatt pro Auftrag und tragen das Material ein, sobald es anfällt. Das klappt bei sehr viel Disziplin. Es scheitert an derselben Stelle wie das Lager: Einkäufe, die nicht eingetragen werden, und Belege in der Jackentasche, die nie in einer Zeile landen.

Buchhaltungsprogramm

Fast jedes Programm kann Kostenstellen oder Projekte. Jede Buchung musst du aber von Hand einem Auftrag zuordnen. In der Praxis heißt das: eine Stunde am Schreibtisch, in der du aus dem Gedächtnis Buchungen und Aufträge zusammensuchst. Mehr dazu in Kostenstellen pro Auftrag in der Buchhaltung.

Monatsabgleich mit dem Kontoauszug

Du erwischst damit theoretisch alles, aber der Abstand zur Baustelle ist groß. Wenn du einen Einkauf von vor drei Wochen einem Auftrag zuordnen sollst, der vor zehn Tagen endete, leidet die Genauigkeit schnell.

Der gemeinsame Fehler: Die Kosten werden nach dem Ereignis erfasst. Gute Nachkalkulation dreht das um und erfasst sie im Moment, in dem sie entstehen.

So gehst du in der Praxis vor

Das Prinzip für Handwerker unterwegs ist einfach: Der Beleg wird gescannt, bevor du losfährst.

Vor Beginn des Auftrags

Leg den Auftrag mit Namen, Adresse und Angebotspreis an. Mehr braucht es nicht, ein Name und eine Zahl.

Bei jeder Fahrt zum Großhandel

Scanne den Beleg. Die Summe landet im Auftrag. Diese Gewohnheit macht alles andere genau.

Lagermaterial

Für Teile aus dem Transporter trägst du einen groben Wert am Auftrag ein. Alte Belege scannst du dafür nicht nach. Eine grobe Zahl ist besser als keine, und wenn du sie bei jedem Auftrag nach demselben Maß ansetzt, bekommst du mit der Zeit einen brauchbaren Durchschnitt je Auftragsart.

Gesellen und Subunternehmer

Kommt für einen Tag ein Geselle oder ein anderer Betrieb dazu, hältst du die Kosten fest, als Rechnung oder als Stundensatz, genau wie einen Materialbeleg.

Zum Abschluss

Der Auftrag zeigt Berechnetes minus erfasste Kosten. Das ist dein Gewinn für genau diesen Auftrag, gebaut aus echten Daten.

Beispiel: Speichertausch

So läuft das bei einem Warmwasserspeicher, den du bei einem Privatkunden ersetzt.

Du bietest 1.450 € netto für Lieferung und Einbau an. Am Morgen des Auftrags holst du beim Großhandel Speicher, Sicherheitsgruppe und Anschlussschläuche: 560 €. Den Beleg scannst du auf dem Parkplatz. Aus dem Lager nimmst du ein paar Pressfittings, ein Stück Kupferrohr und Dichtmittel und setzt 25 € am Auftrag an. Das Altgerät bringst du zum Wertstoffhof: 20 €. Dazu kommen deine 5 Stunden mit 55 € je Stunde, 40 Kilometer Fahrt mit 0,30 € je Kilometer und ein Anteil Gemeinkosten.

Der Anteil Gemeinkosten ist hier 1.500 € feste Kosten im Monat geteilt durch 25 Aufträge, also 60 €. Der Satz von 0,30 € je Kilometer ist die Pauschale für betriebliche Fahrten mit dem Privat-Pkw (Stand 2026). Hast du ein Firmenfahrzeug, nimm deine echten Kilometerkosten.

Die Kosten summieren sich auf 952 €, es bleiben 498 € Reingewinn, gut 34 Prozent vom Nettopreis. Auf der Rechnung stehen zusätzlich 19 Prozent MwSt, also 275,50 €, zusammen 1.725,50 € brutto. Die 275,50 € gehören dem Finanzamt, gerechnet wird mit den 1.450 €.

Nach zehn Speichertauschen siehst du, in welcher Spanne dein Material liegt und wo dein Reingewinn im Schnitt landet. Dieser Durchschnitt ist dein echter Gewinn bei dieser Auftragsart, keine Schätzung.

Wenn ein Kunde beim Preis verhandelt, kennst du deine Untergrenze. Und wenn eine Hausverwaltung einen Rahmenvertrag will, weißt du, was du abfangen kannst und was nicht.

Der Auftrag, der anders lief als geplant

Das Gegenstück ist das Altbau-Bad. Du planst 18 Stunden und 4.800 € netto. Dann machst du die Vorwand auf, die Steigleitung ist alt, ein Stück muss raus und ersetzt werden, und am Ende hast du 26 Stunden gearbeitet und 400 € Material mehr gekauft, als im Angebot stand.

Die Kosten summieren sich auf 4.167 €, es bleiben 633 € Reingewinn, gut 13 Prozent. Mit den geplanten 18 Stunden und ohne die 400 € wären es 1.473 € gewesen. Die Überraschung hat also 840 € gekostet: 400 € Material und 8 Stunden zu 55 €.

Ohne Zahlen pro Auftrag verschwindet dieser Auftrag in deiner Monatsauswertung. Du weißt, dass es zäh war, aber die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sieht insgesamt in Ordnung aus. Mit Zahlen siehst du die Lücke zwischen eingeplantem und tatsächlichem Material und die Stunden, die zusätzlich angefallen sind.

