Control de costes para electricistas: cuánto te dejó de verdad cada proyecto

Casi todos los electricistas autónomos saben cuánto cobran por hora, saben qué margen le ponen al material y, aun así, cierran un proyecto sin tener claro si ganaron buen dinero o si salieron en tablas.

Esa distancia entre conocer tus tarifas y conocer tu beneficio real es lo que resuelve el control de costes por proyecto.

Por qué el electricista tiene un problema propio

En una instalación eléctrica los costes tienen más piezas que en otros oficios. Un fontanero que cambia un termo tiene un alcance claro: el aparato, los racores, la mano de obra. Un electricista que renueva la instalación de una casa de dos plantas se encuentra con cable que se compra por metros, un cuadro que cambia de especificación a mitad de obra, circuitos que el cliente pide el segundo día, horas con el equipo de medida y pequeño material de la furgoneta que nunca se factura aparte.

El resultado es conocido. Sabes que facturaste 1.800 €. Entre el material, tu tiempo, el del ayudante y lo que sacaste de la furgoneta, no sabes si te quedaron 900 € o 200 €.

Con los costes recogidos, el mismo proyecto se responde solo:

Los costes suman 1.173 € y el beneficio es de 627 €, un margen del 34,8 % sobre lo facturado. No son 900 € ni 200 €. Esa cifra solo existe si los costes se recogieron mientras el proyecto estaba en marcha. Las 30 € por hora, la jornada del ayudante, los 0,30 € por kilómetro y el resto de importes son supuestos del ejemplo, no precios de mercado: usa los tuyos.

El IVA va aparte. Con el 21 % general, la factura al cliente es de 1.800 € más 378 € de IVA, 2.178 €. Esos 378 € no son tuyos: los ingresas a Hacienda, así que no cambian el beneficio. En algunas reformas de vivienda puede aplicarse un tipo reducido, pero solo si se cumplen las condiciones de la Ley 37/1992 del IVA; si tienes dudas, pregunta a tu gestor antes de facturar.

Esto es un fallo de control de costes, no de precio. La tarifa probablemente era correcta. Lo que faltó fue recoger los costes reales.

Beneficio por proyecto, no por mes

El control de costes por proyecto es una idea sencilla: para cada proyecto, apuntas lo que ingresó y lo que costó, y así calculas el beneficio de ese proyecto en concreto.

No el beneficio del mes. No el total de facturas menos el total de compras en el almacén. El beneficio de esta renovación, de este cambio de cuadro, de esta instalación de un punto de recarga.

Importa porque tu trabajo no es homogéneo. Cambiar un cuadro es rápido, de poco material y de buen margen. Renovar toda la instalación de una vivienda con acceso difícil, rozas complicadas y un cliente exigente puede costar bastante más de lo previsto. Si lo mezclas todo en una cuenta mensual, el patrón se esconde.

Cuando sigues cada proyecto, empiezas a ver qué tipos de trabajo te dan dinero y cuáles parecen rentables sobre el papel y no lo son en la práctica. Esa información cambia cómo presupuestas. Cambia qué proyectos buscas. Y a lo largo de un año cambia lo que ganas.

El problema de cómo suelen llevarlo los electricistas

La mayoría de los electricistas autónomos usa uno de tres métodos, y los tres tienen el mismo defecto.

La memoria

Recuerdas más o menos lo que gastaste. Vale para un proyecto sencillo y falla en cuanto dura más de una semana o hay varios viajes al almacén.

El extracto del banco

A fin de mes, o a fin de año, repasas los movimientos e intentas asignarlos a proyectos. Es arqueología: reconstruyes a posteriori qué pago fue a qué proyecto. Algunas compras no encajan en uno solo, y el material de la furgoneta lo complica todo.

El programa de contabilidad

Te enseña los materiales como una categoría de gasto. No te dice a qué proyecto pertenecen, salvo que imputes a mano cada movimiento, y casi nadie lo hace con constancia.

Los tres comparten el mismo defecto de fondo: el coste no se recoge en el momento de la compra, sino después, desde una mesa y de memoria. Para entonces ya has perdido la precisión.

Cómo es un buen control de costes en una instalación eléctrica

El principio es simple: recoge el coste en el momento en que ocurre y únelo al proyecto en el mismo gesto.

Cuando sales del almacén de material eléctrico con una bobina de cable y una caja de mecanismos, el ticket se registra antes de arrancar la furgoneta. No esta noche. No el fin de semana. Ahora.

Un flujo práctico para un electricista autónomo:

Primero: el proyecto existe antes de empezar

Tiene un nombre, una dirección y un precio presupuestado. No hace falta que sea elaborado.

