Kurz gesagt
Du brauchst kein Buchhaltungsprogramm und keinen Kurs in Kostenrechnung. Ordne jede Ausgabe dem Auftrag zu, für den sie war, setz deine eigenen Stunden mit einem echten Stundensatz an und vergleich die Summe mit dem Nettopreis. Fast alles, was die Fachbegriffe darüber hinaus hinzufügen, ist Vokabular.
In diesem Ratgeber
Nachkalkulation klingt nach Kostenrechnung, Kostenträgern und einem Steuerbüro mit Ordnern bis zur Decke. Ohne die Fachsprache bleibt etwas übrig, das jeder Handwerker ohnehin halb im Kopf macht: wissen, was ein Auftrag gekostet hat, damit du weißt, was er dir gebracht hat. Hier steht die einfache Fassung, geschrieben für den Betrieb und nicht für die Meisterprüfung.
Was Nachkalkulation ist
Bei der Nachkalkulation sortierst du deine Kosten nach Auftrag statt nach Art. Statt eines großen Haufens "Material" und eines zweiten Haufens "Kraftstoff" hängt jede Ausgabe an dem Auftrag, für den sie war. Dann kannst du am Ende eines Auftrags die einzige Frage beantworten, die zählt: Hat er Geld gebracht, und wie viel?
Gewinn des Auftrags = Nettopreis minus alle Kosten, die zu diesem Auftrag gehören
Das ist die ganze Idee. Alles andere ist Detail.
Gerechnet wird netto. Die MwSt, die du dem Kunden in Rechnung stellst, gehört dem Finanzamt, und die Vorsteuer auf deine Einkäufe bekommst du zurück. Der allgemeine Steuersatz liegt 2026 bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine MwSt aus und kannst auch keine Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 2 UStG). Dann zählt dein Material mit dem Bruttobetrag vom Beleg als Kosten.
Vorkalkulation, Nachkalkulation und die Begriffe aus dem Lehrbuch
Drei Begriffspaare tauchen immer wieder auf und verwirren mehr, als sie helfen. Die kurze Fassung:
- Vorkalkulation ist die Rechnung vor dem Auftrag: was er kosten wird und was du verlangst. Das Ergebnis ist dein Angebot.
- Nachkalkulation ist die Rechnung danach: was der Auftrag wirklich gekostet hat. In der Betriebswirtschaft heißt das Ganze Kostenträgerrechnung, wobei der Kostenträger dein Auftrag ist. Sie passt zu Arbeit, bei der jeder Auftrag anders ist, also genau zum Handwerk. Ein Badumbau und eine neue Elektroinstallation sind nicht derselbe Auftrag, deshalb rechnest du sie getrennt.
- Divisionskalkulation verteilt die Kosten gleichmäßig auf viele identische Stücke, wie in einer Fabrik, die tausendmal dasselbe Teil fertigt. Für Handwerksaufträge passt sie nicht.
Für dich heißt das in der Praxis: Jeder Auftrag wird für sich gerechnet. Die Divisionskalkulation ist nicht deine Welt, du kannst sie getrost ignorieren.
Die Formel in einfachen Worten
Alle Kosten eines Auftrags fallen in wenige Töpfe. Zähl sie zusammen und zieh sie vom Nettopreis ab:
| Topf | Was dazugehört |
|---|---|
| Material | Teile und Verbrauchsmaterial, die du für diesen Auftrag gekauft hast |
| Lohnkosten | Deine Stunden und die deiner Helfer, zu einem echten Stundensatz |
| Sonstige direkte Kosten | Subunternehmer, Mietgeräte, Entsorgung, Fahrtkosten für den Auftrag |
| Anteil Gemeinkosten | Ein Stück deiner festen Kosten: Versicherung, Werkzeug, Transporter |
"Direkt" heißt nur, dass die Kosten zu genau einem Auftrag gehören. Gemeinkosten sind das, was du auf alle Aufträge verteilst. Ein einfacher Weg: Nimm deine festen Kosten im Monat, teil sie durch die Zahl der Aufträge, die du im Monat üblicherweise machst, und schlag diesen Anteil jedem Auftrag zu.
Ein Rechenbeispiel aus dem Handwerk
Nimm einen Auftrag, den du mit 1.200 € netto abgerechnet hast. Mit 19 Prozent MwSt (228 €) steht auf der Rechnung 1.428 € brutto. Die 228 € leitest du ans Finanzamt weiter, gerechnet wird mit den 1.200 €.
