Nachkalkulation für Elektriker: was jeder Auftrag bringt

Die meisten Elektriker kennen ihren Stundenverrechnungssatz, kennen ihren Aufschlag aufs Material und wissen nach einem Auftrag trotzdem nicht sicher, ob sie gut verdient haben oder gerade so bei null rausgekommen sind.

Diese Lücke zwischen den eigenen Sätzen und dem tatsächlichen Gewinn schließt die Nachkalkulation.

Warum die Elektrik ein eigenes Kostenproblem hat

Ein Heizungsbauer, der einen Speicher tauscht, hat einen klaren Umfang: das Gerät, die Anschlüsse, die Arbeitszeit. Bei einer Elektroinstallation hat die Kostenseite mehr bewegliche Teile. Kabel wird nach Metern gekauft, der Zählerschrank ändert mitten im Auftrag seine Ausführung, der Kunde wünscht am zweiten Tag noch zwei Stromkreise, dazu kommen Messen und Prüfen, Dosen, Klemmen und Kleinteile aus dem Transporter, die nie einzeln auf einer Rechnung stehen.

Am Ende steht man vor einer vertrauten Frage: Du hast 2.000 € netto berechnet. Aber ob du 900 € verdient hast oder 200 €, weißt du nicht, weil Material, deine Zeit, die Zeit deines Gesellen und das Lagermaterial nie zusammengerechnet wurden.

Mit Nachkalkulation beantwortet sich der Auftrag selbst. Die Zahlen sind die Annahmen dieses Beispiels, keine Marktpreise:

Die Kosten summieren sich auf 1.525 €, es bleiben 475 € Reingewinn, gut 23 Prozent vom Nettopreis. Der Anteil Gemeinkosten ist hier 1.500 € feste Kosten im Monat geteilt durch 20 Aufträge, also 75 €. Auf der Rechnung steht übrigens mit 19 Prozent MwSt (380 €) ein Betrag von 2.380 € brutto. Die 380 € gehören dem Finanzamt, gerechnet wird mit den 2.000 €.

Wer nur auf die Belege schaut, sieht 2.000 € minus 480 € Material und glaubt an 1.520 € Gewinn. Mit dem Gesellen sind es noch 1.264 €, und erst mit den eigenen Stunden, dem Lagermaterial, der Fahrt und dem Gemeinkostenanteil bleiben die 475 €. Das ist kein Preisproblem. Der Satz war wahrscheinlich richtig. Falsch war die Erfassung der echten Kosten.

Gewinn pro Auftrag, nicht pro Monat

Nachkalkulation ist einfach: Für jeden Auftrag hältst du fest, was er eingebracht hat und was er gekostet hat, und rechnest daraus den Gewinn genau dieses Auftrags. Nicht den Gewinn des Monats, nicht die Summe aller Rechnungen minus die Summe aller Großhandelsbelege. Den Gewinn dieser Unterverteilung, dieses Wallbox-Anschlusses, dieser Wohnungssanierung.

Das zählt, weil elektrische Arbeit nicht gleichförmig ist. Ein einfacher Zählerschrankwechsel ist schnell fertig und bringt viel. Eine Komplettsanierung im Altbau mit schwerem Zugang, verwinkelten Leitungswegen und einem Kunden, der ständig umplant, kostet leicht mehr als kalkuliert. Wirfst du beides in eine Monatsauswertung, verschwindet das Muster.

Wenn du pro Auftrag rechnest, siehst du, welche Auftragsarten Geld bringen und welche nur auf dem Papier gut aussehen. Das ändert, wie du Angebote schreibst und welche Aufträge du annimmst. Über ein Jahr ändert es dein Einkommen.

Wie die meisten Elektriker ihre Kosten erfassen

Es gibt drei verbreitete Wege, und alle haben denselben Fehler.

Alles im Kopf

Du weißt ungefähr, was du ausgegeben hast. Bei kleinen Aufträgen geht das, bei allem, was länger als eine Woche dauert oder mehrere Fahrten zum Großhandel braucht, nicht mehr.

Kontoauszug durchgehen

Am Monatsende oder zum Jahresabschluss ordnest du die Buchungen den Aufträgen zu. Das ist Archäologie: Du rekonstruierst im Nachhinein, welche Zahlung zu welchem Auftrag gehörte. Manche Einkäufe passen zu keinem einzelnen Auftrag, und das Lagermaterial im Transporter macht alles unklarer.

