En resumen
No necesitas libro mayor ni programa de contabilidad. Asocia cada coste al proyecto al que pertenece en el momento en que lo pagas, ponle precio a tus horas y compara el total con lo facturado sin IVA. Casi todo lo demás que añade el término es vocabulario.
En esta guía
«Contabilidad de costes por proyecto» suena a algo de una oficina con archivadores y un programa que solo entiende la gestoría. Quítale la jerga y significa algo que cualquier autónomo de un oficio ya hace a medias de cabeza: saber cuánto te cuesta cada proyecto, para saber cuánto te dejó cada proyecto. Esta es la versión en claro, pensada para un oficio y no para un examen de contabilidad.
Qué es la contabilidad de costes por proyecto
La contabilidad de costes por proyecto es una forma de ordenar los costes por proyecto en lugar de por tipo. En vez de un montón grande de «materiales» y otro de «combustible», cada coste queda unido al proyecto concreto para el que fue. Si lo haces así, puedes responder a la única pregunta que importa al terminar un proyecto: ¿ganó dinero, y cuánto?
Esa es toda la idea. Lo demás es detalle.
Costes por proyecto, por órdenes de trabajo y por procesos
Verás tres términos, y confunden a mucha gente. La versión corta:
- Costes por proyecto, que en los manuales de contabilidad de costes aparece como sistema de costes por órdenes (de trabajo, de fabricación o por pedidos), sigue los costes proyecto a proyecto. Encaja con el trabajo en el que cada encargo es distinto, que es justo el trabajo de un oficio. Reformar un baño y renovar la instalación eléctrica de un piso no son el mismo proyecto, así que se calculan por separado.
- Costes por procesos sigue el coste medio de producir muchas unidades iguales, como una fábrica que hace miles de piezas idénticas. No encaja en absoluto con el trabajo de un oficio.
Para un autónomo de oficio, «costes por proyecto» y «costes por órdenes» significan lo mismo en la práctica: calcular cada proyecto por su cuenta. Los costes por procesos no son tu mundo, así que puedes olvidarte de ellos.
La fórmula, dicha en claro
Cada coste de un proyecto cae en una de unas pocas partidas. Súmalas y réstalas del precio:
| Partida | Qué es |
|---|---|
| Materiales directos | Las piezas y el material comprados para ese proyecto |
| Mano de obra directa | Tus horas, y cualquier ayuda, a una tarifa por hora real |
| Otros gastos directos | Subcontratistas, alquiler de maquinaria, retirada de escombros, kilometraje del proyecto |
| Parte de gastos generales | Una porción de tus gastos fijos: seguro, herramienta, furgoneta |
«Directo» solo quiere decir que el coste pertenece a un proyecto. Los gastos generales son lo compartido, lo que repartes entre todos tus proyectos. Una forma sencilla de hacerlo: toma tus gastos fijos de un mes, divídelos entre el número de proyectos que sueles hacer en un mes y añade esa parte a cada proyecto. Con 1.200 € de gastos fijos y unos 20 proyectos al mes, cada proyecto carga 60 €.
El IVA va aparte. El IVA que cobras al cliente no es ingreso tuyo, y el IVA de las facturas del almacén no es coste del proyecto si lo deduces. Lleva precio y costes sin IVA. Para deducir ese IVA necesitas la factura del proveedor, que es el documento que exige el artículo 97 de la Ley 37/1992 del IVA (texto consolidado consultado en octubre de 2026). La diferencia entre ticket y factura está en factura, factura simplificada o ticket.
Un ejemplo de oficio
Un proyecto que facturas en 1.000 € sin IVA. Todos los costes de la tabla van también sin IVA.
| Facturado, sin IVA | 1.000,00 € |
|---|---|
| Materiales del almacén | 280,00 € |
| Tu mano de obra, 9 horas a 32 € | 288,00 € |
| Ayudante, media jornada | 100,00 € |
| Gastos generales del proyecto | 60,00 € |
| Beneficio | 272,00 € |
Los costes suman 728 €, así que el beneficio es 272 €, un margen del 27,2 %. Con el IVA general del 21 % que fija el artículo 90 de la misma ley, la factura al cliente es de 1.000 € más 210 € de IVA, 1.210 €. Esos 210 € los ingresas a Hacienda en el trimestre, así que no cambian el beneficio. Esto es contabilidad de costes por proyecto, hecha. No te hizo falta un libro mayor ni un curso: te hizo falta mantener cuatro cifras unidas a un proyecto. Puedes hacer la tuya con la calculadora de rentabilidad de proyecto.
