Kurz gesagt
Eine Handwerkerrechnung braucht die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung und Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, MwSt-Satz und MwSt-Betrag. Bei Arbeiten am Haus eines Privatkunden kommen die Sechsmonatsfrist und der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht dazu.
In diesem Ratgeber
Eine Rechnung ist in Deutschland kein Formular nach Geschmack. Was draufstehen muss, regelt § 14 Abs. 4 UStG, und fehlt eine Angabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen und schickt die Rechnung zurück. Ob sie diese Woche bezahlt wird oder im Postfach liegt, entscheidet danach vor allem, wie klar die Leistung beschrieben ist und wie einfach das Bezahlen ist.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Stand Oktober 2026 verlangt das Gesetz auf jeder Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden.
- Steuernummer vom Finanzamt oder USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern.
- Ausstellungsdatum.
- Rechnungsnummer: fortlaufend, mit einer oder mehreren Zahlenreihen, einmalig vergeben. Wie du das sauber organisierst, steht in Rechnungsnummer richtig vergeben.
- Menge und Art des Materials, Umfang und Art der Arbeit.
- Zeitpunkt der Leistung, also wann du gearbeitet hast. Bei mehreren Tagen schreibst du den Zeitraum.
- Nettobetrag (Entgelt), nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und jede vorab vereinbarte Minderung wie Skonto.
- Steuersatz und Steuerbetrag oder, bei einer Steuerbefreiung, einen Hinweis darauf.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden, wenn du an einem Grundstück für einen Privatkunden gearbeitet hast (dazu unten mehr).
Der Regelsatz ist 19 Prozent nach § 12 UStG. Die meisten Handwerkerleistungen laufen zu diesem Satz.
Eine Musterrechnung
Ein Schreiner saniert in zwei Tagen eine Holzterrasse bei einer Privatkundin. Stundensatz und Materialpreis sind Annahmen dieses Beispiels, keine Marktdaten.
Kopf: Holzbau Meyer, Lindenstraße 4, 50667 Köln, Steuernummer 214/5678/1234. Rechnung an: Sabine Krüger, Ahornweg 18, 50859 Köln. Rechnung Nr. 2026-042 vom 12.06.2026, Leistungszeitraum 10.06.2026 bis 11.06.2026, zahlbar bis 26.06.2026.
| Leistung | Menge | Preis | Betrag |
|---|---|---|---|
| Abbau und Entsorgung von 6 morschen Dielen und 2 Balken, Arbeitszeit | 3 Std. | 58,00 € | 174,00 € |
| 2 Balken der Unterkonstruktion beilaschen, Arbeitszeit | 5 Std. | 58,00 € | 290,00 € |
| Neue WPC-Dielen verlegen, Arbeitszeit | 7 Std. | 58,00 € | 406,00 € |
| Lose Treppenwange erneuern, Arbeitszeit | 2 Std. | 58,00 € | 116,00 € |
| Material: Konstruktionsholz, WPC-Dielen, Clips, Fugenband, Treppenwange, Schrauben | 1 | 498,00 € | 498,00 € |
| Nettobetrag | 1.484,00 € | ||
| MwSt 19 % | 281,96 € | ||
| Rechnungsbetrag | 1.765,96 € |
Darunter: Im Rechnungsbetrag enthaltene Arbeitskosten: 986,00 € netto, 1.173,34 € brutto. Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren. Dann die Bankverbindung oder der Zahlungslink.
Drei Dinge machen diese Rechnung leicht bezahlbar:
- Jede Zeile ist etwas, das die Kundin gesehen hat. Die alten Dielen kamen raus, die Treppe wurde gerichtet. Nichts ist ein Rätsel.
- Arbeit steht als Stunden mal Satz. 17 Stunden zu 58,00 € lassen sich gegen zwei Tage auf der Baustelle prüfen. Eine einzelne Zeile "Arbeitslohn 986,00 €" nicht.
- Material ist eine Zeile, nicht zwanzig. Die Kundin braucht nicht jede Schraube, aber sie sieht, dass Material echt war und was es ungefähr gekostet hat. Die Belege vom Holzhandel behältst du für deine eigenen Unterlagen.
Privatkunden: sechs Monate und zwei Jahre
Für Privatkunden musst du nicht immer eine Rechnung schreiben. Bei Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück, also fast allem, was am oder im Haus passiert, bist du nach § 14 Abs. 2 UStG aber verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung auszustellen. Gleichzeitig muss der Kunde sie nach § 14b Abs. 1 UStG zwei Jahre aufbewahren, und auf diese Pflicht muss deine Rechnung hinweisen. Der Satz in der Musterrechnung erfüllt das. Für dich selbst gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für das Doppel.