Buchhaltungsprogramm

Es zeigt dir Material als Kostenart. Welchem Auftrag das Material gehört, zeigt es nur, wenn jemand jede Buchung von Hand zuordnet, und das macht kaum jemand durchgehend.

Der Fehler ist immer derselbe: Die Kosten werden nicht im Moment des Einkaufs erfasst, sondern später, vom Schreibtisch aus, aus der Erinnerung. Dann ist die Genauigkeit weg.

So sieht gute Nachkalkulation für Elektriker aus

Das Prinzip: Erfasse die Kosten in dem Moment, in dem sie entstehen, und hänge sie in derselben Handlung an den Auftrag. Wenn du mit einer Rolle Leitung und einer Packung Unterputzdosen vom Großhandel losfährst, ist der Beleg erfasst, bevor du den Motor startest. Nicht heute Abend, nicht am Wochenende.

Schritt eins: Der Auftrag existiert, bevor die Arbeit beginnt. Er hat einen Namen, eine Adresse und einen Angebotspreis. Mehr braucht es nicht.

Schritt zwei: Jede Fahrt zum Großhandel endet mit einem Belegscan. Du fotografierst den Beleg, Summe und Positionen werden gelesen, und er landet beim richtigen Auftrag. Das dauert auf dem Parkplatz weniger als eine Minute.

Schritt drei: Der Auftrag zeigt laufend seinen Gewinn

Mit jedem Beleg wird der Betrag vom Nettopreis abgezogen. Du siehst jederzeit, wo der Auftrag steht: im Plan, drüber oder besser als gedacht.

Schritt vier: Am Ende stimmt die Zahl

Du hast nichts rekonstruiert, jeder Einkauf wurde live erfasst.

Diese Kosten solltest du als Elektriker erfassen

Nicht jedes Gewerk hat dieselbe Kostenmischung. Für Elektriker zählen diese Posten:

Material (viel Menge, starke Schwankung). Leitungen, Schalter und Steckdosen, Verteiler, Rohre, Befestigungen. Es schwankt stark zwischen Aufträgen und zwischen Großhändlern. Das Material je Auftrag festzuhalten ist der Kern der Nachkalkulation in der Elektrik.

Lagermaterial aus dem Transporter (schwerer zu fassen, aber wichtig). Nimmst du 50 Meter Mantelleitung aus dem Bestand, den du vor drei Wochen gekauft hast, gehört das zu diesem Auftrag, auch wenn der Beleg alt ist. Ein praktischer Weg: Trag den Lagerverbrauch als grobe Summe im Auftrag ein und scanne nicht alte Belege nach. Gleichmäßigkeit ist wichtiger als Genauigkeit.

Lohnkosten und Subunternehmer

Arbeitet ein Geselle, ein Azubi oder ein anderer Betrieb mit, gehört deren Aufwand, als Stundensatz oder als Rechnung, zum Auftrag. Das gilt auch für deine eigene Zeit, einschließlich Messen, Prüfen und Dokumentieren. Wie du einen Stundensatz herleitest, steht in Stundenverrechnungssatz für Elektriker.

Mietgeräte

Mietest du für einen Auftrag eine Kernbohrmaschine oder einen Schlitzfräser, gehört das zum Auftrag.

Was du pro Auftrag meist nicht erfassen musst

Transporter, Messgeräte, Versicherung, Beiträge, Steuerbüro: Das sind Gemeinkosten. Sie gehören in deine allgemeine Buchhaltung und werden als Anteil auf die Aufträge verteilt, wie im Beispiel oben.

Wie sich dein Angebot mit der Zeit verändert

Nach einem halben Jahr mit Zahlen pro Auftrag kannst du Fragen beantworten, die du heute nicht beantworten kannst:

Was kosten mich meine Sanierungsaufträge im Schnitt an Material?

Welche Auftragsarten haben die beste Marge: Zählerschrankwechsel, Wallbox-Anschlüsse, Gewerbeinstallationen?

Ab welcher Größe oder Dauer eines Auftrags schrumpft meine Marge?

Mit diesen Antworten schreibst du deine Angebote nicht mehr nach Gefühl, sondern nach deinen eigenen Zahlen. Dieser Vorsprung wächst mit der Zeit.

