Nachkalkulation für Maler: was jeder Auftrag bringt

Ein Maler kann ein Zimmer nach Quadratmetern anbieten, ungefähr die richtige Menge Farbe kaufen und trotzdem nach der Abnahme nicht wissen, ob der Auftrag Geld gebracht hat. Am Angebot lag es nicht. Bewegt haben sich die Liter, die Vorarbeiten und die Stunden.

Diese Lücke zwischen Angebot und tatsächlichem Ergebnis schließt die Nachkalkulation.

Warum das Malern ein eigenes Kostenproblem hat

Farbe wird im Eimer verkauft, aber nach Ergiebigkeit verbraucht, und die entspricht nie ganz dem Wert auf dem Etikett. Ein saugender Untergrund, ein Farbwechsel, der zwei Anstriche braucht, eine Decke, die die Grundierung schluckt: Jedes davon bringt Material und Stunden, die das Angebot nicht eingeplant hatte.

Beim Vorarbeiten verlieren Maler am meisten. Kreppband, Abdeckfolie, Spachtelmasse, Acryl, Schleifpapier und Abdeckvlies sind einzeln billig und ergeben über einen Auftrag echtes Geld. Der Vorbereitungstag, der anderthalb Tage dauert, ist reine Lohnkost, die niemand aufschreibt.

Sauber nachkalkuliert beantwortet sich der Auftrag selbst. Die Zahlen sind die Annahmen dieses Beispiels, keine Marktpreise:

Die Kosten summieren sich auf 2.292 €, es bleiben 108 € Reingewinn, also 4,5 Prozent vom Nettopreis. Auf der Rechnung stehen mit 19 Prozent MwSt (456 €) insgesamt 2.856 € brutto. Die 456 € gehören dem Finanzamt, gerechnet wird mit den 2.400 €.

Das ist weit weg von dem "gut einem Tausender", den das Angebot versprochen hat. Die Zahl gibt es nur, wenn Farbe, Vorarbeiten und der zusätzliche Anstrich erfasst wurden, solange der Auftrag lief.

Gewinn pro Auftrag, nicht pro Monat

Nachkalkulation heißt: Für jeden Auftrag hältst du fest, was er eingebracht und was er gekostet hat. Du kennst dann den Gewinn dieser Renovierung und nicht den Durchschnitt des Monats.

Malerarbeit ist nicht gleichförmig. Ein Neubau mit frischem Putz oder Trockenbau ist schnell gerollt und deckt mit einem Anstrich. Eine bewohnte Renovierung mit viel Vorarbeit, Kanten und einem Wechsel von dunkel auf hell ist langsam und materialhungrig. Wirfst du beides in eine Monatssumme, erfährst du nie, welche Arbeit sich lohnt und welche still Verlust macht.

Rechnest du pro Auftrag, zeigt sich das Muster: Fassade gegen Innenraum, Neubau gegen Renovierung, Spritzen gegen Streichen und Rollen. Daran siehst du, welche Aufträge du suchen und welche du höher anbieten solltest.

Diese Kosten solltest du als Maler erfassen

• Farbe und Grundierung (die Kostenart mit der größten Schwankung). Gekauft nach Eimern, verbraucht nach Ergiebigkeit. Der zusätzliche Anstrich ist die häufigste Überschreitung.
• Abdeckmaterial und Kleinteile. Kreppband, Folie, Spachtelmasse, Acryl, Schleifpapier, Abdeckvlies, Rollenbezüge, Pinsel. Einzeln wenig, zusammen spürbar.
• Deine eigenen Stunden und die eines Helfers. Malern ist lohnlastig. Deine Zeit zu dem Satz, den du einem anderen zahlen würdest, ist die größte Zeile, und die Stunden fürs Vorarbeiten sind die, die man vergisst.
• Spritzgerät, Gerüst oder Hubbühne zur Miete. Was du für einen bestimmten Auftrag mietest, ist Auftragskost.
• Was in den Gemeinkosten bleibt. Transporter, eigene Leitern, Versicherung, Beiträge. Das gehört in die allgemeine Buchhaltung und wird als Anteil auf die Aufträge verteilt, wie im Beispiel oben.