Den Lohnanteil getrennt zeigen
Privatkunden können nach § 35a Abs. 3 EStG 20 Prozent der Aufwendungen für Handwerkerleistungen von der Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr. Begünstigt sind aber nur die Arbeitskosten, und nur wenn es eine Rechnung gibt und aufs Konto gezahlt wurde, nicht bar. Weist du den Lohnanteil getrennt aus, muss die Kundin nichts nachfragen. In der Musterrechnung sind es 1.173,34 € brutto, also eine Steuerermäßigung von 234,67 € für sie. Ein Zahlungsziel mit Überweisung oder Zahlungslink passt deshalb besser als Barzahlung.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und liegt er im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €, bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Grenzen Stand 2026). Dann weist du keine MwSt aus. Die Rechnung nennt den Betrag in einer Summe und braucht nach § 34a UStDV einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nach § 34a UStDV keine Pflichtangabe; für deine Buchführung lohnt sie sich trotzdem. Wer trotzdem MwSt ausweist, schuldet sie nach § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für eine Rechnung bis 250 € brutto reichen nach § 33 UStDV weniger Angaben: dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit dem Steuersatz. Kundenanschrift, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Für den kleinen Einsatz beim Nachbarn ist das praktisch. Brauchst du nur eine Bestätigung über erhaltenes Geld, hilft Rechnung oder Quittung.
E-Rechnung: was 2026 gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Für Rechnungen an andere Unternehmen gilt laut Bundesfinanzministerium und § 27 Abs. 38 UStG eine Übergangszeit: Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF schicken, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. Danach brauchen Rechnungen an Firmenkunden das E-Rechnungsformat. Für Privatkunden, Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleibt die PDF- oder Papierrechnung erlaubt.
Zahlungsziel und Versand
Schreib ein echtes Datum ("zahlbar bis 26.06.2026"), nicht nur "14 Tage netto". Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ein Privatkunde aber nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz dazu kostet nichts.
Schick die Rechnung am Tag, an dem die Arbeit fertig ist. Die Leistung ist frisch, die Kundin zufrieden, und die Rechnung kommt, solange sie noch weiß, wofür sie zahlt. Jeder Schritt zwischen Lesen und Bezahlen kostet Tage, ein Zahlungslink spart die meisten davon.
Zum Ausprobieren erstellt der Rechnungsgenerator eine PDF-Rechnung wie die oben. In VanReceipts hat jede Rechnung einen Zahlungslink mit QR-Code: Der Kunde zahlt über dein eigenes Stripe-Konto, VanReceipts nimmt keinen Anteil, Stripe behält seine Gebühr. Die PDF aus der App ist eine sonstige Rechnung im Sinne des Gesetzes, keine E-Rechnung.
Wenn ein Angebot vorausging
Hast du vorher ein Angebot geschrieben, sollte die Rechnung dieselben Zeilen in derselben Reihenfolge haben, Nachträge als eigene, datierte Zeilen. Die Kundin legt beides nebeneinander, auch wenn sie es nicht sagt. In VanReceipts wird das Angebot mit einem Tippen zur Rechnung, ohne abzutippen. Welche Bindung ein Angebot hat, erklärt Angebot oder Kostenvoranschlag, und was du an einem KI-Entwurf prüfst, Angebote mit KI erstellen.
Was hat der Auftrag wirklich gebracht?Gewinn und Marge jedes Auftrags in Sekunden.FAQ
Darf ich eine Rechnung von Hand schreiben?
Ja, für Privatkunden und, bis die Übergangsfristen enden, auch für Firmenkunden. Eine handschriftliche Rechnung mit allen Pflichtangaben ist gültig. Die Nachteile sind praktisch: Die fortlaufende Nummer ist schwerer zu halten, das Versenden umständlicher, und dein Doppel musst du acht Jahre aufbewahren.
Steuernummer oder USt-IdNr.: was gehört auf die Rechnung?
Eine von beiden reicht nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG. Hast du eine USt-IdNr., ist sie die bessere Wahl: Die Steuernummer gilt auch für deine anderen Steuern und muss dann nicht auf jedem Papier beim Kunden stehen.
Wie schnell muss ich die Rechnung schreiben?
Bei Arbeiten am Grundstück eines Privatkunden und bei Leistungen an Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Bezahlt wird früher, wenn sie am selben Tag rausgeht.
Muss ich Material zum Einkaufspreis berechnen?
Nein. Die meisten Betriebe schlagen auf Material auf, für Beschaffung, Fahrt zum Großhandel und Reklamationen. Auf die Rechnung kommt dein Verkaufspreis, deinen Einkaufspreis behältst du für dich. Wie viel Aufschlag welche Marge ergibt, steht in Aufschlag oder Marge.
