Projectkosten bijhouden met bonnetjes
Kort gezegd
Projectkosten bijhouden met bonnetjes betekent elke aankoop aan het betreffende project koppelen zodra hij plaatsvindt. De kostprijs blijft kloppen, en de winst van elk project berekent zich zonder inhaalslag aan het eind van de maand.
Een offerte zegt je wat een project zou moeten kosten. De bonnetjes zeggen je wat het echt heeft gekost. Het verschil daartussen is waar de marge wordt gewonnen of verloren.
Eén bon, één project
De regel is eenvoudig: elke aankoop wordt aan het betreffende project gekoppeld, op het moment dat hij plaatsvindt. Gebruik altijd dezelfde projectnaam; „Eikenlaan 14” en „Eikenlaan” zijn voor een spreadsheet twee verschillende projecten, en je totalen splitsen in tweeën.
Koppel ook je uren en je kilometers. Dat zijn echte kosten, die bijna nooit worden genoteerd als je ze niet meteen invoert.
Wat door de mazen glipt
Drie kosten ontsnappen bijna altijd aan het bijhouden:
- Het busvoorraad
- De kabel en de fittingen uit de bus staan op geen enkele bon van dat project.
- De tweede rit
- Het niet-geoffreerde ritje heen en weer naar de groothandel.
- Je eigen uren
- Het extra halfuur op locatie, de terugkomst onder garantie.
Van echte kosten naar een betere offerte
Zodra je de echte kosten kent, vergelijk je ze met je offerte. Een groot of terugkerend verschil is het signaal dat je calculatie moet worden bijgesteld. Zo verbetert het bijhouden van kosten je volgende offertes, project na project.
Zonder je avonden eraan kwijt te zijn
Handmatig bijhouden faalt zelden door gebrek aan discipline; het faalt door gebrek aan tijd op het juiste moment. VanReceipts scant de bon ter plekke, vindt het juiste project via waar en wanneer je scande, en werkt de winst vanzelf bij.
FAQ
Moet je alles op dezelfde dag invoeren?
Idealiter wel, op het moment van aankoop. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om te weten welke bon bij welk project hoort.
Hoe koppel je kilometers aan een project?
Noteer de rit naar het project of de groothandel, tegen je tarief per kilometer. Die telt mee in de kostprijs, net als het materiaal.
En als een kost binnenkomt na afloop van het project?
Koppel hem alsnog aan het betreffende project. Een terugkomst onder garantie of een late factuur hoort bij de echte kosten, ook als hij later valt.