Du kannst vorher nachrechnen, ohne etwas umzustellen. Der Gewinnrechner für Aufträge nimmt Nettopreis, Material und Stunden und zeigt die Marge in Sekunden, und die Vorlage für eine Auftragskalkulation macht dasselbe für ein ganzes Jahr. Für das Grundprinzip lies den Leitfaden zur Auftragsrentabilität oder Auftragskosten aus Belegen erfassen, und was der Begriff genau meint, erklärt Nachkalkulation im Handwerk. Andere Gewerke haben andere Stolpersteine: Installateure, Heizung und Klima und Handwerksbetriebe allgemein.

Nachkalkulation und Steuer sind zwei verschiedene Dinge

Für einen selbstständigen Elektriker sind Nachkalkulation und Steuer getrennte Themen, und wer sie verwechselt, glaubt oft, er kalkuliere schon nach.

Für die Steuer trägst du Einnahmen und Ausgaben nach Art ein, zum Beispiel Wareneinkauf, Fremdleistungen und Fahrzeugkosten (Anlage EÜR für Handwerker). Dem Finanzamt ist egal, zu welchem Auftrag ein Einkauf gehört. Es will Summen nach Kostenart. Die Nachkalkulation ist ein Werkzeug für deinen Betrieb, kein Nachweis fürs Finanzamt. Beides ergänzt sich: Das Steuerbüro nutzt die Summen, du nutzt die Zahlen pro Auftrag.

Gerechnet wird netto. Der allgemeine Steuersatz liegt 2026 bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG), und die Vorsteuer aus deinen Einkäufen bekommst du zurück. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du keine MwSt aus und kannst keine Vorsteuer abziehen. Die Grenze liegt seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Dann zählt dein Material mit dem Bruttobetrag vom Beleg als Kosten.

Es hilft auch umgekehrt: Wer jeden Beleg gleich scannt, hat zur Steuererklärung die Nachweise schon sortiert und datiert, statt sie im Schuhkarton zu suchen.

Was VanReceipts für die Nachkalkulation in der Elektrik tut

VanReceipts ist eine iPhone-App für genau diesen Ablauf. Cloud-KI liest den ganzen Beleg, jede Position eingeschlossen, und ohne Netz liest das Handy immerhin Händler, Datum und Betrag. Du bekommst eine bearbeitbare Vorschau und bestätigst, bevor etwas gespeichert wird. Den Auftrag wählst du selbst, damit der Beleg abgelegt ist, solange du noch weißt, wofür die Leitung war.

Du siehst den Gewinn des Auftrags laufend: Berechnetes, Material, Fahrtkosten, Lohnkosten und aktueller Stand. Jeder Beleg, jede Fahrt und jede Stunde ändert die Zahl. Für Fahrten gibst du Start und Ziel an und die App rechnet die Strecke aus, oder du tippst die Kilometer ein. Gesellen legst du mit ihrem echten Stundensatz im Team an und weist sie Aufträgen zu, ohne Aufpreis pro Person.

Der Ablauf für dich:

1. Vom Großhandel losfahren.
2. VanReceipts öffnen.
3. Beleg scannen und den Auftrag wählen.
4. Fertig. Zurück an die Arbeit.

VanReceipts erstellt keine Steuererklärung und ersetzt kein Buchhaltungsprogramm. Es deckt den Geldkreislauf des Auftrags ab, den die Buchhaltung auslässt: Angebote, Rechnungen, Belegkosten, Fahrtkosten und den Gewinn pro Auftrag direkt von der Baustelle. Für das Steuerbüro exportierst du die Zahlen als Excel- oder CSV-Datei. Welche Apps es sonst für dein Gewerk gibt, steht in Beste Apps für Elektriker.

Fang mit dem nächsten Auftrag an

Du musst nicht alles auf einmal umstellen. Leg deinen nächsten Auftrag an, scanne jeden Beleg dazu und vergleich am Ende den Gewinn mit dem, was du erwartet hast. Dieser eine Vergleich zeigt dir, ob dein Gefühl für die Marge stimmt oder ob bei jedem Auftrag Geld unbemerkt liegen bleibt.

Du kannst dich in VanReceipts erst mit Beispielaufträgen umsehen. Pro kostet 17,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr, mit 3 Tagen kostenlos beim Jahresabo, und bringt KI-Angebote, Rechnungen, Kartenzahlungen, unbegrenzte Scans, die Zeiten deines Teams, die volle Gewinnhistorie und iCloud-Sync. Alle Preise stehen auf der Preisseite.

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