Kort gezegd
Een factuur van een zzp'er moet je naam en adres, die van de klant, je KVK-nummer, je btw-id, een opeenvolgend factuurnummer, factuurdatum, leverdatum, een omschrijving van het werk, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag bevatten. Gebruik je de KOR of verleg je de btw, dan gelden aangepaste regels.
In deze gids
De klus is af, de klant is tevreden en je wilt vandaag nog factureren. De Belastingdienst noemt precies wat er op een factuur moet staan, en voor een vakman komt dat neer op twaalf gegevens. Zet je die goed, dan is de factuur geldig. Of hij deze week betaald wordt of drie weken blijft liggen, hangt vooral af van hoe je het werk omschrijft en hoe makkelijk betalen is.
De factuureisen op een rij
Volgens de factuureisen van de Belastingdienst (geraadpleegd in oktober 2026) staat op je factuur:
- je volledige naam en die van je klant (een handelsnaam mag, als die bij KVK is ingeschreven)
- je volledige adres en dat van je klant
- je btw-identificatienummer, dat met NL begint
- je KVK-nummer, als je bij KVK bent ingeschreven
- de datum waarop je de factuur uitreikt
- een factuurnummer, uit een opeenvolgende reeks
- bij goederen: de hoeveelheid en de soort
- bij diensten: de soort en de omvang
- de leverdatum, de datum waarop je het werk hebt gedaan
- het bedrag zonder btw, apart per btw-tarief, met een prijs per eenheid waar dat kan
- het btw-tarief
- het btw-bedrag
Het KVK-nummer hoort trouwens niet alleen op de factuur. Volgens Ondernemersplein zet je je handelsnaam en KVK-nummer ook op offertes, brieven, e-mails en je website.
Een ingevuld voorbeeld
Een timmerman herstelt in twee dagen een houten vlonder met trap in een achtertuin. Het uurtarief van € 60 is de aanname van dit voorbeeld, geen marktcijfer. Dit is precies het soort klus waarbij een vage factuur een telefoontje oplevert: wat valt er onder "arbeidsloon € 720"?
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| 6 rotte vlonderplanken en 2 balken verwijderen en afvoeren | 1 | € 220,00 | € 220,00 |
| 2 balken versterken met geïmpregneerd hout, arbeidsloon (uren) | 5 | € 60,00 | € 300,00 |
| Nieuwe composiet vlonderplanken leggen, arbeidsloon (uren) | 7 | € 60,00 | € 420,00 |
| Materiaal: composietplanken, verdekte bevestiging, balktape | 1 | € 465,00 | € 465,00 |
| Losse trapboom vervangen, inclusief bevestigingsmateriaal | 1 | € 190,00 | € 190,00 |
| Totaal excl. btw | € 1.595,00 | ||
| btw 21% | € 334,95 | ||
| Totaal incl. btw | € 1.929,95 |
Boven de tabel staan de kopgegevens: Factuur 2026-0142, factuurdatum 9 oktober 2026, leverdatum 7 en 8 oktober 2026, te betalen vóór 23 oktober 2026, je naam, adres, telefoon, KVK-nummer en btw-id, en Aan: fam. De Vries, Elzenlaan 18, Utrecht. Eronder, in de u-vorm die een klant verwacht: U kunt betalen via de link in deze e-mail of door het bedrag over te maken naar het rekeningnummer hierboven, onder vermelding van het factuurnummer.
Drie dingen maken deze factuur makkelijk te betalen:
- Elke regel is iets wat de klant heeft zien gebeuren. De oude planken gingen eruit, de trap zit weer vast. Niets op de lijst is een raadsel.
- Arbeidsloon staat als uren maal tarief. Twaalf uur à € 60 is makkelijk te rijmen met twee dagen op de klus. Eén regel "arbeidsloon € 720" niet.
- Materiaal is één regel, geen twintig. De klant hoeft niet elke schroef te zien, wel dat het materiaal echt was en ongeveer wat het kostte. Bewaar de bonnen van de bouwmarkt of groothandel voor als de klant ernaar vraagt.
Reken het na: 220 + 300 + 420 + 465 + 190 = € 1.595,00, en 21% daarvan is € 334,95.
Het factuurnummer en de datums
- Factuurnummer
- De Belastingdienst vraagt om opeenvolgende nummers. Je kiest zelf waar je begint en of je het jaartal ervoor zet: 2026-0142 is prima, 142 ook. Kies één opzet en houd die aan, zonder gaten of dubbele nummers. Meer daarover in het factuurnummer.
- Factuurdatum, leverdatum en betaaltermijn
- Factureer je een andere ondernemer, dan verstuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Zet de echte vervaldatum op de factuur ("te betalen vóór 23 oktober 2026") en niet alleen "14 dagen". Wie op zondagavond rekeningen betaalt, wil niet gaan tellen.
