Nachkalkulation im GaLaBau: was jeder Auftrag bringt

Ein Landschaftsbauer kann eine Terrasse nach Plan anbieten, ungefähr die richtige Menge Splitt und Mulch bestellen und trotzdem nach der Abnahme nicht wissen, ob der Auftrag Geld gebracht hat. Am Angebot lag es nicht. Bewegt haben sich die zusätzlichen Kubikmeter, die Teamstunden, der Kraftstoff für die Maschinen und die Pflanzen, die ersetzt werden mussten.

Diese Lücke zwischen Angebot und tatsächlichem Ergebnis schließt die Nachkalkulation.

Warum der GaLaBau ein eigenes Kostenproblem hat

Material kommt nach Kubikmeter und Palette, und man liegt schnell einen Kubikmeter zu knapp oder zu hoch. Mutterboden, Mulch, Kies, Splitt, Naturstein und Rollrasen verschieben die Kosten mit der Lieferung, nicht mit der Zeichnung.

Dazu kommt, was die meisten Gewerke nicht tragen: Kraftstoff und Verschleiß bei Rasenmähern, Minibaggern und Transportern sowie die Entsorgung von Grünschnitt und Aushub. Die Teamstunden sind an Einbautagen hoch. Und Pflanzen haben eine stille Garantiekost: Was in der Saison eingeht und auf deine Rechnung ersetzt wird, steht in keinem Angebot.

Sauber nachkalkuliert beantwortet sich der Auftrag selbst. Die Zahlen sind die Annahmen dieses Beispiels, keine Marktpreise:

Die Kosten summieren sich auf 4.850 €, es bleiben 950 € Reingewinn, also 16,4 Prozent vom Nettopreis. Auf der Rechnung stehen mit 19 Prozent MwSt (1.102 €) insgesamt 6.902 € brutto. Die 1.102 € gehören dem Finanzamt, gerechnet wird mit den 5.800 €.

Die Zahl gibt es nur, wenn der zusätzliche Kubikmeter Tragschicht, die Ersatzpflanzen und die Entsorgung erfasst wurden, solange der Auftrag lief.

Gewinn pro Auftrag, nicht pro Monat

Nachkalkulation heißt: Für jeden Auftrag hältst du fest, was er eingebracht und was er gekostet hat. Du kennst dann die Marge dieser Terrasse und nicht die Monatssumme, in der sich Anlageprofit und Pflegeprofit gegenseitig verstecken.

Der GaLaBau mischt sehr unterschiedliche Arbeit: einmalige Anlagen, die material- und maschinenlastig sind, und laufende Pflege, die lohn- und kraftstofflastig ist und knapp kalkuliert wird. Zusammengeworfen siehst du nie, welche Sparte den Betrieb trägt. Pro Auftrag zeigt sich das Muster: welche Anlagen sich lohnen, welche Pflegetouren kaum die Kosten decken, welche Entwürfe regelmäßig überlaufen.

Diese Kosten solltest du im GaLaBau erfassen

• Schüttgut nach Kubikmeter und Palette. Boden, Mulch, Kies, Splitt, Pflaster, Rollrasen. Die Kostenart mit der größten Schwankung und leicht falsch bestellt.
• Pflanzen und Ersatz. Der Einkauf plus alles, was in der Saison eingeht und ersetzt wird.
• Kraftstoff, Miete und Verschleiß der Maschinen. Minibagger, Radlader, Rasenmäher, Transporter. Eine große, für den GaLaBau typische Kostenart.
• Teamstunden. An Einbautagen der größte Lohnposten. Trag jede Person mit ihren Stunden beim Auftrag ein.
• Entsorgung. Grünschnitt, Aushub, Deponiegebühren.
• Was in den Gemeinkosten bleibt. Eigene Maschinen, Anhänger, Versicherung, Beiträge.

