Was ist Auftragsrentabilität?

Kalkulieren können die meisten Handwerker. Was fehlt, ist zu wissen, ob ein fertiger Auftrag wirklich Geld gebracht hat, wenn Material, Diesel, die Stunde extra auf der Baustelle und die zweite Fahrt zum Großhandel alle mitgezählt sind. Die Auftragsrentabilität beantwortet genau das, einen Auftrag nach dem anderen.

Was Auftragsrentabilität bedeutet

Auftragsrentabilität heißt, jede Kosten zu erfassen, die zu einem einzelnen Auftrag gehört, und sie dem Preis gegenüberzustellen, den du für genau diesen Auftrag berechnet hast. Heraus kommt die eine Zahl, die sagt, ob sich die Arbeit gelohnt hat: der Gewinn pro Auftrag.

Das ist etwas anderes als der Blick aufs Konto am Monatsende. Ein ordentlicher Kontostand kann einen Auftrag verdecken, der Geld verloren hat, weil ein guter Auftrag in der Woche davor ihn mitgetragen hat. Die Auftragsrentabilität trennt die beiden, damit du jeden Auftrag für sich siehst.

Gewinn des Auftrags = Nettopreis − (Material + Lohnkosten + Subunternehmer + Fahrtkosten + Anteil Gemeinkosten)

Jeder Posten rechts ist ein echter Betrag, auf den du zeigen kannst. Die ganze Disziplin besteht darin, dass keiner davon verloren geht. Gerechnet wird netto, also ohne MwSt: Die Umsatzsteuer, die du dem Kunden berechnest, gehört dem Finanzamt, nicht dir.

Vorkalkulation und Nachkalkulation

Im Handwerk heißt das Werkzeug dafür seit jeher Nachkalkulation. Die Vorkalkulation ist das, was du vor dem Auftrag rechnest: was er kosten wird und was du dafür verlangst, also dein Angebot. Die Nachkalkulation ist die Abrechnung danach: was er wirklich gekostet hat.

Die meisten Programme, die mit "Kalkulation" werben, helfen beim Angebot und hören dann auf. Sie schauen nie nach, ob das Angebot gehalten hat. Genau dieser Vergleich, Angebot gegen Ist, ist aber der Teil, der Geld bringt, weil nur er dein nächstes Angebot besser macht als das letzte. Wie die Nachkalkulation im Betrieb Schritt für Schritt läuft, steht in Nachkalkulation im Handwerk.

Das Angebot sagt dir, was ein Auftrag kosten sollte. Die Nachkalkulation sagt dir, was er gekostet hat. Du brauchst beides, aber nur eins davon wird mit jedem Auftrag genauer.

Warum es dich als Einzelunternehmer härter trifft

Ein größerer Betrieb hat ein Büro, ein Kalkulationsprogramm und so viele Aufträge, dass sich die Durchschnitte ausgleichen. Wer allein oder mit ein, zwei Leuten arbeitet, hat nichts davon, und jeder Auftrag ist ein größerer Teil des Jahres. Wenn zwei Aufträge im Monat still Geld verlieren, ist das ein spürbares Loch im Einkommen. Ohne Auftragsrentabilität merkst du es erst, wenn das Steuerbüro den Jahresabschluss macht, lange nachdem du zehn weitere Aufträge genauso angeboten hast.

Die Auftragsrentabilität gibt dir drei Dinge, die der Kontostand nie liefert:

• Ehrliche Angebote. Wenn du weißt, was ähnliche Aufträge wirklich gekostet haben, kalkulierst du aus Erfahrung statt aus dem Bauch.
• Eine frühe Warnung. Ein Auftrag, der aus dem Ruder läuft, fällt auf, solange du noch gegensteuern kannst, nicht erst zum Jahresende.
• Saubere Belege fürs Steuerbüro. Jede erfasste Kosten ist eine Betriebsausgabe mit Beleg und Kategorie, genau das, was für die Gewinnermittlung gebraucht wird.

Was zu den Auftragskosten gehört

Fünf Töpfe decken fast alles ab, was ein Auftrag verbraucht.

Die ersten vier sind Einzelkosten: Sie gehören zu einem Auftrag und nur zu diesem. Gemeinkosten teilen sich alle Aufträge, also verteilst du einen Anteil davon. Ein einfacher Weg: Nimm deine monatlichen Fixkosten, teil sie durch die Zahl der Aufträge, die du typischerweise im Monat schaffst, und schlag den Betrag jedem Auftrag zu. Liegen deine Fixkosten bei 1.400 € im Monat und erledigst du rund 20 Aufträge, sind das 70 € pro Auftrag. Das muss nicht perfekt sein, um nützlich zu sein.

