Gewinn pro Auftrag: ein einfaches System für Handwerker

Wer nach "Gewinn berechnen" fürs Handwerk sucht, landet fast immer bei Anleitungen für Betriebe mit Büro, Lohnbuchhaltung und einem Kalkulator, der den ganzen Tag Zahlen pflegt. So sieht es bei den meisten nicht aus. Die meisten Handwerker sind zu einem oder zu zweit unterwegs, schreiben morgens ein Angebot und stehen nachmittags im Baumarkt oder beim Großhandel an der Theke.

Warum Handwerker ohne Nachkalkulation Geld verlieren

Du kannst gut gebucht sein, sauber arbeiten und trotzdem nicht wissen, welche Aufträge Geld bringen. Ohne Nachkalkulation ist dein einziges Feedback der Kontostand am Monatsende, und ein gesunder Kontostand versteckt die Verlierer. Ein Auftrag, bei dem das Material teurer wurde und du dreimal extra hinfahren musstest, wird von dem guten Auftrag der Vorwoche aufgefangen. Dass dein Angebot für diese Art Arbeit zu knapp ist, erfährst du nie.

Teuer ist nicht der eine schlechte Auftrag. Teuer ist es, die nächsten zehn genauso anzubieten.

Was Nachkalkulation für kleine Betriebe heißt

Du erfasst jede Ausgabe, die zu einem Auftrag gehört, und stellst sie dem gegenüber, was du berechnet hast. So siehst du den Gewinn dieses einen Auftrags für sich.

Gewinn des Auftrags = Nettopreis minus (Material + Lohnkosten + Subunternehmer + Fahrtkosten + Anteil Gemeinkosten)

Die Fassung aus dem Lehrbuch mit Zuschlagssätzen und Kostenstellen brauchst du dafür nicht. Für einen Betrieb mit ein, zwei Leuten reicht die ehrliche Version: Zähl zusammen, was der Auftrag dich gekostet hat, deine eigene Zeit eingeschlossen, und zieh es vom Preis ab. Damit kannst du einen Betrieb führen. Den Unterschied zwischen den Begriffen erklärt Nachkalkulation im Handwerk einfach erklärt.

Gerechnet wird netto. Die MwSt auf deiner Rechnung gehört dem Finanzamt, und die Vorsteuer aus deinen Einkäufen holst du dir zurück. Der allgemeine Satz beträgt 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, stellst du keine MwSt in Rechnung und kannst auch keine Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 2 UStG). Dann zählt dein Material mit dem Bruttobetrag vom Beleg als Kosten. Seit 2025 gilt die Grenze von 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr, beide netto (IHK Nordwestfalen, Stand 2025).

Die Methoden, die nicht funktionieren

Drei Wege sind verbreitet, und alle drei lassen Geld versickern:

• Das Gedächtnis. Du nimmst dir vor, dir zu merken, was der Auftrag gekostet hat. Wirst du nicht. Die zweite Fahrt zum Großhandel und die 8 € fürs Parken sind bis Freitag vergessen.
• Der Kontoauszug. Er zeigt, was rein- und rausging, aber nicht, zu welchem Auftrag welche Ausgabe gehörte. Einen Gewinn pro Auftrag bekommst du daraus nie.
• Die Excel-Tabelle. Besser, aber sie enthält nur, was du eintippst, und sie liegt zu Hause auf dem Laptop, während die Kosten auf dem Parkplatz vom Großhandel entstehen. In dieser Lücke stecken die fehlenden Kosten.

Ein System, das vom Beleg ausgeht

Was trägt, baut auf dem auf, was zu jeder Ausgabe ohnehin dazugehört: ein Beleg. Erfass ihn in dem Moment, in dem du ihn bekommst, ordne ihn dem Auftrag zu, und die Nachkalkulation entsteht von selbst.

1. An der Kasse erfassen. Scanne jeden Beleg, solange du ihn in der Hand hast, nicht am Wochenende. Nur in diesem Moment weißt du sicher, für welchen Auftrag er war.
2. Dem Auftrag zuordnen. Sag der App, zu welchem Auftrag die Ausgabe gehört. In VanReceipts wählst du ihn aus deiner Liste offener Aufträge, noch bevor du den Beleg weglegst.
3. Lohnkosten und Subunternehmer ergänzen. Erfass deine Stunden zu deinem Satz und jeden, den du bezahlt hast, damit die Summe die ganzen Kosten zeigt und nicht nur die Posten mit Beleg.
4. Gewinn ablesen. Sind die Kosten zugeordnet und die Stunden erfasst, steht der Gewinn jedes Auftrags schon da. Eine Abrechnung am Monatsende entfällt.

Die ganze Methode Schritt für Schritt steht in Auftragskosten aus Belegen verfolgen.

Welche Kosten du erfassen solltest

Faustregel: Was dich Geld gekostet hat, um den Auftrag zu erledigen, gehört zum Auftrag. Gerade die kleinen Posten drücken die Marge leise, und genau die erfasst keine Tabelle.

