En resumen
Una factura completa lleva número y serie, fecha, nombre, NIF y domicilio de las dos partes, la descripción del trabajo, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota. Si facturas a una empresa y tu actividad lo exige, resta además la retención de IRPF.
En esta guía
Acabas una reparación, el cliente te pregunta cuánto es y tienes que darle una factura que cumpla con Hacienda y que se entienda a la primera. En España lo que debe llevar no es cuestión de estilo: lo fija el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, el Reglamento de facturación, y la Agencia Tributaria lo repite en su página sobre el contenido de las facturas.
Los datos obligatorios
| Dato | Qué poner |
|---|---|
| Número y serie | Correlativo dentro de cada serie, sin saltos ni repeticiones. Por ejemplo 2026-0142. |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura. |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la de expedición. |
| Tus datos | Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio. |
| Datos del cliente | Nombre y domicilio. Su NIF es obligatorio cuando el cliente es empresa o autónomo; a un particular puedes facturarle sin él. |
| Descripción | Qué has hecho, con precios unitarios y descuentos, todo lo necesario para calcular la base. |
| Base imponible | El importe antes de impuestos. |
| Tipo de IVA | El porcentaje que aplicas: 21 %, 10 %, u otro si corresponde. |
| Cuota de IVA | El importe del IVA, en una línea aparte. |
| Menciones especiales | Si la operación está exenta o hay inversión del sujeto pasivo, la referencia que lo explica. |
La factura puede ir en papel o en formato electrónico, según el mismo Reglamento, así que una factura escrita a mano con todos estos datos es válida. El problema de hacerlas a mano es práctico: es fácil saltarse un número o perder la copia.
Un ejemplo real: reparación de un baño
Un fontanero cambia un plato de ducha que pierde agua en un piso de 1998. El cliente es un particular que vive en esa vivienda. Las horas a 38 € son la tarifa supuesta del ejemplo, no un precio de mercado.
Factura 2026-0142. Fecha de expedición: 5 de octubre de 2026. Vencimiento: 19 de octubre de 2026. Emisor: nombre, NIF y domicilio del fontanero. Cliente: Lucía Martín Ortega, calle del Olmo 18, 3.º B, Valladolid.
| Descripción | Cant. | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Desmontaje y retirada del plato de ducha antiguo y escombro | 1 | 120,00 € | 120,00 € |
| Mano de obra de fontanería: plato nuevo y desagüe (horas) | 6 | 38,00 € | 228,00 € |
| Mano de obra de alicatado de remates (horas) | 4 | 38,00 € | 152,00 € |
| Materiales: plato de ducha de 80 x 120 cm, sifón, adhesivo y silicona | 1 | 286,50 € | 286,50 € |
| Desplazamiento | 1 | 30,00 € | 30,00 € |
| Base imponible | 816,50 € | ||
| IVA 10 % | 81,65 € | ||
| Total | 898,15 € |
Debajo: Pago por transferencia a la cuenta indicada o con tarjeta desde el enlace de esta factura.
Tres cosas hacen que esta factura se pague sin llamadas:
- Cada línea es algo que el cliente vio. Vio salir el plato viejo y entrar el nuevo. Nada es un misterio.
- La mano de obra va en horas por precio. Diez horas a 38 € encajan con dos días en casa. Una sola línea de "mano de obra, 380 €" invita a preguntar.
- Los materiales van en una línea, no en veinte. El cliente no necesita cada tornillo. Guarda los tickets del almacén de materiales por si pregunta, y para tus propios gastos.
El IVA: 21 % o 10 %
El tipo general es el 21 %. En obras de renovación o reparación de una vivienda se aplica el 10 % solo si se cumplen a la vez las condiciones que publica la Agencia Tributaria (consultado en octubre de 2026):
- el destinatario es una persona física y la vivienda es para su uso particular, no para alquilar ni para un negocio;
- la construcción o rehabilitación de la vivienda terminó al menos dos años antes de empezar la obra;
- si pones tú los materiales, su coste no supera el 40 % de la base imponible.
En el ejemplo, los materiales son 286,50 € de 816,50 €, un 35 %, y el piso es de 1998, así que el 10 % es correcto. Si los materiales hubieran pasado del 40 %, la factura entera iría al 21 %. Pon siempre el tipo y la cuota en su propia línea, nunca metidos en los precios.
