Control de costes para fontaneros: lo que te cuesta de verdad cada proyecto

Un fontanero con cinco años de oficio suele tener buen ojo para los precios. Sabe lo que cuesta cambiar un termo, sabe cuánto vale su hora y sabe más o menos cuánto material se va en un baño normal.

Tener buen ojo no es lo mismo que saberlo. El control de costes por proyecto convierte ese ojo en una cifra, proyecto a proyecto, para que puedas confirmar tu intuición o corregirla antes de que te cueste dinero.

El problema del fontanero: la furgoneta y los imprevistos

El oficio tiene dos rasgos que hacen más difícil llevar las cuentas por proyecto de lo que parece.

El primero es el material de la furgoneta. La furgoneta de un fontanero es un almacén con ruedas: codos, racores, tubo multicapa, restos de cobre, juntas, latiguillos, cinta de teflón, cartuchos de grifo. Buena parte de lo que se monta en un proyecto sale de existencias que compraste hace semanas. No hay ticket que escanear el día del trabajo, porque la compra se hizo en el almacén de fontanería hace dos jueves y entonces no sabías que acabaría en el baño de hoy.

Eso crea un punto ciego. Las compras en el almacén que sí apuntas probablemente son exactas. El consumo de la furgoneta es invisible, y sumado a lo largo de un año deja de ser pequeño.

El segundo es la variación entre proyectos. Una reforma de baño puede salir según lo previsto, con buen margen, o convertirse en un día de picar y reponer cuando detrás del alicatado aparece una bajante en mal estado. Los dos proyectos se parecen por fuera y se presupuestan con la misma confianza. Rinden de forma muy distinta. Sin seguimiento por proyecto, no ves el patrón.

Qué es el control de costes por proyecto

Es apuntar ingresos y costes por proyecto, no solo por mes o por año.

Tu programa de contabilidad te da los ingresos totales, el material total y los gastos generales. Eso sirve para los impuestos. No sirve para decidir precios, porque lo promedia todo.

El control de costes te enseña esto:

La reforma facturó el doble y el tramo de tubería que no esperabas se llevó buena parte. Las cifras son supuestos del ejemplo, no precios de mercado: usa los tuyos.

¿Qué tipo de proyecto quieres hacer más? No lo puedes responder sin datos por proyecto. Con los de un año tienes un retrato de tu propio negocio que no te da ninguna media del sector, porque refleja tu zona, tus precios y tus clientes.

Por qué los métodos habituales se quedan cortos

La hoja de cálculo

Algunos fontaneros llevan una hoja con una pestaña por proyecto y van apuntando el material. Funciona si eres muy disciplinado. Falla igual que con el material de la furgoneta: las compras que no se apuntan y los tickets que se quedan en el bolsillo sin llegar a una fila.

El programa de contabilidad

Te obliga a imputar a mano cada movimiento o cada línea de factura a un proyecto. En la práctica, es una sesión de despacho a posteriori, intentando casar movimientos con proyectos de memoria. Es arqueología: reconstruir el coste desde un extracto en lugar de recogerlo en el momento de la compra. Si quieres ver dónde se queda corto este tipo de programas, lo cuenta la guía sobre programas de facturas para autónomos de oficios.

El repaso mensual del extracto

Muchos autónomos concilian el banco a fin de mes. En teoría recoge todo, pero queda a un paso de la realidad. Cuando casas una compra de hace tres semanas con un proyecto que terminó hace diez días, la precisión se pierde rápido.

El hilo común es que el coste se recoge después del hecho. Un buen sistema lo hace al revés: lo recoge en el momento, en la obra.

Un método práctico para fontaneros

El método que funciona en oficios de campo es sencillo: escanea cada ticket antes de arrancar la furgoneta.

Antes de empezar

crea el proyecto con un nombre, la dirección y el importe presupuestado. No hace falta que sea elaborado. Un nombre y una cifra.

En cada viaje al almacén

escanea el ticket. El total va al proyecto. Ese hábito es lo que hace exacto todo lo demás.

Material de la furgoneta

el que sacas de tus existencias, apúntalo como un valor aproximado en el proyecto. No hay que volver a escanear compras antiguas. Una cifra aproximada es mejor que nada, y con constancia sale una media razonable de material de furgoneta por tipo de proyecto.

Ayudantes y subcontratistas

si traes a otro fontanero o a un ayudante un día, apunta su coste (por factura o por hora) en el proyecto igual que un ticket de material. Si es un autónomo, pídele factura.

Al terminar

el proyecto te enseña lo facturado menos los costes apuntados. Ese es tu beneficio en ese proyecto, hecho con datos reales.

Ejemplo: cambio de un termo eléctrico

Así queda un cambio de termo normal. Presupuestas 1.250 € sin IVA por suministro e instalación de un termo eléctrico de 80 litros. La mañana del proyecto pasas por el almacén de fontanería y compras el termo, el grupo de seguridad, los latiguillos y dos llaves: 468 €. Escaneas el ticket en el aparcamiento. De la furgoneta salen un poco de tubo multicapa, racores y cinta de teflón, y apuntas 22 € en el proyecto. La recogida del termo viejo por un gestor de residuos son 35 €. Y tu tiempo son cinco horas, que a 30 € la hora (tu coste, un supuesto del ejemplo) suman 150 €.

Los costes suman 675 € y el beneficio es de 575 €, un 46,0 % de lo facturado. El IVA va aparte: con el tipo general del 21 %, la factura al cliente es de 1.250 € más 262,50 € de IVA, 1.512,50 €. Esos 262,50 € no son tuyos, los ingresas a Hacienda, así que no cambian el beneficio. El 21 % es el tipo general que publica la Agencia Tributaria; en algunas reformas de vivienda puede aplicarse el 10 %, pero solo si se cumplen las condiciones de la Ley 37/1992 del IVA, y ante la duda conviene preguntar al gestor antes de facturar.

