Projectkosten bijhouden met bonnetjes (zonder spreadsheet)

Vraag een vakman waar zijn projectkosten staan en het eerlijke antwoord is: in een plastic tas, in het portiervak van de bus en in zijn hoofd. De bon van de groothandel, de tankbon, de factuur van de onderaannemer: allemaal echte kosten, allemaal op papier. Van dat papier een helder antwoord maken op de vraag "heeft dit project geld opgeleverd?" schuiven de meeste zzp'ers voor zich uit tot de aangifte eraan komt. Tegen die tijd is de helft van de bonnetjes vervaagd of kwijt.

Een offerte zegt je wat een project zou moeten kosten. De bonnetjes zeggen je wat het echt heeft gekost. Het verschil daartussen is waar je marge wordt gewonnen of verloren, en je hebt er geen spreadsheet voor nodig.

Waarom je bij de bon begint

Bijna elke methode voor kosten bijhouden mist dit: bij een klus in je vak is de bon de kost. Je hoeft niet te schatten wat het materiaal kostte of te onthouden hoeveel je tankte voor die twee ritten naar de groothandel. De bon in je hand is het exacte bedrag, met datum, per regel uitgesplitst, en tegelijk het bewijsstuk voor de Belastingdienst.

Daarmee is de bon de betrouwbaarste bron die je hebt. Een spreadsheet bevat wat je onthoudt om in te typen. Een bon bevat wat er echt gebeurde. Bouw je je projectadministratie op bonnen in plaats van op je geheugen, dan verdwijnt de grootste foutbron: de kost die je vergat.

Er zit ook geld in. Ben je btw-ondernemer, dan vraag je de btw op je inkopen terug als voorbelasting, maar alleen met de bon of factuur in de hand. Een kwijtgeraakte bon kost je dus twee keer: de kost verdwijnt uit je projectwinst en de btw blijft liggen. Gebruik je de kleineondernemersregeling, dan vraag je geen btw terug, maar de kosten tellen nog steeds mee in je winst.

Waarom de spreadsheet het niet volhoudt

Een spreadsheet is niet fout, hij vecht alleen tegen je werkdag. In de praktijk gaan drie dingen mis:

• Hij leunt op je geheugen. De kostprijs is zo volledig als wat je intypt, en de derde rit naar de bouwmarkt van die dag wordt zelden ingetypt.
• Hij staat op de verkeerde plek. Het bestand staat op de laptop thuis. De kosten ontstaan om 7.30 uur aan de balie van de groothandel. Tegen de tijd dat je achter de laptop zit, ben je de details kwijt.
• Hij controleert zichzelf niet. Een spreadsheet bevat je calculatie en, als je heel netjes bent, je werkelijke kosten. Hij herinnert je niet aan de bon die je niet invoerde.

Gebruik daarbij altijd dezelfde projectnaam. "Eikenlaan 14" en "Eikenlaan" zijn voor een spreadsheet twee verschillende projecten, en je totalen splitsen in tweeën.

Het resultaat is een sheet die voor 80 procent compleet is, en dus misleidt. De ontbrekende 20 procent zijn precies de kosten die een mooi project in een mager project veranderen.

Het probleem was nooit het rekenwerk. De kosten ontstaan in de bus en de spreadsheet staat thuis. Dicht dat gat en de nacalculatie doet zichzelf.

De methode: eerst de bon

In één zin: leg elke bon vast op het moment dat je hem krijgt, koppel hem aan het project en laat de totalen zichzelf optellen. Stap voor stap gaat het zo.

1. Vastleggen op het moment van de kost

Zodra je een bon krijgt, bij de groothandel, aan de pomp, van je onderaannemer, leg je hem vast. Niet thuis, niet op zondag. Het enige moment waarop je een kost nooit vergeet, is het moment dat je de bon vasthoudt. Een scan kost een paar seconden vanaf de voorstoel.

2. Laat de app hem lezen

Een goede bonnenscanner leest het totaal en de losse regels voor je uit, zodat je geen bedragen typt. In VanReceipts leest cloud-AI de hele bon, elke regel inbegrepen, ook vervaagde thermische bonnen met kolommen. Heb je geen bereik, dan leest de telefoon zelf nog leverancier, datum en totaal. Je controleert wat er gelezen is voordat het wordt bewaard. Hoe dat precies werkt, lees je in bonnetjes scannen met OCR.

3. Koppel hem aan het project

Deze stap maakt van een bon een projectkost. Je geeft aan bij welk project de bon hoort. In VanReceipts kies je het project uit je open projecten, direct nadat je de gelezen bon hebt gecontroleerd. De app kiest het project niet voor je; jij weet het, want je komt er net vandaan. Staat er materiaal voor twee klussen op één bon, dan lees je in een bonnetje uitsplitsen per project hoe je dat verdeelt.

4. Tel je arbeidsloon mee

Materiaal is maar de helft. Noteer je uren op het project tegen je uurtarief, en wat je aan een onderaannemer betaalde, zodat de kost de hele kost is en niet alleen het deel met een bon van de groothandel. Twijfel je waarom je eigen uren meetellen, dan legt winst per project, de uitleg het uit.

5. Lees de winst af

Met de bonnen gekoppeld en de uren genoteerd, staat de winst per project al klaar. Er is geen inhaalslag aan het eind van de maand, want die inhaalslag gebeurde een paar seconden per keer, de hele maand door.

