Control de costes para instaladores de climatización: cuánto dejó cada instalación y cada aviso

En climatización, un día es un aviso de 40 minutos y al siguiente una instalación de dos jornadas con un equipo que pesa y un ayudante en la obra. Esa distancia es justo la razón de llevar el control de costes: los proyectos que parecen grandes no siempre son los que más dejan, y la única forma de saberlo es calcular cada uno completo.

Por qué la climatización tiene un problema propio

En la mayoría de los oficios el material es una parte moderada del proyecto. En climatización suele pasar lo contrario: en una instalación, el equipo puede ser el coste más grande, a veces más que la mano de obra. Eso cambia las cuentas. Un desliz pequeño en la compra de una máquina cara, por ejemplo un precio de tarifa que el distribuidor subió y no actualizaste en el presupuesto, se come el margen de toda la instalación.

En el otro extremo están los avisos: muchos, de poco importe cada uno. Un trayecto a por una pieza que nadie apunta y diez minutos sin cobrar en cada visita suman mucho a final de mes. Costear los dos extremos con honestidad es la única manera de saber cuál de las dos mitades de tu negocio te sostiene.

Costear una instalación a partir del equipo

El control de costes por proyecto consiste en apuntar todo lo que cuesta un proyecto concreto y compararlo con lo que cobraste, para ver el beneficio de ese proyecto y de ningún otro.

Beneficio del proyecto = lo facturado, sin IVA − (equipo + materiales + mano de obra + subcontratistas + kilometraje + gastos generales del proyecto)

En climatización conviene separar el equipo del resto de materiales, porque es donde se mueve más dinero y donde se esconden los errores de presupuesto más caros.

Cómo suelen llevar las cuentas los instaladores

Lo habitual es vigilar el precio del equipo, porque es grande y evidente, y calcular a ojo todo lo demás. El problema es que todo lo demás existe: el gas refrigerante, la línea frigorífica y los accesorios, el viaje extra a por una pieza, la hora de puesta en marcha, el ayudante para subir la unidad exterior. En una instalación suman una cantidad seria, y si solo contaste la unidad exterior y la interior, tu cifra de beneficio es ficción.

Los avisos fallan al revés. Cada uno es pequeño, así que ningún coste parece digno de apuntarse y no se registra nada. Pero quince avisos a la semana, con una compra de material sin ticket y diez minutos sin cobrar en cada uno, abren un agujero grande al cerrar el mes.

Cómo es un buen control de costes en climatización

Calculado bien, cada proyecto carga con todo su peso:

• Equipamiento y equipos: lo que pagaste de verdad, no el precio de la temporada pasada.
• Materiales: gas refrigerante, línea frigorífica, accesorios, conductos, material eléctrico, soportes, consumibles.
• Mano de obra: tus horas y las del ayudante, a coste real, incluidas la puesta en marcha y el papeleo.
• Subcontratistas: un electricista para la acometida, el alquiler de una grúa o una plataforma, cualquiera a quien pagaste.
• Kilometraje: al almacén, a la obra y el viaje de vuelta a por la pieza que te faltó.
• Gastos generales del proyecto: una parte del seguro, las herramientas, los manómetros, la furgoneta y el teléfono.

Los costes que más se escapan

La última pesa en climatización más que en casi cualquier oficio. Una visita en garantía te cuesta tiempo, combustible y a veces material, sin factura que la acompañe. Si nunca imputas esas visitas a la instalación original, un proyecto que parecía rentable puede convertirse en pérdida durante el periodo de garantía, y no sabrás qué producto ni qué presupuesto tuvo la culpa.

Un ejemplo: instalación en una vivienda

Una instalación de aire acondicionado en un piso, presupuestada en 4.800 € sin IVA. Las cifras son supuestos del ejemplo, no precios de mercado: usa los tuyos.

