Wozu eine Kalkulationsvorlage dient
Eine Kalkulationsvorlage sagt dir, was jeder Auftrag wirklich gekostet hat und was er dir gelassen hat, statt alles in eine Jahressumme zu werfen. Für einen Handwerker ist das der Unterschied zwischen Wissen, welche Arbeit sich lohnt, und Raten. Erfasse Material, Subunternehmer und laufende Kosten auf einem Auftragsnamen, gib das Kalkulierte ein, und du siehst Gewinn und Marge dieses Auftrags in Sekunden.
Was diese Vorlage enthält
Vier Reiter, gedacht für die Nutzung vom Handy oder Rechner:
- Dashboard: der Überblick. Kalkuliert gesamt, Gesamtkosten, Bruttogewinn gesamt und deine Gesamtmarge über alle Aufträge, plus eine Aufteilung der Ausgaben je Kategorie mit Prozenten, die Zahl der Aufträge je Status, deine herausragenden Aufträge und die gesamte gezahlte MwSt. Schreibgeschützt, füllt sich selbst.
- Journal: eine Zeile pro Beleg oder Kosten. Datum, Auftrag, Lieferant, eine Kategorie aus einer Liste, der Betrag und eine optionale MwSt-Spalte.
- Übersicht: eine Zeile pro Auftrag, mit einer SUMME-Zeile unten. Du tippst den Auftragsnamen und das Kalkulierte; sie addiert Material, Subunternehmer und sonstige Kosten und berechnet Bruttogewinn, Marge und einen Status in Farbe (Im Plan, Prüfen, Nachhaken).
- Anleitung: eine kurze Anleitung im Klartext, plus ein Hinweis zur MwSt.
So nutzt du sie
- Jedes Mal, wenn du etwas für einen Auftrag kaufst, füg eine Zeile ins Journal. Nutze jedes Mal genau denselben Auftragsnamen: Die Schreibweise zählt, weil die Übersicht sich daran hängt.
- Im Reiter Übersicht tippst du jeden Auftragsnamen und den kalkulierten oder berechneten Betrag. Alles andere füllt sich selbst.
- Lies Marge und Status. Zeigt ein Auftrag Nachhaken, verdienen dein Material oder dein Angebot einen zweiten Blick.
- Lösch die vier Beispielzeilen, sobald du deine eigenen Aufträge ergänzt hast.
Häufige Fehler mit einer Tabelle
- Aus dem Gedächtnis eintippen. Sie am Wochenende aus einem Handschuhfach voller Belege zu füllen, ergibt ungefähre Beträge und Belege auf dem falschen Auftrag.
- Das Transporter-Material vergessen. Kabel, Fittings und Verbrauchsmaterial aus dem Transporter stehen auf keinem Beleg dieses Auftrags, sodass er rentabler wirkt, als er war.
- Uneinheitliche Auftragsnamen. „Eichenweg 14“ und „Eichenweg“ sind für eine Tabelle zwei verschiedene Aufträge, und deine Summen teilen sich in zwei.
Wann eine Tabelle nicht mehr reicht
Eine Tabelle funktioniert, wenn du sie beim Kauf füllst. Die meisten Handwerker nehmen sich das vor und holen am Ende wöchentlich aus dem Gedächtnis auf. Dann ist nicht mehr klar, welcher Beleg zu welchem Auftrag gehört. Das ist kein Disziplinproblem, sondern ein Timing-Problem: Die Tabelle verlangt die Arbeit genau dann, wenn du sie am wenigsten machst.
VanReceipts dreht die Methode um. Richte die Kamera auf dem Parkplatz auf den Beleg. Die App liest ihn auf deinem Handy, findet den richtigen Auftrag über GPS und Kalender und aktualisiert den Gewinn automatisch. Dasselbe Ergebnis wie diese Tabelle, ohne die Handarbeit.
Zum Weiterlesen
Gewinn pro Auftrag ohne die Tabelle? VanReceipts verfolgt jeden Beleg und zeigt einen Echtzeit-Gewinn für jeden laufenden Auftrag. VanReceipts kostenlos holen.
Die Status-Schwellen (Im Plan, Prüfen, Nachhaken) sind typische Bereiche für einen Handwerksauftrag, keine universellen Buchhaltungsrichtwerte.