Een rekenvoorbeeld: badkamer in Utrecht

Een tegelzetter vernieuwt een badkamer en factureert € 3.200,00 exclusief btw, met 21 % btw € 3.872,00 inclusief. Alle bedragen hieronder zijn de aannames van dit voorbeeld. Omdat hij de btw op zijn inkopen terugvraagt, rekent hij met bedragen zonder btw.

De winst: € 3.200,00 min € 2.433,40 is € 766,60, een marge van 24,0 % op de prijs, bovenop het uurloon dat hij zichzelf al toerekende.

Had hij alleen de grote bon van de groothandel, de elektricien en zijn uren bijgehouden, dan liet zijn spreadsheet € 890,00 winst zien. De bouwmarkt, de tweede rit, het parkeren en de kilometers zijn samen € 123,40. Dat zijn precies de kleine bedragen die verdwijnen, en ze maken het verschil tussen een mooi plaatje en de werkelijkheid. Daarbij staat er op de vier bonnen € 196,35 btw die hij alleen met die bonnen als voorbelasting terugkrijgt.

Twee details die in Nederland anders werken dan je misschien denkt:

• De elektricien rekent geen btw. Werkt een onderaannemer voor jou aan een woning of gebouw, dan geldt meestal de verleggingsregeling: op zijn factuur staat "btw verlegd" en jij geeft de btw aan. Voor je projectkosten telt het bedrag zonder btw.
• De € 0,40 per km is zijn eigen kostprijs van de bus van de zaak, een aanname van dit voorbeeld. Tank je met de bus van de zaak, dan zijn de tankbonnen zelf de kost: kies dan óf de tankbonnen óf een kilometerprijs per project, niet allebei.

Wat je bij elk project vastlegt

Wil je dat het getal klopt, dan hebben deze kosten een bon of een invoer nodig:

De vuistregel: kostte het je geld om dit project te doen, dan gaat het op dit project. De kleine posten, de € 6,00 parkeren, het extra zakje pluggen, zijn de posten die stil een marge opeten, en precies de posten die een spreadsheet nooit vangt.

Let ook op wat bijna altijd door de mazen glipt: de busvoorraad (de kabel en fittingen uit de bus staan op geen bon van dit project, noteer ze als materiaal), de tweede rit naar de groothandel die nooit in de offerte zat, en je eigen uren voor het extra halfuur of de terugkomst onder garantie. Komt een kost binnen nadat het project klaar is, zoals een late factuur, koppel hem dan alsnog aan dat project.

Kilometers: bus van de zaak of eigen auto

Rijd je met een bus die bij je onderneming hoort, dan zijn brandstof, parkeren en tol gewone kosten met een bon, die je aan het project koppelt. Rijd je zakelijk met je privéauto, dan trek je voor 2026 volgens de Belastingdienst € 0,25 per zakelijke kilometer af van je winst (in 2024 en 2025 was dat € 0,23). Brandstof, parkeren en tol zitten dan in dat bedrag en trek je niet apart af. Voor je projectkosten blijft het verstandig de kilometers per project te noteren; meer over de regels lees je in kilometervergoeding voor zzp'ers.

In VanReceipts kies je bij een rit Van en Naar en rekent de app de afstand uit, of je typt de afstand zelf. Het tarief per km stel je zelf in, en de rit komt op het project en telt mee in je administratie.

De bon aan het juiste project koppelen

Het enige echt priegelige deel van kosten bijhouden met bonnen is beslissen bij welk project elke bon hoort, zeker als er meerdere projecten tegelijk lopen. Hier wint de bus het van de keukentafel. Scan je een bon op de dag zelf, dan weet je nog precies voor welk project hij was, en is het kiezen een kwestie van een seconde. VanReceipts toont je een bewerkbare kaart met de gelezen bon en het project dat je koos, voordat er iets wordt bewaard. Zo hoef je nooit weken later te raden welk bonnetje waar hoorde.

Doe je het aan het eind van de maand uit een tas vol papier, dan reconstrueer je je week uit je geheugen. Doe je het meteen, dan is de keuze vanzelfsprekend, want je staat net op de klus.

Van echte kosten naar een betere offerte

Zodra je de echte kosten kent, leg je ze naast je offerte. Een groot of steeds terugkerend verschil is het signaal dat je calculatie bijgesteld moet worden: meer uren, een hogere opslag op materiaal of een vaste post voor ritten. Het verschil tussen opslag en marge lees je in marge berekenen of opslag. Zo maakt kosten bijhouden je volgende offertes beter, project na project.

Probeer het op je volgende project

Je hoeft je hele bedrijf niet om te gooien om te beginnen. Scan op je eerstvolgende project elke bon zodra je hem krijgt, en noteer aan het eind je uren. Als het project klaar is, heb je iets wat je waarschijnlijk nooit eerder had: een exact, uitgesplitst winstcijfer met elke kost erin, zonder één avond typwerk.

Wil je eerst het rekenwerk controleren? Met de winstcalculator per project vul je de kosten van een project in en zie je de marge in een paar seconden, en het spreadsheetsjabloon voor projectkosten staat klaar als je liever op papier begint.

Voor de papieren kant aan het eind van het project legt factuur of kassabon uit wat je de klant stuurt en wanneer.

FAQ

Download VanReceipts in de App Store en maak van je volgende stapel bonnetjes een echte winst per project.