Los costes suman 3.574 € y el beneficio es de 1.226 €, un 25,5 % de lo facturado sin IVA. Sano. El IVA va aparte: con el tipo general del 21 %, la factura al cliente es de 4.800 € más 1.008 € de IVA, 5.808 €, y esos 1.008 € no son tuyos, los ingresas a Hacienda. El 21 % es el tipo general que publica la Agencia Tributaria, que también publica los tipos reducidos del 10 % y del 4 %; cuál corresponde a cada trabajo depende de las condiciones de la Ley 37/1992 del IVA, y ante la duda conviene preguntar al gestor antes de facturar.

Ahora añade una visita de garantía tres meses después: dos horas tuyas (60 €), 60 km (15 €) y una pieza de 25 €, en total 100 €. El beneficio real de esa instalación pasa a 1.126 €, un 23,5 %. Si llegan dos visitas, queda en 1.026 €, un 21,4 %. Solo un control de costes que sigue al proyecto a través de sus visitas te deja verlo.

Puedes probar tus propias cifras con la calculadora de rentabilidad de proyecto.

Cómo cambia esto tus presupuestos

Cuando has costeado unas cuantas instalaciones y un mes de avisos, los patrones aparecen rápido. Ves qué líneas de equipos aguantan el margen después de las visitas de garantía, qué avisos merecen tu tiempo y cuáles apenas cubren gastos, y dónde se quedan cortos tus presupuestos, casi siempre en la puesta en marcha y en los viajes de vuelta. Esa evidencia vale más que cualquier guía de precios, porque es tu negocio, tus distribuidores y tu zona.

Los mismos registros sirven para tus gastos deducibles

Cada coste que apuntas para el control de proyectos es también un gasto que puede entrar en tu actividad, así que el mismo hábito sirve para dos cosas: registros limpios para tu declaración y márgenes por proyecto con los que decidir. En estimación directa, un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, registrado y justificado, según el manual de la Agencia Tributaria. Separar equipos, material y subcontratas sobre la marcha te ahorra la clasificación de fin de año, y escanear los tickets en el momento deja las cifras listas cuando llega el trimestre, en lugar de rebuscar por la furgoneta. Qué va en cada modelo lo cuenta la guía de los modelos 130 y 303, y qué puedes deducir en un oficio, la de gastos deducibles del autónomo.

Qué hace VanReceipts en el control de costes de climatización

VanReceipts es una app para iPhone pensada para esto: presupuesta y factura la instalación, escanea el ticket del distribuidor y el del combustible desde el asiento delantero, registra kilometraje y horas, y el beneficio del proyecto aparece sin hoja de cálculo. La IA en la nube lee el ticket entero, línea a línea; tú lo revisas, eliges el proyecto y confirmas antes de que se guarde nada, así que en una semana con varios proyectos abiertos es un toque y no un rompecabezas a fin de mes. Sin cobertura, el teléfono lee al menos proveedor, fecha y total. El kilometraje se registra eligiendo origen y destino, o escribiendo tú la distancia. El método completo está en seguir los costes de un proyecto desde los tickets, y para el precio del desplazamiento y de la hora, en la guía de precios de climatización.

VanReceipts no se conecta con programas de contabilidad: exportas a Excel o CSV y se lo pasas a tu gestor.

Para el panorama general, empieza por la guía de rentabilidad de proyecto. Otros oficios: electricistas y fontaneros.

Puedes mirar VanReceipts gratis con proyectos de ejemplo. Para registrar tus proyectos reales hace falta Pro, que cuesta 17,99 € al mes o 99,99 € al año, con 3 días de prueba gratis en el plan anual. Más detalle en precios.

Preguntas frecuentes

Empieza por una instalación

Elige tu próxima instalación o aviso y cuéntalo todo: equipo, gas refrigerante, cada viaje, tus horas, el ayudante. Luego síguelo a través de las visitas de garantía. La primera vez que veas el margen real de un proyecto a lo largo de su vida, presupuestarás el siguiente con mucha más seguridad.

Descarga VanReceipts en el App Store y calcula tu próximo proyecto de climatización desde la furgoneta.