Nachkalkulation SHK: was Montage und Kundendienst bringen

Kaum ein Gewerk streut so stark wie Heizung und Klima. Heute ein Kundendienst von 40 Minuten, morgen eine Montage über zwei Tage, mit einem Gerät, das ein paar tausend Euro kostet, und einem Helfer an der Leiter. Genau deshalb lohnt sich die Nachkalkulation hier: Die Aufträge, die sich groß anfühlen, verdienen nicht immer am meisten. Das weißt du erst, wenn du jeden einzeln durchrechnest.

Warum SHK ein eigenes Kostenproblem hat

Bei vielen Gewerken ist das Material ein überschaubarer Teil des Auftrags. Bei Heizung und Klima ist es oft umgekehrt: Bei einer Montage kann das Gerät der größte Einzelposten sein, manchmal mehr als alle Lohnkosten zusammen. Dann reicht ein kleiner Fehler. Der Großhandel hat den Listenpreis erhöht, dein Angebot stand noch auf dem alten, und die Marge der ganzen Montage ist weg.

Am anderen Ende steht der Kundendienst: viele Einsätze, jeder für sich klein. Eine Fahrt zum Großhandel für ein Ersatzteil und ein paar Minuten, die du nicht berechnest, fallen bei einem Einsatz nicht auf. Bei fünfzehn Einsätzen pro Woche sind sie am Monatsende ein Loch. Wer beide Enden ehrlich rechnet, sieht, welche Seite des Betriebs ihn wirklich trägt.

Was Nachkalkulation ist

Nachkalkulation heißt: Du hältst alle Kosten eines Auftrags fest und stellst sie dem gegenüber, was du berechnet hast. Übrig bleibt der Gewinn dieses einen Auftrags. Der Begriff ist ausführlich in Nachkalkulation im Handwerk erklärt.

Reingewinn = Berechnet, netto minus (Gerät + Material + Lohnkosten + Subunternehmer + Fahrtkosten + Gemeinkosten)

Bei SHK lohnt es sich, das Gerät vom übrigen Material zu trennen. Beim Gerät bewegt sich das große Geld, und dort sitzen die größten Kalkulationsfehler.

Warum die übliche Erfassung nicht reicht

Meist wird das Gerät im Blick behalten, weil es groß und offensichtlich ist, und der Rest wird geschätzt. Der Rest ist aber real: Kältemittel, Leitungssatz, Fittings, die zweite Fahrt für das fehlende Teil, die Stunde Inbetriebnahme, der Helfer für den Außenteil auf dem Dach. Bei einer Montage ergibt das eine ordentliche Summe. Wer nur Außengerät und Innengerät zählt, rechnet sich einen Gewinn zusammen, den es nicht gibt.

Der Kundendienst scheitert andersherum. Jeder Einsatz ist klein, also lohnt es sich nie, etwas aufzuschreiben, und am Ende steht nichts da.

Was zu einem SHK-Auftrag gehört

Ein Auftrag trägt sein volles Gewicht, wenn du das hier erfasst:

• Gerät zum tatsächlichen Einkaufspreis, nicht zum Preis der letzten Saison.
• Material: Kältemittel, Leitungssatz, Fittings, Kanäle, Elektro, Konsolen, Kleinteile.
• Lohnkosten: deine Stunden und die des Helfers, mit echten Sätzen, auch Inbetriebnahme und Dokumentation.
• Subunternehmer: der Elektriker für den Anschluss, Kran oder Hubsteiger, jeder, den du bezahlst.
• Fahrtkosten: zum Großhandel, zur Baustelle und die Fahrt für das Teil, das gefehlt hat.
• Gemeinkosten: ein Anteil an Versicherung, Werkzeug, Messgeräten, Transporter und Telefon.

Der letzte Punkt zählt bei SHK mehr als anderswo. Eine Nachbesserung kostet Zeit, Kraftstoff und manchmal Teile, ohne dass eine Rechnung dranhängt. Mängelansprüche verjähren nach § 634a BGB je nach Art des Werks nach zwei oder nach fünf Jahren, ab der Abnahme. Welche Frist für deine Anlage gilt, klärt im Zweifel dein Verband oder ein Fachanwalt. Rechnest du Nachbesserungen nie auf den ursprünglichen Auftrag um, kann eine Montage, die gut aussah, über die Jahre ins Minus rutschen, und du siehst nicht, welches Gerät oder welches Angebot schuld war.

Beispiel: Split-Klimagerät im Einfamilienhaus

Eine Montage kostet laut Angebot 4.800 € netto. Die Zahlen sind die Annahmen dieses Beispiels, keine Marktpreise, und alle Beträge sind netto.