Die Zahlen unten sind die Annahmen dieses Beispiels, keine Marktpreise:
- Material vom Großhandel, netto: 320 €
- Lohnkosten: 10 Stunden zu 42 €, also 420 €
- Sonstige direkte Kosten: ein halber Tag Helfer für 100 € und 60 km Fahrten zu angenommenen 0,40 € je km, also 24 €, zusammen 124 €
- Anteil Gemeinkosten: 1.400 € feste Kosten im Monat geteilt durch 20 Aufträge, also 70 €
Kosten des Auftrags: 320 € + 420 € + 124 € + 70 € = 934 €. Gewinn: 1.200 € minus 934 € = 266 €, gut 22 Prozent vom Nettopreis. Das ist Nachkalkulation, fertig. Du brauchtest kein Buchhaltungsprogramm und keinen Kurs, nur vier Zahlen, die an einem Auftrag hängen. Mit dem Gewinnrechner für Aufträge rechnest du deinen eigenen Auftrag durch. Ob 22 Prozent Gewinn zu deinem Aufschlag passen, erklärt Aufschlag oder Marge berechnen.
Warum du als Einzelunternehmer die Lehrbuchfassung nicht brauchst
Die Kostenrechnung aus dem Lehrbuch packt viel obendrauf: Zuschlagssätze für Lohnnebenkosten, Kostenstellen, Betriebsabrechnungsbogen, unfertige Leistungen. Dieser Apparat ist für Betriebe mit Lohnbuchhaltung, Büro und einem Kalkulator, der ihn füttert. Arbeitest du allein oder mit ein, zwei Leuten, brauchst du nichts davon. Du musst die echten Kosten, deine eigene Zeit eingeschlossen, gegen den Preis jedes Auftrags stellen. Bleibt es so einfach, machst du es auch weiter, und das schlägt jedes perfekte System, das du nach zwei Wochen aufgibst.
Dieselbe Übersicht aus einem Belegscan
Das Schwierige an der Nachkalkulation war nie das Rechnen. Schwierig ist, jede Ausgabe dem richtigen Auftrag zuzuordnen, ohne abends alles abzutippen. Dabei hilft der Beleg. Zu fast jeder Ausgabe im Handwerk gibt es einen, und wenn du ihn scannst, sobald du ihn bekommst, und dem Auftrag zuordnest, setzt sich die Nachkalkulation von selbst zusammen.
In VanReceipts liest Cloud-KI den ganzen Beleg, jede Position eingeschlossen, und ohne Netz liest das Handy immerhin Händler, Datum und Betrag. Den Auftrag wählst du selbst und bestätigst vor dem Speichern. Für Fahrten gibst du Start und Ziel an und die App rechnet die Strecke aus, oder du tippst die Kilometer ein. Dazu kommen deine Stunden, und die App zeigt den Gewinn pro Auftrag, mit Angebot und Rechnung am selben Auftrag. Für das Steuerbüro exportierst du die Zahlen als Excel- oder CSV-Datei. Wie das im Alltag läuft, steht in Auftragskosten aus Belegen erfassen.
Das ganze Bild gibt der Leitfaden zur Auftragsrentabilität, danach die Fassungen für Elektriker, Installateure, Heizung und Klima und Handwerksbetriebe allgemein.
Führst du die Bücher in einem Buchhaltungsprogramm, zeigt Kostenstellen pro Auftrag in der Buchhaltung die Einrichtung. Für einen schlankeren Weg lies Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Die Steuerseite steht in Anlage EÜR für Handwerker.
Was hat der Auftrag wirklich gebracht?Gewinn und Marge jedes Auftrags in Sekunden.Häufige Fragen
Was ist Nachkalkulation in einfachen Worten?
Du ordnest jede Ausgabe dem Auftrag zu, für den sie war, ziehst die gesamten Kosten eines Auftrags vom Nettopreis ab und siehst den Gewinn genau dieses Auftrags. Die Kosten werden nach Auftrag sortiert statt nach Kostenart.
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation rechnest du vor dem Auftrag, sie wird zu deinem Angebot. Die Nachkalkulation rechnest du danach mit den echten Kosten. Erst der Vergleich der beiden zeigt dir, ob dein Angebot gehalten hat und wie du das nächste genauer machst.
Muss ich Buchhalter sein, um eine Nachkalkulation zu machen?
Nein. Die volle Kostenrechnung aus dem Lehrbuch ist für Betriebe mit Lohnbuchhaltung und Büro gebaut. Als Einzelunternehmer reicht es, die echten Kosten, deine eigene Zeit eingeschlossen, gegen den Preis jedes Auftrags zu stellen. Eine App zum Belege scannen hält die Kosten am richtigen Auftrag fest.
Wie lautet die Formel für die Nachkalkulation?
Gewinn des Auftrags ist der Nettopreis minus alle Kosten, die zu diesem Auftrag gehören: Material, Lohnkosten, sonstige direkte Kosten wie Subunternehmer, Mietgeräte und Fahrtkosten, und ein Anteil deiner Gemeinkosten. Rechne netto, ohne MwSt, außer du bist Kleinunternehmer.
Lade VanReceipts im App Store und rechne deinen nächsten Auftrag nach, während du ihn erledigst.