La tarifa de 32 € por hora y el resto de importes son supuestos del ejemplo, no precios de mercado. Usa los tuyos.
Por qué un autónomo no necesita la versión completa
La contabilidad de costes de manual se complica mucho: tasas de cargas sociales sobre la mano de obra, bases de reparto de los gastos indirectos, cuentas de obra en curso. Esa maquinaria existe para empresas con nóminas, una oficina y un departamento de administración que la alimente. Si trabajas solo o con un equipo pequeño, no necesitas nada de eso. Necesitas contar los costes reales, incluido tu propio tiempo, frente al precio de cada proyecto. Mantenlo así de sencillo y seguirás haciéndolo, que vale más que un sistema perfecto que abandonas a las dos semanas.
Cómo sacar lo mismo escaneando tickets
Lo difícil de la contabilidad de costes por proyecto nunca ha sido la cuenta: es mantener cada coste unido al proyecto correcto sin sentarte por la tarde a teclearlos. Ahí el ticket hace el trabajo por ti. Cada coste de un oficio llega con un papel, ya sea el ticket o la factura del almacén de materiales, de la gasolinera o del subcontratista. Si lo escaneas en cuanto te lo dan y lo asocias al proyecto, la contabilidad se monta sola.
VanReceipts lo hace así: la IA en la nube lee el ticket entero, cada línea incluida, tú confirmas y eliges el proyecto al que va, anotas las horas y los kilómetros, y ves el beneficio de cada proyecto, con el presupuesto y la factura en el mismo proyecto cuando cobras. El método completo está en seguir los costes de un proyecto desde los tickets.
Para el cuadro completo, empieza por qué es la rentabilidad de proyecto y sigue con las versiones por oficio para electricistas, fontaneros, instaladores de climatización y reformas y obra.
Si llevas las cuentas en Holded, costes por proyecto en Holded explica la configuración, y para algo más sencillo mira el programa de facturas para autónomos de oficios. La parte fiscal está en modelos 130 y 303 y los gastos del autónomo.
¿Cuánto ganó de verdad ese proyecto?Beneficio y margen de cualquier proyecto en segundos.Preguntas frecuentes
¿Qué es la contabilidad de costes por proyecto, dicho de forma sencilla?
Es mantener cada coste unido al proyecto concreto para el que fue, de modo que puedas restar el total de costes de un proyecto de su precio sin IVA y ver el beneficio de ese proyecto. Ordena los costes por proyecto en lugar de por categoría.
¿Qué diferencia hay entre costes por proyecto y costes por órdenes?
Para un autónomo de oficio, en la práctica ninguna. Los dos significan seguir los costes proyecto a proyecto, que es lo que pide un trabajo en el que cada encargo es distinto. «Sistema de costes por órdenes» es solo el nombre más formal que usan los manuales para lo mismo.
¿Tengo que ser contable para llevar los costes por proyecto?
No. La versión completa de manual está pensada para empresas con nóminas y oficina. Un autónomo solo necesita contar los costes reales, incluido su propio tiempo, frente al precio de cada proyecto. Una app que escanea los tickets puede mantener cada coste unido al proyecto correcto por ti.
¿Cuál es la fórmula de la contabilidad de costes por proyecto?
El beneficio del proyecto es el precio facturado sin IVA menos todos los costes que pertenecen a ese proyecto: materiales directos, mano de obra directa, otros gastos directos como subcontratistas y alquileres, y una parte de tus gastos generales.
Descarga VanReceipts en el App Store y calcula el coste de tu próximo proyecto mientras lo haces.