So sieht gute Nachkalkulation aus

Erfasse die Kosten, wenn sie entstehen, und hänge sie in derselben Handlung an den Auftrag. Der Lieferschein vom Baustoffhandel, die Mietrechnung für den Bagger und der Wiegeschein von der Deponie gehören noch am selben Tag in den Auftrag, die Teamstunden am Abend. Ist die Anlage fertig, stimmt der Gewinn, weil er aus echten Zahlen gebaut wurde und nicht aus der Erinnerung an eine volle Woche.

Prüf dein Angebot, bevor du irgendetwas umstellst. Der Gewinnrechner für Aufträge macht aus Nettopreis, Material und Stunden in Sekunden eine Marge, und die Vorlage für eine Auftragskalkulation hält Anlagen und Pflege über die Saison getrennt. Für das Grundprinzip lies den Leitfaden zur Auftragsrentabilität und Auftragskosten aus Belegen verfolgen. Andere Gewerke: Handwerksbetriebe allgemein, Tischler und Maler.

Nachkalkulation und Steuer sind zwei verschiedene Dinge

Fürs Finanzamt trägst du Einnahmen und Ausgaben nach Art ein, etwa Wareneinkauf, Fremdleistungen und Fahrzeugkosten. Zu welchem Auftrag der Splitt gehörte, interessiert dort nicht. Nachkalkulation ist ein Werkzeug für deinen Betrieb und kein Steuerformular: Das Steuerbüro nutzt die Summen nach Kostenart, du nutzt die Zahlen pro Auftrag. Wer Lieferscheine, Mietrechnungen und Entsorgungsbelege gleich scannt, hat die Nachweise zur Steuererklärung schon datiert und sortiert.

Gerechnet wird netto. Der allgemeine Steuersatz beträgt 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG, Stand Oktober 2026), und die Vorsteuer aus deinen Einkäufen bekommst du zurück. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine MwSt aus und kannst keine Vorsteuer abziehen. Die Grenze liegt bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (Stand 2026). Dann zählt dein Material mit dem Bruttobetrag vom Beleg als Kosten. Was der Begriff genau meint, erklärt Nachkalkulation im Handwerk, und unbekannte Wörter findest du im Glossar.

Was VanReceipts für die Nachkalkulation im GaLaBau tut

VanReceipts ist eine iPhone-App für diesen Ablauf. Du scannst den Beleg vom Baustoffhandel, den Tankbeleg und den Entsorgungsschein vom Transporter aus. Cloud-KI liest den ganzen Beleg, jede Position eingeschlossen, und ohne Netz liest das Handy immerhin Händler, Datum und Betrag. Du bestätigst das Ergebnis und wählst selbst den Auftrag, zu dem der Beleg gehört.

Teamstunden und Fahrtkosten trägst du ein, und der Gewinn des Auftrags aktualisiert sich laufend: Berechnetes, Material, Maschinen, Team, aktueller Stand. Keine Tabelle, keine Rekonstruktion am Monatsende. VanReceipts erstellt keine Steuererklärung und ersetzt kein Buchhaltungsprogramm. Für das Steuerbüro exportierst du die Zahlen als Excel- oder CSV-Datei.

Fang mit dem nächsten Auftrag an

Nimm deine nächste Anlage, erfasse jedes Material, jede Miete und jede Entsorgung dazu, trag die Teamstunden täglich ein und vergleiche am Ende den Gewinn mit dem Angebot. Dieser eine Vergleich zeigt, ob deine Preise je Kubikmeter und deine Pflegetouren sich wirklich lohnen.

Du kannst dich in VanReceipts erst mit Beispielaufträgen umsehen. Pro kostet 17,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr, mit 3 Tagen kostenlos beim Jahresabo, und bringt KI-Angebote, Rechnungen, Kartenzahlungen, unbegrenzte Scans, die Zeiten deines Teams, die volle Gewinnhistorie und iCloud-Sync. Alle Preise stehen auf der Preisseite. Echte Auftragskosten sind auch die Grundlage für Pflegepreise, die halten: Wie du einen Preis aus Minuten und Anfahrt aufbaust, steht in Preise im Garten- und Landschaftsbau.