Die Kosten summieren sich auf 3.862 €, es bleiben 938 € Reingewinn, also 19,5 Prozent vom Nettopreis. Das Gerät macht davon 2.400 €, mehr als doppelt so viel wie deine Arbeit und die des Helfers zusammen (976 €). Der Satz von 0,30 € je Kilometer ist die Pauschale für betriebliche Fahrten mit dem Privat-Pkw. Mit einem Firmenfahrzeug nimmst du deine echten Kilometerkosten.

Auf der Rechnung kommen 19 Prozent MwSt dazu (§ 12 Abs. 1 UStG): 912,00 €, zusammen 5.712,00 € brutto. Die 912 € gehören dem Finanzamt, gerechnet wird mit den 4.800 €.

Jetzt kommt drei Monate später ein Nachbesserungseinsatz: zwei Stunden von dir und 40 Kilometer. Das sind 90 € Arbeit und 12 € Fahrtkosten, zusammen 102 €. Der Reingewinn sinkt auf 836 €, die Marge auf 17,4 Prozent. Kommt ein zweiter Einsatz, sind es 734 € und 15,3 Prozent. Nur eine Nachkalkulation, die dem Auftrag über seine Nachbesserungen folgt, zeigt dir das.

Rechne mit eigenen Zahlen im Gewinnrechner für Aufträge.

Was sich an deinen Angeboten ändert

Nach einer Handvoll nachkalkulierter Montagen und einem Monat Kundendienst zeigen sich Muster. Du siehst, welche Gerätelinien nach Nachbesserungen noch eine Marge tragen, welche Kundendienstarbeit sich lohnt und welche kaum mehr als die Kosten deckt, und wo deine Angebote regelmäßig zu knapp sind. Meist sind es Inbetriebnahme und Zusatzfahrten. Diese Erfahrung ist mehr wert als jede Preisliste, weil sie deinen Betrieb, deine Lieferanten und deine Region abbildet.

Nachkalkulation und Steuer

Jede Ausgabe, die du für die Nachkalkulation erfasst, ist auch eine Betriebsausgabe. Dieselbe Gewohnheit liefert also saubere Unterlagen für die Steuer und Zahlen pro Auftrag, mit denen du etwas anfangen kannst. Gerät, Material und Fremdleistungen getrennt zu halten, spart dir später das Sortieren. Wie die Zahlen in die Steuererklärung kommen, steht in Anlage EÜR für Handwerker und in Betriebsausgaben für Handwerker.

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine MwSt aus und kannst keine Vorsteuer abziehen. Die Grenzen liegen bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (Stand Oktober 2026). Dann zählen Gerät und Material mit dem Bruttobetrag vom Beleg als Kosten.

Was VanReceipts für die Nachkalkulation bei Heizung und Klima tut

VanReceipts ist eine iPhone-App für genau diesen Ablauf. Du schreibst das Angebot und die Rechnung, scannst den Beleg vom Großhandel und den Tankbeleg vom Fahrersitz aus, hältst Fahrtkosten und Stunden fest, und der Gewinn des Auftrags steht da, ohne Tabelle. Cloud-KI liest den ganzen Beleg, jede Position eingeschlossen. Ohne Netz liest das Handy immerhin Händler, Datum und Betrag. Du bestätigst das Ergebnis und wählst den Auftrag selbst aus, bevor etwas gespeichert wird. Mehrere Aufträge in einer vollen Woche auseinanderzuhalten ist so ein Fingertipp statt ein Rätsel am Monatsende.

Für Fahrten wählst du Start und Ziel, und die App rechnet die Strecke aus, oder du tippst die Kilometer selbst ein. Den Helfer legst du mit seinem echten Stundensatz im Team an, ohne Aufpreis pro Person. Eine Verbindung zu Buchhaltungsprogrammen gibt es nicht, der Weg ist der Export als Excel- oder CSV-Datei.

Die ganze Methode steht in Auftragskosten aus Belegen erfassen, den Überblick gibt der Leitfaden zur Auftragsrentabilität. Andere Gewerke: Elektriker und Installateure.

Ein fertig nachkalkulierter Auftrag ist auch die Basis für deine Preise der nächsten Saison. Preise für Heizung, Klima und Kundendienst baut Anfahrtspauschale und Stundensatz aus echten Kosten auf. Angebot und Rechnung erstellst du mit dem Rechnungsgenerator.

Du kannst dich in VanReceipts erst mit Beispielaufträgen umsehen. Pro kostet 17,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr, mit 3 Tagen kostenlos beim Jahresabo. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Fang mit einer Montage an

Nimm deine nächste Montage oder deinen nächsten Kundendienst und rechne ihn voll durch: Gerät, Kältemittel, jede Fahrt, deine Stunden, der Helfer. Verfolge ihn dann durch alle Nachbesserungen. Wer einmal die echte Marge über die Laufzeit gesehen hat, kalkuliert das nächste Angebot mit deutlich mehr Sicherheit.