- Gegevens van de klant
- Naam en factuuradres, en het adres van de klus als dat anders is. Een verhuurder of vve betaalt vaak vanaf een ander adres dan waar je hebt gewerkt.
De btw: 21%, 9%, KOR of verlegd
- 21% is de standaard
- De meeste klussen vallen onder het algemene tarief uit het overzicht van btw-tarieven. Zet de btw op een eigen regel met het tarief erbij, niet verstopt in de prijzen.
- 9% voor sommige werkzaamheden aan woningen
- Schilderen en stukadoren van een woning die ouder is dan 2 jaar valt in 2026 onder het verlaagde tarief, voorbereiding en gebruikte materialen inbegrepen, volgens de Belastingdienst over schilderen en stukadoren. Gipsplaten zetten, wandtegels en vloeren leggen gaan wel tegen 21%. Staan er op één factuur regels tegen 9% en tegen 21%, dan vermeld je het bedrag zonder btw per tarief apart.
- KOR: geen btw op de factuur
- De kleineondernemersregeling kun je gebruiken zolang je omzet onder de € 20.000 per kalenderjaar blijft. Je rekent dan geen btw. Je bent dan niet verplicht om te factureren. Doe je het wel, dan zet je er geen btw op en vermeld je dat je de kleineondernemersregeling gebruikt, bijvoorbeeld: "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling."
- Btw verlegd als onderaannemer
- Werk je in onderaanneming voor een hoofdaannemer aan een gebouw, dan verleg je de btw naar die aannemer. Op de factuur komt dan geen btw-bedrag, wel "btw verlegd", het btw-id van de aannemer en de vergoeding per btw-tarief zoals die zonder verlegging zou gelden.
Versturen en bewaren
Stuur de factuur op de dag dat de klus klaar is. Het werk is vers, de klant is tevreden en weet nog waarvoor hij betaalt. Een factuur die twee weken later komt, concurreert met alles wat hij sindsdien heeft gekocht.
Of je op papier of digitaal factureert, bepaal je zelf; voor een digitale factuur moet de klant wel akkoord gaan. Een pdf per mail of app werkt, een link waarmee de klant meteen betaalt werkt beter. Elke extra stap tussen lezen en betalen kost dagen. Met VanReceipts Pro krijgt elke factuur een betaallink en QR-code via je eigen Stripe-account; VanReceipts houdt niets in, Stripe rekent zijn eigen transactiekosten.
Bewaar je facturen 7 jaar, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd: een digitale factuur bewaar je digitaal. Facturen over onroerende zaken bewaar je 10 jaar.
Wil je het meteen op een echte klus proberen, dan maakt de factuurgenerator een pdf zoals hierboven.
Als de factuur uit een offerte komt
Heb je eerst een offerte gestuurd, gebruik dan op de factuur dezelfde regels in dezelfde volgorde, met goedgekeurd meerwerk als eigen regels met datum. De klant legt ze naast elkaar, ook als hij dat niet zegt. Gelijke regels laten het snelst zien dat de eindprijs de afgesproken prijs is. In VanReceipts zet je de offerte met één tik om in een factuur, dus de regels kloppen zonder overtypen.
Begon de klus met een offerte die met AI is opgesteld, lees dan offerte maken met AI over wat je controleert voordat de bedragen op de factuur komen.
Wat leverde dat project echt op?Winst en marge van elk project in seconden.Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur met de hand schrijven?
Ja. De Belastingdienst laat je kiezen tussen papier en digitaal, en een handgeschreven factuur met alle verplichte gegevens is geldig. De nadelen zijn praktisch: opeenvolgende nummers bijhouden is lastiger, versturen kost meer moeite en je moet het papieren exemplaar 7 jaar bewaren.
Moet ik ingeschreven zijn bij KVK om te factureren?
Lever je zelfstandig en regelmatig werk tegen betaling aan anderen dan familie of vrienden, dan ben je volgens KVK ondernemer en moet je je inschrijven. Je KVK-nummer staat dan op elke factuur.
Moet ik een particulier een factuur sturen?
Wettelijk meestal niet: de factuurplicht geldt voor leveringen aan ondernemers en rechtspersonen. In de praktijk wil een particulier toch een factuur, al is het maar voor de garantie, en voor je eigen administratie heb je hem ook nodig.
Wat is het verschil tussen een factuur en een kassabon?
Een factuur vraagt om betaling, een kassabon of kwitantie bevestigt dat er betaald is. Zie factuur of kassabon.
Reken ik materiaal tegen inkoopprijs?
De meeste vakmensen zetten een opslag op materiaal, voor het halen, bestellen en het risico op retouren. Zet het materiaal tegen je verkoopprijs op de factuur en houd je inkoopprijs in je eigen administratie. Hoe opslag en marge van elkaar verschillen, lees je in marge berekenen of opslag.