Tras diez cambios de termo, ves que el material del almacén oscila entre 430 € y 600 €, con una media de 490 €. Con el resto de costes como en el ejemplo, tu beneficio va de 443 € a 613 €, con una media de 553 €. Esa media es tu margen real en un cambio de termo, no una estimación.

Cuando un cliente regatea, sabes dónde está tu suelo. Y cuando una administración de fincas te pide un precio por volumen, sabes qué puedes absorber y qué no.

El proyecto que te sorprendió

La otra cara del termo es la sustitución de tuberías que sale mal. El cliente quiere cambiar la instalación de agua de todo el piso, presupuestas con confianza, y luego la tubería va empotrada en la solera, hay que cambiar la grifería en lugar de reutilizarla y acabas dos jornadas por encima de lo previsto y con 400 € de material imprevisto.

Sin seguimiento por proyecto, ese trabajo se funde con los números del mes. Sabes que fue duro, pero la cuenta de resultados del año parece aceptable.

Con seguimiento, ves la diferencia exacta: 16 horas y 400 € de material que no estaban en el presupuesto, y un beneficio que se queda en menos de la mitad. Y empiezas a incluir en los presupuestos de viviendas antiguas una cláusula que diga que el precio se revisa si al abrir aparece algo que no se podía ver. En presupuesto cerrado o estimado tienes qué te compromete cada tipo.

Ese es el valor del control de costes: no solo conocer la cifra, sino poder actuar con ella.

El control de costes y tu declaración son cosas distintas

Para el IRPF en estimación directa, un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, registrado en los libros-registro y justificado, según el manual de la Agencia Tributaria. A Hacienda le interesan los totales por tipo de gasto, no a qué proyecto fue cada compra. Dónde va cada cosa cada trimestre lo explica la guía de los modelos 130 y 303, y qué puedes deducir en un oficio, la de gastos deducibles del autónomo.

El control de costes es una herramienta de gestión, no de cumplimiento fiscal. Tu gestor trabaja con totales y tú con cifras por proyecto. Se complementan.

Hay una ventaja fiscal en escanear cada ticket. Para deducir el IVA de una compra necesitas la factura original como documento justificativo, según el artículo 97 de la Ley 37/1992, y un ticket sin tus datos no suele valer. La diferencia está en factura, factura simplificada o ticket. Si escaneas cada compra en el almacén sobre la marcha, y pides la factura con tu NIF cuando la necesitas, al llegar el trimestre la justificación ya está ordenada y con fecha.

Y si trabajas también como subcontratista para otra empresa, esos ingresos entran en tu actividad como cualquier otra factura. Aun así necesitas apuntar sus costes en el proyecto si quieres saber qué dejó cada uno.

Cómo lo hace VanReceipts

VanReceipts es una app para iPhone pensada para este flujo de campo. Haces la foto al ticket y la IA en la nube lee el total y cada línea. Tú revisas la lectura, eliges el proyecto de tu lista y confirmas antes de que se guarde nada, de modo que el ticket queda en el proyecto correcto mientras aún recuerdas para qué era. Sin cobertura, el teléfono lee al menos proveedor, fecha y total.

El beneficio en vivo del proyecto muestra lo facturado, el material, el kilometraje, la mano de obra y el resultado. Cada ticket, trayecto y hora actualiza la cifra al momento. El kilometraje se registra eligiendo origen y destino, o escribiendo tú la distancia. Sin hoja de cálculo ni sesiones de despacho.

Donde más ayuda a un fontanero es en las compras del almacén de fontanería para un proyecto en marcha. El material de la furgoneta seguirá necesitando una cifra aproximada a mano en lugar de un escaneo, y VanReceipts no lo cambia, pero hace exacto lo que sí compras.

VanReceipts no sustituye a un programa de contabilidad completo ni presenta tus impuestos, y no se conecta con ninguno: exportas a Excel o CSV y se lo pasas a tu gestor. Añade la capa de dinero del proyecto que esos programas dejan corta: presupuestos, facturas, costes de tickets, kilometraje y beneficio en vivo por proyecto.

Empieza por tu próximo proyecto

Anota el importe presupuestado, escanea cada ticket, registra los kilómetros y mira qué beneficio marca la app cuando termines.

Si la cifra coincide con tu intuición, tu precio está bien. Si te sorprende, para bien o para mal, has aprendido algo que cambiará cómo presupuestas cada proyecto parecido.

Puedes probar los números primero con la calculadora de rentabilidad de proyecto, o llevar el registro de todo el año con la plantilla de control de costes en hoja de cálculo. Para el método completo, empieza por la guía de rentabilidad de proyecto y seguir los costes de un proyecto desde los tickets. Otros oficios: electricistas, instaladores de climatización y autónomos de la obra en general.

Puedes mirar VanReceipts gratis con proyectos de ejemplo. Para registrar tus proyectos reales hace falta Pro, que cuesta 17,99 € al mes o 99,99 € al año, con 3 días de prueba gratis en el plan anual, e incluye escaneos sin límite, mano de obra del equipo, historial completo de beneficios y sincronización con iCloud.

Los mismos datos mejoran el siguiente presupuesto. Presupuesto de fontanero: cómo calcular un precio cerrado que aguante parte de costes reales, y las mejores apps para fontaneros repasan el resto de herramientas.

VanReceipts (en el App Store de España: Facturas y gastos VanReceipts) es una app para iPhone para oficios: presupuestos, facturas, kilometraje, gastos desde tickets y beneficio por proyecto. La IA en la nube lee tus tickets y tú confirmas antes de que se guarde nada.