Deine eigenen Stunden sind echte Kosten

Der häufigste Fehler bei Einzelunternehmern ist, die eigene Zeit wegzulassen. Zählst du nur Material und das, was du anderen zahlst, wirkt jeder Auftrag rentabel, weil du in der Rechnung umsonst arbeitest.

Gib deiner Stunde einen Preis. Die Untergrenze ist das, was du einem Gesellen mit allen Lohnnebenkosten für deine Arbeit zahlen müsstest. Dann rechnest du deine Stunden auf jedem Auftrag zu diesem Satz. Plötzlich sieht ein Auftrag, der "400 € über dem Material lag", aber zwei volle Tage gefressen hat, ganz anders aus, und das zu Recht. Wie du aus diesem Satz deinen Stundenverrechnungssatz für Angebote baust, zeigt Stundenverrechnungssatz kalkulieren am Beispiel eines Elektrikers.

Ein Rechenbeispiel: ein Auftrag über 1.450 € netto

Ein Auftrag in einem Einfamilienhaus, angeboten und berechnet mit 1.450 € netto. Alle Preise und Sätze sind die Annahmen dieses Beispiels.

Die Kosten summieren sich auf 1.305 €, es bleiben 145 € Reingewinn, eine Marge von 10,0 %. Trotzdem ist das ein Auftrag, den die meisten als guten Verdienst in Erinnerung behalten würden, weil 1.450 € ordentlich klingen und die 480 € Material die einzigen Kosten waren, auf die man geschaut hat. Die Rechnung zeigt die Wahrheit: Es war knapp, und die dritte Fahrt zum Großhandel und der halbe Tag des Subunternehmers haben die Marge aufgezehrt. Beim nächsten Mal kalkulierst du das ein.

Drei Anmerkungen zum Beispiel:

• Die 0,30 € je Kilometer sind der Satz, den das Steuerrecht für beruflich veranlasste Fahrten mit dem eigenen Pkw pauschal zulässt: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG verweist auf die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 2 BRKG, 30 Cent je Kilometer (Stand Oktober 2026). Hier dient er als einfacher Kostensatz. Gehört dein Transporter zum Betriebsvermögen, setzt du stattdessen die tatsächlichen Kosten an; welche Regel für dich gilt, klärt Kilometerpauschale für Selbstständige.
• Die MwSt. Auf die 1.450 € kommen 19 % nach § 12 Abs. 1 UStG (Stand 2026), also 275,50 €; der Kunde zahlt 1.725,50 €. Die 275,50 € führst du ans Finanzamt ab, der Gewinn bleibt 145 €. Umgekehrt holst du dir die MwSt auf deinen Einkäufen als Vorsteuer zurück: Der Großhandel hat 480 € plus 91,20 € MwSt berechnet, 571,20 €, der Subunternehmer 140 € plus 26,60 €, 166,60 €. In die Auftragskosten gehören deshalb die Nettobeträge.
• Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG (2026: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr) weist du keine MwSt aus, bekommst aber auch keine Vorsteuer zurück. Dann sind deine Kosten die Bruttobeträge: 571,20 € Material und 166,60 € Subunternehmer, zusammen 117,80 € mehr. Bei gleichem Preis von 1.450 € blieben nur noch 27,20 € übrig. Wer als Kleinunternehmer netto nachkalkuliert, rechnet sich jeden Auftrag schön.

Bei Privatkunden lohnt es sich außerdem, Material und Arbeit auf der Rechnung getrennt auszuweisen. Nach § 35a Abs. 3 und 5 EStG (Stand 2026) kann der Kunde 20 % der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen von seiner Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr, wenn er eine Rechnung hat und aufs Konto zahlt. Stehen auf der Rechnung zum Beispiel 650 € Material und 800 € Arbeits- und Fahrtkosten, sind das 952 € brutto Arbeitskosten und 190,40 € Steuerermäßigung für den Kunden. An deinem Gewinn ändert das nichts, am Angebot aber oft die Entscheidung.

Deine eigenen Zahlen rechnest du in Sekunden mit dem Gewinnrechner pro Auftrag nach.

