Projectadministratie uitgelegd, in gewone taal voor vakmensen

Projectadministratie klinkt als iets voor iemand op kantoor met een map vol grootboekkaarten. Haal het jargon weg en het is iets wat elke vakman al half in zijn hoofd doet: weten wat elk project je kostte, zodat je weet wat elk project opleverde. Hieronder de versie in gewone taal, voor het vak en niet voor een examen bedrijfseconomie.

Wat projectadministratie is

Projectadministratie is je kosten ordenen per project in plaats van per soort. Je houdt niet één grote stapel "materiaal" en een andere stapel "brandstof" bij, maar je zet elke kost bij het project waarvoor hij was. Doe je dat, dan kun je aan het eind van een project de enige vraag beantwoorden die ertoe doet: heeft het geld opgeleverd, en hoeveel.

Dat is het hele idee. De rest is detail.

Ordercalculatie, nacalculatie en delingscalculatie

Je komt een paar termen tegen die mensen in de war brengen. De korte versie:

• Projectadministratie (in de bedrijfseconomie ook ordercalculatie genoemd) volgt de kosten project voor project. Dat past bij werk waar elk project anders is, en dat is precies het werk van een vakman. Een badkamer verbouwen en een woning opnieuw bedraden zijn niet hetzelfde project, dus je rekent ze apart door.
• Nacalculatie is de afrekening achteraf: wat het project echt kostte, naast wat je in de offerte had geschat. In de bouw is dat het gangbare woord. Hoe je het aanpakt staat in nacalculatie voor zzp'ers in de bouw.
• Delingscalculatie rekent de gemiddelde kostprijs uit van heel veel gelijke producten, zoals een fabriek die duizenden dezelfde onderdelen maakt. Voor het vak past dat helemaal niet.

Voor een vakman komen projectadministratie en ordercalculatie in de praktijk op hetzelfde neer: elk project apart doorrekenen. Delingscalculatie is niet jouw wereld, die kun je laten liggen.

De formule, in gewone woorden

Elke projectkost valt in een paar bakken. Tel ze op en trek ze af van de prijs:

"Direct" betekent alleen dat de kost bij één project hoorde. Overhead is wat je deelt met al je projecten. Een simpele manier om overhead mee te nemen: neem je vaste lasten per maand, deel ze door het aantal projecten dat je gewoonlijk per maand doet, en tel dat stukje bij elk project op.

Reken alles zonder btw. De btw op je factuur draag je af, en de btw op je bonnen mag je als ondernemer als voorbelasting aftrekken (Belastingdienst, geraadpleegd in 2026). Geen van beide is omzet of kosten van het project.

Een rekenvoorbeeld uit het vak

Neem een project waarvoor je € 1.100 zonder btw rekent. Met het algemene btw-tarief van 21 % (tarief 2026) wordt de factuur € 1.331, maar die € 231 btw is niet van jou. Het uurtarief, het tarief van de hulp, de kilometerprijs en de overhead zijn de aannames van dit voorbeeld, geen marktcijfers.

De kosten komen samen op € 890. De winst is € 210, ongeveer 19 % van de prijs. Dat is projectadministratie, klaar. Je had geen grootboek of cursus nodig, alleen een paar getallen die bij één project horen. Reken je eigen project door met de winstcalculator per project.

Waarom een zzp'er de volledige versie niet nodig heeft

De leerboekversie stapelt complexiteit op: opslagpercentages op loonkosten, kostenplaatsen, verdeelsleutels voor indirecte kosten, rekeningen voor onderhanden werk. Die machinerie bestaat voor bedrijven met personeel op de loonlijst, een kantoor en een boekhouder die het bijhoudt. Als zzp'er of klein bedrijf heb je daar niets aan. Je moet de echte kosten, je eigen tijd inbegrepen, afzetten tegen de prijs van elk project. Houd het zo simpel en je blijft het doen, en dat is beter dan een perfect systeem waar je na twee weken mee stopt.

Hetzelfde inzicht uit een gescande bon

Het lastige van projectadministratie was nooit de som. Het lastige is elke kost bij het juiste project houden zonder 's avonds alles over te typen. Daar doet de bon het werk. Bijna elke kost in het vak komt met een bon, dus als je elke bon scant zodra je hem krijgt en hem bij het project zet, bouwt de administratie zich vanzelf op.

VanReceipts laat cloud-AI de hele bon lezen, elke regel inbegrepen, en zet de kosten bij het project dat jij kiest. Kilometers voer je in met Van en Naar, of je typt de afstand zelf. Je uren en die van je ploeg komen op hetzelfde project, en je ziet de winst per project, met de offerte en de factuur op datzelfde project als je factureert. De werkwijze staat in projectkosten bijhouden met je bonnen.

Voor het volledige beeld begin je bij winst per project, uitgelegd, en daarna de versies per vak voor elektriciens, loodgieters en installateurs.

Werk je al met een boekhoudprogramma, dan staat in kosten per project in je boekhoudprogramma hoe je dat inricht, en voor iets eenvoudigers is er een boekhoudprogramma voor zzp'ers. De belastingkant staat in zelfstandigenaftrek en winst uit onderneming.

Veelgestelde vragen

Download VanReceipts in de App Store en reken je volgende project door terwijl je eraan werkt.