Kurz gesagt
Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die du für jede Rechnung nur einmal vergibst (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Buchstaben, Jahreszahlen und mehrere Nummernkreise sind erlaubt, eine lückenlose Folge verlangt die Finanzverwaltung nicht, doppelt vergeben darfst du keine Nummer.
In diesem Ratgeber
Die Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt "eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Fehlt sie, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und ein Geschäftskunde kann die Vorsteuer daraus nicht ziehen.
Im Alltag hilft sie dir genauso. Überweist ein Kunde 2.856,00 € mit "RE-2026-041" im Verwendungszweck, weißt du sofort, welche Rechnung bezahlt ist. Und fragt dein Steuerberater, warum im März Umsatz fehlt, zeigen die Nummern, ob eine Rechnung fehlt oder nie verschickt wurde.
Was die Finanzverwaltung erlaubt
Wie das Gesetz gemeint ist, steht im Umsatzsteuer-Anwendungserlass des BMF, Abschnitt 14.5 Abs. 10 und 11 (Stand 2. Juni 2026):
- Du darfst eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden, auch Ziffern und Buchstaben gemischt.
- Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend.
- Du bestimmst selbst, wie viele Nummernkreise du anlegst, etwa pro Jahr, Monat oder Betriebsstätte. Jede Rechnung muss sich aber eindeutig einem Kreis zuordnen lassen, und jede Nummer darf es nur einmal geben.
Keine fortlaufende Nummer brauchen nach Abschnitt 14.5 Abs. 14 Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV. Für die eigene Buchführung nummerieren die meisten trotzdem alles, weil sich Zahlungen sonst kaum zuordnen lassen.
Formate, die funktionieren
| Format | Beispiel | Gut für |
|---|---|---|
| Reine Zahlenfolge | 1001, 1002, 1003 | Allein im Betrieb. Einfach und schwer falsch zu machen. |
| Kürzel und Zahl | RE-0147 | Trennt Rechnungen von Angeboten (AN-0147). |
| Jahr und Zahl | RE-2026-041 | Ein Nummernkreis pro Jahr, ohne doppelte Nummern. |
| Kundenkürzel und Zahl | MEIER-003 | Wenige große Stammkunden mit eigener Zählung. |
| Auftrag und Endung | 2291-2 | Abschlagsrechnungen: die zweite Rechnung zu Auftrag 2291. |
Für die meisten Handwerksbetriebe passt Jahr und Zahl am besten. Die Nummer bleibt lesbar, sortiert sich richtig, wenn du mit Nullen auffüllst (041, nicht 41), und der Jahreswechsel ist kein Problem.
Häufige Fragen zur Nummerierung
Darf ich bei 1001 statt bei 1 anfangen? Ja. Das Gesetz schreibt keine Startnummer vor. Entscheidend ist, dass es ab dort fortlaufend weitergeht und keine Nummer doppelt vorkommt.
Was, wenn eine Nummer fehlt? Nach Abschnitt 14.5 UStAE ist eine Lücke für sich kein Verstoß. Notiere trotzdem kurz, warum sie entstanden ist, zum Beispiel "RE-2026-044, Entwurf verworfen", damit du es bei einer Betriebsprüfung erklären kannst.
Darf ich jedes Jahr wieder bei 1 beginnen? Nur wenn das Jahr Teil der Nummer ist. Ein reiner Neustart bei 1 erzeugt eine zweite Rechnung 1, und die Nummer ist nicht mehr einmalig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Nach § 14b UStG acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (Stand 2026).
Stornieren statt löschen
Eine verschickte Rechnung löschst du nicht und überschreibst sie auch nicht. Schickst du für dieselbe Arbeit einfach eine zweite Rechnung mit Steuerausweis, ohne sie als Kopie zu kennzeichnen, schuldest du die ausgewiesene Steuer unter Umständen doppelt (§ 14c UStG, Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE). Sauber ist dieser Weg:
- Ursprüngliche Rechnung RE-2026-041, Badsanierung: 2.400,00 € netto, 456,00 € MwSt (19 %), 2.856,00 € brutto. Der Betrag war falsch.
- Stornorechnung RE-2026-042, "Storno zu Rechnung RE-2026-041 vom 03.09.2026": -2.400,00 € netto, -456,00 € MwSt, -2.856,00 € brutto.
- Neue Rechnung RE-2026-043: 2.150,00 € netto, 408,50 € MwSt, 2.558,50 € brutto.
Wichtig ist der eindeutige Bezug auf die alte Nummer. Für eine reine Berichtigung fehlender oder falscher Angaben reicht laut Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE ein Dokument, das die Nummer der ursprünglichen Rechnung nennt; eine neue Nummer ist dafür nicht erforderlich.
Wo die Nummer hingehört
Oben rechts, neben Rechnungsdatum und Fälligkeit, sucht der Kunde sie. Wiederhole sie im Betreff der E-Mail ("Rechnung RE-2026-041, Elektro Wagner") und bitte den Kunden, sie im Verwendungszweck anzugeben.
Im kostenlosen Rechnungsgenerator trägst du die Nummer im Feld Nr. selbst ein. In VanReceipts werden Angebote und Rechnungen automatisch fortlaufend nummeriert, und jede Rechnung hat ihren eigenen Zahlungslink mit QR-Code, sodass eine Kartenzahlung zu genau dieser Rechnung gehört.
Was außer der Nummer auf die Rechnung muss, steht in Rechnung erstellen als Handwerker. Ob du eine Rechnung oder nur eine Quittung brauchst, klärt Rechnung oder Quittung.
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