Und du ziehst Konsequenzen. Für ältere Gebäude schreibst du künftig einen Vorbehalt ins Angebot: Der Preis gilt für die sichtbare Leistung, Mehraufwand durch Leitungen, die erst beim Öffnen sichtbar werden, rechnest du nach Stunden ab. Das Thema Blei gehört dazu: Wer ein Gebäude betreibt, musste Trinkwasserleitungen aus Blei bis zum 12. Januar 2026 austauschen oder stilllegen. Findest du bei einer Sanierung solche Leitungen, ist das ein Gespräch mit dem Kunden, bevor du weiterarbeitest, und ein eigener Posten im Angebot, nicht ein Verlust auf deiner Seite.

Genau das ist der Wert der Nachkalkulation: nicht nur die Zahl zu kennen, sondern etwas damit zu tun.

Nachkalkulation und Steuer sind zwei verschiedene Dinge

Fürs Finanzamt trägst du Einnahmen und Ausgaben nach Art ein, zum Beispiel Wareneinkauf, Fremdleistungen, Fahrzeugkosten (Anlage EÜR für Handwerker). Zu welchem Auftrag ein Einkauf gehört, interessiert dort niemanden. Die Nachkalkulation ist ein Werkzeug für deinen Betrieb, kein Nachweis für das Finanzamt. Das Steuerbüro arbeitet mit Summen, du arbeitest mit Zahlen pro Auftrag, und beides ergänzt sich.

Gerechnet wird netto. Der Regelsatz der Umsatzsteuer liegt bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), und die Vorsteuer aus deinen Einkäufen bekommst du zurück. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine MwSt aus und kannst keine Vorsteuer abziehen. Die Grenze liegt bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (Stand Oktober 2026). Dann zählt dein Material mit dem Bruttobetrag vom Beleg als Kosten.

Buchhaltungssoftware für Selbstständige deckt die Steuerebene gut ab. VanReceipts ergänzt sie um das, was dort fehlt: die Kostenerfassung pro Auftrag unterwegs. Eine Verbindung zu Buchhaltungsprogrammen gibt es nicht, der Weg ist der Export als Excel- oder CSV-Datei.

Was VanReceipts für die Nachkalkulation im Sanitärbereich tut

VanReceipts ist eine iPhone-App für genau diesen Ablauf. Richte die Kamera auf den Beleg: Cloud-KI liest den ganzen Beleg, jede Position eingeschlossen. Ohne Netz liest das Handy immerhin Händler, Datum und Betrag. Du bestätigst das Ergebnis und wählst den Auftrag selbst aus deiner Liste, bevor etwas gespeichert wird. Der Beleg liegt dann am richtigen Auftrag, solange du noch weißt, wofür das Teil war, und der Gewinn des Auftrags ändert sich sofort.

Der Gewinn des Auftrags zeigt laufend Berechnetes, Material, Fahrtkosten, Lohnkosten und den aktuellen Stand. Für Fahrten wählst du Start und Ziel, und die App rechnet die Strecke aus, oder du tippst die Kilometer selbst ein. Gesellen legst du mit ihrem echten Stundensatz im Team an und weist sie Aufträgen zu, ohne Aufpreis pro Person.

Am nützlichsten ist das bei den Fahrten zum Großhandel, wenn du Material für einen bestimmten laufenden Auftrag holst. Lagermaterial bleibt eine Schätzung von Hand, daran ändert VanReceipts nichts. Aber die erfassten Ausgaben stimmen.

VanReceipts ersetzt keine Buchhaltungssoftware und erstellt keine Steuererklärung. Es deckt den Geldkreislauf des Auftrags ab, den die Buchhaltung dünn lässt: Angebote, Rechnungen, Belegkosten, Fahrtkosten und den Gewinn pro Auftrag direkt von der Baustelle.

Fang mit dem nächsten Auftrag an

Beim nächsten Auftrag hältst du den Angebotspreis fest, scannst jeden Beleg, erfasst die Fahrten und schaust am Ende, was der Gewinn des Auftrags zeigt.

Passt die Zahl zu deinem Gefühl, sitzt dein Preis. Überrascht sie dich, in welche Richtung auch immer, hast du etwas gelernt, das jedes ähnliche Angebot verändert.

Rechne vorher auf dem Papier nach: Der Gewinnrechner für Aufträge zeigt die Marge in Sekunden, und die Vorlage für eine Auftragskalkulation hält ein ganzes Jahr fest. Für die ganze Methode beginnst du mit dem Leitfaden zur Auftragsrentabilität und Auftragskosten aus Belegen erfassen. Dieselben Zahlen machen das nächste Angebot besser: Preise für Sanitär und Installation kalkulieren rechnet einen Festpreis aus echten Kosten, und Beste Apps für Installateure deckt den Rest des Werkzeugkastens ab. Andere Gewerke haben andere Stolpersteine: Elektriker, Heizung und Klima und Handwerksbetriebe allgemein.

Du kannst dich in VanReceipts erst mit Beispielaufträgen umsehen. Pro kostet 17,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr, mit 3 Tagen kostenlos beim Jahresabo, und bringt KI-Angebote, Rechnungen, Kartenzahlungen, unbegrenzte Scans, die Zeiten deines Teams, die volle Gewinnhistorie und iCloud-Sync. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

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