Kosten und Marge

Nettopreis minus Auftragskosten ergibt den Gewinn, der Gewinn geteilt durch den Nettopreis die Marge. Im Beispiel sind das 145 € von 1.450 €, also 10 %. Vergleichst du die Marge über mehrere Aufträge, siehst du, welche Art Arbeit du öfter annehmen und welche du höher kalkulieren solltest. Rechne dazu den Gewinn pro Arbeitsstunde aus: Ein kleiner Reparaturauftrag mit 30 % Marge kann pro Stunde mehr bringen als eine große Sanierung mit 6 %. Warum 30 % Aufschlag keine 30 % Marge sind, steht in Aufschlag oder Marge.

Auftragsrentabilität ohne Tabelle

Die klassische Antwort ist eine Tabelle: ein Blatt pro Auftrag, eine Zeile pro Kosten, Formeln unten. Das funktioniert, und viele Betriebe laufen damit; eine fertige Vorlage gibt es als Excel-Vorlage für die Nachkalkulation. Die Tabelle hat aber zwei Schwachstellen. Erstens steht darin nur, was du eintippst, und die Fahrt zum Großhandel am Dienstag um 7 Uhr landet nie dort. Zweitens liegt sie auf dem Laptop im Büro, nicht im Transporter, wo die Kosten entstehen.

Der Weg über die Belege löst beides. Zu fast jeder Kosten gibt es einen Beleg: den Lieferschein und die Rechnung vom Großhandel, die Tankquittung, die Rechnung des Subunternehmers. Ordnest du den Beleg in dem Moment, in dem du ihn bekommst, dem Auftrag zu, rechnet sich die Auftragsrentabilität fast von selbst. Nichts merken, nichts abends abtippen. Wie das im Alltag aussieht, steht in Auftragskosten aus Belegen.

Dafür ist VanReceipts gebaut: Angebot und Rechnung aus demselben Auftrag schreiben, den Beleg vom Fahrersitz aus scannen (Cloud-KI liest Summe und jede einzelne Position, du wählst den Auftrag und bestätigst), Fahrtkosten mit Start und Ziel oder einer eingetippten Strecke erfassen und den Gewinn des Auftrags sofort sehen. Fürs Steuerbüro exportierst du einen Zeitraum als Excel oder CSV; eine Anbindung an DATEV oder ein Buchhaltungsprogramm gibt es nicht.

Auftragsrentabilität nach Gewerk

Das Prinzip ist in jedem Gewerk gleich, aber die Kosten, die einen erwischen, sind verschieden:

• Nachkalkulation für Elektriker: Kabel und Rohr, Prüfzeit und die Rückfahrten, die niemand notiert.
• Nachkalkulation für Installateure: Fittings im Dutzend, Ersatzteile und Notdiensteinsätze.
• Nachkalkulation für Heizung und Klima: Gerätekosten, Kältemittel, Montage gegen Kundendienst.
• Gewinn pro Auftrag für Handwerksbetriebe: Subunternehmer, Nachträge und was sie mit der Marge machen.
• Nachkalkulation für Maler: Farbe nach Fläche, Vorarbeiten und der zusätzliche Anstrich.
• Nachkalkulation für Dachdecker: Material nach Quadratmeter, Entsorgung und verdeckte Schäden an der Schalung.
• Nachkalkulation für Tischler und Schreiner: Verschnitt, Beschläge und unberechnete Werkstattzeit.
• Nachkalkulation im Garten- und Landschaftsbau: Schüttgut nach Kubikmeter, Kraftstoff für Maschinen und Ersatzpflanzen.

Wenn du deine Bücher in einem Buchhaltungsprogramm führst und dich wunderst, warum der Gewinn pro Auftrag dort so schwer zu sehen ist, lies Buchhaltungssoftware und Nachkalkulation. Ist der Auftrag fertig, hilft Rechnung erstellen als Handwerker beim Abrechnen.

Häufige Fragen

Wo du anfängst

Du musst nicht jeden Auftrag nachrechnen, den du je gemacht hast. Fang mit dem nächsten an. Heb jeden Beleg auf, gib deinen Stunden einen Satz und zähl am Ende zusammen. Wenn du zum ersten Mal den echten Gewinn pro Auftrag siehst statt einer Schätzung, willst du nicht mehr anders kalkulieren.

Lade VanReceipts im App Store und rechne deinen nächsten Auftrag vom Fahrersitz aus nach.