Deine eigene Zeit ist ein echter Kostenfaktor

Der häufigste Fehler im Handwerk: die eigene Arbeit aus der Rechnung lassen. Zählst du nur Material und das, was du anderen gezahlt hast, sieht jeder Auftrag nach Gewinn aus, weil du in der Rechnung umsonst gearbeitet hast. Setz einen Satz auf deine Stunde, so viel, wie du jemandem zahlen würdest, der deine Arbeit macht, und rechne deine Stunden bei jedem Auftrag mit diesem Satz. Ein Auftrag, der "beim Material gutes Geld gebracht hat" und dich drei Tage gekostet hat, sieht mit deiner Zeit ganz anders aus, und zu Recht.

Ein Rechenbeispiel: ein Auftrag über 3.000 € netto

Nimm einen Auftrag, den du mit 3.000 € netto angeboten hast. Mit 19 Prozent MwSt (570 €) steht auf der Rechnung 3.570 € brutto. Gerechnet wird mit den 3.000 €.

Die Zahlen sind die Annahmen dieses Beispiels, keine Marktpreise:

• Material aus vier Fahrten zu Baumarkt und Großhandel, netto: 780 € (auf den Belegen stehen zusammen 928,20 € brutto)
• Deine Arbeit: 26 Stunden zu 38 €, also 988 €
• Ein Helfer für zwei Tage: 360 €
• Container und Entsorgung: 220 €
• Fahrtkosten: 120 km zu angenommenen 0,30 € je km, also 36 €
• Anteil Gemeinkosten: 120 €

Kosten des Auftrags: 780 € + 988 € + 360 € + 220 € + 36 € + 120 € = 2.504 €. Gewinn: 3.000 € minus 2.504 € = 496 €, gut 16 Prozent vom Nettopreis. Solide, aber der Container und die vierte Fahrt zum Großhandel haben verhindert, dass es mehr wurde, und beides fällt nicht auf, wenn du nur auf den Kontoauszug schaust. Beim nächsten ähnlichen Angebot kalkulierst du beides ein.

Mit dem Gewinnrechner für Aufträge rechnest du deinen eigenen Auftrag durch.

So werden deine Angebote genauer

Kalkulierst du eine Handvoll Aufträge sauber nach, zeigen sich die Muster schnell. Du siehst, welche Arbeiten eine Marge abwerfen und welche gerade so die Kosten decken, wo deine Angebote regelmäßig zu knapp sind (meist bei der eigenen Zeit und den Fahrten zurück zum Großhandel) und welche Kunden und Auftragsarten sich lohnen. Diese Zahlen schlagen jeden Preisratgeber, denn es sind deine Lieferanten, deine Gegend und deine Arbeitsweise.

Veröffentlichte Preisspannen bleiben als Gegenprobe nützlich, denn damit vergleicht dich der Kunde. Liegt dein kalkulierter Preis weit außerhalb dessen, was in deiner Region üblich ist, finde den Grund heraus, bevor du das Angebot abschickst. Wie sich aus den Zahlen ein Preis ergibt, steht in Aufschlag oder Marge berechnen: Dort siehst du, warum 30 Prozent Aufschlag nur gut 23 Prozent Marge sind.

Was das für deine Steuer bedeutet

Jede Ausgabe, die du für die Nachkalkulation festhältst, ist auch eine Betriebsausgabe. Die Gewohnheit erledigt also zwei Dinge auf einmal: saubere Unterlagen für deine Gewinnermittlung und Margen pro Auftrag, mit denen du arbeiten kannst. Bezahlst du Helfer als Subunternehmer, spart es dir die Sortiererei am Jahresende, wenn du Material und Arbeit gleich getrennt hältst. Erfass die Belege sofort, dann liegen die Zahlen bereit, wenn die Steuererklärung ansteht. Die Steuerseite erklärt Anlage EÜR für Handwerker.

Was VanReceipts für Handwerker tut

VanReceipts ist für Betriebe gemacht, die aus einem Transporter arbeiten: Angebote und Rechnungen direkt auf der Baustelle, jeden Beleg vom Fahrersitz scannen (Cloud-KI liest den ganzen Beleg, jede Position eingeschlossen, und ohne Netz liest das Handy immerhin Händler, Datum und Betrag), Fahrten und Stunden erfassen, und der Gewinn jedes Auftrags steht live da, ohne Tabelle. Den Auftrag wählst du selbst und bestätigst vor dem Speichern. Für Fahrten gibst du Start und Ziel an, die App rechnet die Strecke aus, oder du tippst die Kilometer selbst ein. Wer mehrere Aufträge in einer vollen Woche auseinanderhalten muss, tippt einmal auf den richtigen Auftrag.

Den Einstieg gibt der Leitfaden zur Auftragsrentabilität, danach die Fassungen für Elektriker, Installateure und Heizung und Klima.

Dieselben Zahlen fließen ins nächste Angebot. Mit dem Rechnungsgenerator schreibst du Angebot und Rechnung direkt aus deinen Kosten.

Häufige Fragen

Lade VanReceipts im App Store und rechne deinen nächsten Auftrag nach, während du ihn erledigst.