La retención de IRPF
La retención depende de dos cosas: a quién facturas y qué actividad tienes dada de alta. A un particular no se le aplica nunca. A una empresa o a otro autónomo, según el cuadro de tipos de retención de 2026 de la Agencia Tributaria:
- Actividades profesionales: 15 % de la base, o 7 % en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes.
- Determinadas actividades empresariales en estimación objetiva (módulos): 1 %.
- Actividades empresariales en estimación directa: sin retención.
La fontanería, la electricidad, la albañilería o la pintura son actividades empresariales en el IAE, así que la mayoría de oficios no retiene, salvo el 1 % si tributas por módulos. Si el mismo trabajo fuera para el baño de un bar, la factura cambiaría así:
| Particular | Bar, estimación directa | Bar, módulos | |
|---|---|---|---|
| Base imponible | 816,50 € | 816,50 € | 816,50 € |
| IVA | 10 %: 81,65 € | 21 %: 171,47 € | 21 %: 171,47 € |
| Retención IRPF | 0,00 € | 0,00 € | 1 %: −8,17 € |
| Total a cobrar | 898,15 € | 987,97 € | 979,80 € |
La retención se calcula sobre la base, nunca sobre el total con IVA, y va en su propia línea, restando.
Número, fecha y plazos
- Numeración
- El número es correlativo dentro de cada serie. Puedes empezar una serie por año (2026-0001) y las facturas rectificativas van en una serie propia. Los saltos y los números repetidos son lo primero que se nota en una comprobación. Más detalle en cómo numerar las facturas.
- Cuándo emitirla
- El artículo 11 del Reglamento pide expedirla al realizar la operación; si el cliente es empresa o autónomo, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente. En la práctica, mándala el mismo día que acabas: el cliente aún recuerda por qué paga.
- Vencimiento
- Escribe la fecha concreta ("vence el 19 de octubre"), no "a 15 días". Entre empresas, la Ley 3/2004 de morosidad fija 30 días naturales si no se pacta otra cosa, y como máximo 60 por acuerdo. A los particulares no se les aplica esa ley, pero un plazo corto y una fecha clara ayudan igual.
Verifactu en 2026
Verifactu es el reglamento que regula los programas informáticos de facturación. Según la Agencia Tributaria, consultada en octubre de 2026, será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. Hoy no es obligatorio. Antes de esa fecha, confirma con tu gestor que el programa con el que facturas está adaptado.
Cómo enviarla y cobrarla
Un PDF por correo o por mensaje funciona. Mejor aún si lleva un enlace para pagar con tarjeta: cada paso entre leer la factura y pagarla (entrar en el banco, copiar el IBAN) añade días.
Para probarlo con un trabajo real, el generador de facturas crea un PDF como el del ejemplo. Si trabajas desde un presupuesto, la factura debe repetir las mismas líneas en el mismo orden, con los cambios aprobados en líneas propias y fechadas. En VanReceipts el presupuesto se convierte en factura con un toque, y cada factura puede llevar un enlace de pago y un código QR a través de tu propia cuenta de Stripe; VanReceipts no se queda comisión, Stripe cobra la suya. La app no está certificada para Verifactu.
Si el trabajo empezó con un presupuesto hecho con IA, presupuestos con IA para autónomos explica qué revisar antes de que los números lleguen a la factura.
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¿Puedo hacer una factura a mano?
Sí. El Reglamento de facturación admite facturas en papel, y una factura manuscrita con todos los datos obligatorios es válida. Lo difícil es mantener la numeración correlativa sin saltos y conservar las copias.
¿Cuál es la diferencia entre factura y ticket?
El ticket es una factura simplificada: lleva menos datos y solo vale hasta 400 € con IVA incluido en general, o hasta 3.000 € en ciertos sectores. En un trabajo de oficio para una empresa, lo normal es emitir la factura completa con todos los datos de esta guía. Lo explicamos en factura simplificada o ticket.
¿Tengo que poner retención a un particular?
No. La retención de IRPF solo la practica quien paga cuando es empresa o autónomo. A un particular le facturas base más IVA.
¿Debo cobrar los materiales a precio de coste?
La mayoría de oficios aplica un margen a los materiales para cubrir el viaje al almacén, el tiempo de pedirlos y el riesgo de devoluciones. En la factura van a precio de venta; el coste queda en tus registros. Ten en cuenta que, para el IVA del 10 %, lo que cuenta es el coste de los materiales frente a la base.