So sieht gute Nachkalkulation aus

Die Regel, die es funktionieren lässt: Erfasse die Kosten, wenn sie entstehen, und hänge sie in derselben Handlung an den Auftrag. Wenn du den Farbengroßhandel verlässt, ist der Beleg auf dem Parkplatz erfasst, nicht heute Abend und nicht am Wochenende. Stunden fürs Vorarbeiten und den Tag des Helfers trägst du genauso ein. Ist der Auftrag fertig, stimmt der Gewinn, weil er Einkauf für Einkauf aufgebaut wurde und nicht aus der Erinnerung rekonstruiert.

Du kannst ein Angebot prüfen, bevor du irgendetwas umstellst. Der Gewinnrechner für Aufträge nimmt Nettopreis, Farbe, Material und Stunden und zeigt die Marge in Sekunden, und die Vorlage für eine Auftragskalkulation hält dasselbe Bild für eine ganze Saison fest. Für das Grundprinzip lies den Leitfaden zur Auftragsrentabilität und Auftragskosten aus Belegen verfolgen. Wie du ein Malerangebot von Aufmaß bis Preis kalkulierst, steht in Malerangebot kalkulieren. Andere Gewerke haben andere Stolpersteine: Elektriker, Tischler und Handwerksbetriebe allgemein.

Nachkalkulation und Steuer sind zwei verschiedene Dinge

Fürs Finanzamt trägst du Einnahmen und Ausgaben nach Art ein, etwa Wareneinkauf, Fremdleistungen und Fahrzeugkosten. Zu welchem Auftrag die Farbe gehörte, interessiert dort nicht. Nachkalkulation ist ein Werkzeug für deinen Betrieb und kein Steuerformular: Das Steuerbüro nutzt die Summen nach Kostenart, du nutzt die Zahlen pro Auftrag. Wer jeden Beleg gleich scannt, hat die Nachweise zur Steuererklärung schon datiert und sortiert.

Gerechnet wird netto. Der allgemeine Steuersatz beträgt 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG, Stand Oktober 2026), und die Vorsteuer aus deinen Einkäufen bekommst du zurück. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine MwSt aus und kannst keine Vorsteuer abziehen. Die Grenze liegt bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Dann zählt deine Farbe mit dem Bruttobetrag vom Beleg als Kosten. Was der Begriff Nachkalkulation genau meint, erklärt Nachkalkulation im Handwerk, und unbekannte Wörter findest du im Glossar.

Was VanReceipts für die Nachkalkulation im Malerbetrieb tut

VanReceipts ist eine iPhone-App für genau diesen Ablauf. Du scannst den Beleg vom Farbengroßhandel auf dem Fahrersitz. Cloud-KI liest den ganzen Beleg, jede Position eingeschlossen, und ohne Netz liest das Handy immerhin Händler, Datum und Betrag. Du bestätigst das Ergebnis und wählst selbst den Auftrag, zu dem der Beleg gehört.

Für Fahrten gibst du Start und Ziel an und die App rechnet die Strecke aus, oder du tippst die Kilometer ein. Den Satz je Kilometer legst du selbst fest. Einen Helfer legst du mit seinem echten Stundensatz im Team an und weist ihn dem Auftrag zu, ohne Aufpreis pro Person. Der Gewinn des Auftrags aktualisiert sich laufend: Berechnetes, Farbe, Material, Lohnkosten, Fahrtkosten und aktueller Stand. Keine Tabelle, keine Rekonstruktion am Monatsende. VanReceipts erstellt keine Steuererklärung und ersetzt kein Buchhaltungsprogramm. Für das Steuerbüro exportierst du die Zahlen als Excel- oder CSV-Datei.

Fang mit dem nächsten Auftrag an

Leg deine nächste Renovierung an, scanne jeden Beleg dazu, trag die Stunden fürs Vorarbeiten ehrlich ein und vergleiche am Ende den Gewinn mit dem Angebot. Dieser eine Vergleich zeigt, ob dein Gefühl für Ergiebigkeit und Stunden stimmt oder ob der zusätzliche Anstrich dich die ganze Zeit schon Geld kostet.

Du kannst dich in VanReceipts erst mit Beispielaufträgen umsehen. Pro kostet 17,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr, mit 3 Tagen kostenlos beim Jahresabo, und bringt KI-Angebote, Rechnungen, Kartenzahlungen, unbegrenzte Scans, die Zeiten deines Teams, die volle Gewinnhistorie und iCloud-Sync. Alle Preise stehen auf der Preisseite. Was ein fertiger Auftrag gekostet hat, ist die beste Grundlage fürs nächste Angebot.