Segundo: cada viaje al almacén acaba con un ticket escaneado

Lo fotografías, se lee el total y las líneas, y lo asignas al proyecto. Son menos de dos minutos en el aparcamiento.

Tercero: el proyecto muestra un beneficio en curso

A medida que entran tickets, se restan de lo facturado y ves en cualquier momento cómo va: dentro de lo previsto, pasado o por delante.

Cuarto: al terminar, la cifra final es exacta

No reconstruiste nada. Cada compra se recogió en directo y el beneficio es real.

Los costes concretos que debe seguir un electricista

No todos los oficios tienen el mismo reparto de costes. Para un electricista, las partidas que importan son estas.

Materiales (mucho volumen y mucha variación). Cable, mecanismos, cuadros, tubo corrugado, fijaciones. Varían muchísimo de un proyecto a otro y de un almacén a otro. Recogerlos por proyecto es el núcleo del control de costes eléctrico. Si compras para dos proyectos en el mismo ticket, desglosarlo por líneas evita cargarlo entero a uno.

Material de la furgoneta (más difícil de seguir, pero cuenta). Si sacas 50 m de cable de 3G2,5 mm² que compraste hace tres semanas, ese coste es de este proyecto aunque el ticket sea antiguo. Una solución práctica es anotar en el proyecto un valor aproximado del material de la furgoneta que usaste, sin volver a escanear compras viejas. Importa más ser constante que ser exacto.

Ayudantes y subcontratistas

Si otro electricista o un ayudante trabaja contigo, su coste (por horas o por factura) pertenece a ese proyecto. Apúntalo igual que un ticket de material, y pide factura siempre que sea un autónomo.

Alquiler de equipamiento específico

Si alquilas una rozadora o un taladro percutor para un proyecto concreto, ese coste es de ese proyecto y debe seguirse.

Lo que normalmente no hace falta seguir por proyecto

La furgoneta, tus equipos de medida, el seguro, la cuota de autónomos, la gestoría. Son gastos generales y van a la contabilidad general del negocio, no a los registros de cada proyecto. Lo único que repartes por proyecto es una parte, como las 55 € del ejemplo.

Cómo cambia tus presupuestos con el tiempo

Con seis meses de datos por proyecto puedes responder preguntas que hoy no puedes:

«En mis renovaciones de instalación en vivienda, ¿cuánto me cuesta de verdad el material, de media?»

«¿Qué tipos de trabajo tienen mejor margen? ¿Cambios de cuadro? ¿Puntos de recarga? ¿Instalaciones en locales?»

«¿Hay un tamaño o una duración a partir de los cuales mi margen se estrecha?»

Con esas respuestas, tus presupuestos dejan de ser una corazonada y pasan a apoyarse en tus propios datos. Es una ventaja duradera, que crece con el tiempo.

Puedes probar los números antes de cambiar nada. La calculadora de rentabilidad de proyecto toma un importe facturado, tus materiales y tus horas y te da el margen en segundos, y la plantilla de control de costes en hoja de cálculo hace lo mismo con todos los proyectos de un año. Para el método completo, empieza por la guía de rentabilidad de proyecto o mira cómo seguir los costes de un proyecto desde los tickets. Otros oficios tienen sus propios tropiezos: fontaneros, instaladores de climatización y autónomos de la obra en general.

Dónde encaja el control de costes con tus impuestos

Para un electricista autónomo, el control de costes por proyecto y la contabilidad fiscal son dos cosas distintas, y confundirlas es la razón por la que mucha gente cree que ya sigue sus costes.

En estimación directa del IRPF, un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, registrado en los libros-registro y convenientemente justificado, según el manual de la Agencia Tributaria. A Hacienda le interesan los totales por tipo de gasto, no a qué proyecto pertenece cada compra. Dónde va cada cosa cada trimestre lo cuenta la guía de los modelos 130 y 303, y qué puedes deducir en un oficio, la de gastos deducibles del autónomo.

El control de costes es una herramienta de gestión, no de cumplimiento fiscal. Se complementan: tu gestor usa los totales, tú usas las cifras por proyecto.

Lo mismo vale si pagas a un ayudante que trabaja como autónomo: su factura se declara en el conjunto del año, y aun así necesitas apuntarla en el proyecto si quieres saber qué dejó cada uno.

Y la ventaja vale también al revés. Para recuperar el IVA de una compra necesitas el documento justificativo, que es la factura (artículo 97 de la Ley 37/1992), con tu NIF. Un ticket sin tus datos no sirve para eso; la diferencia está explicada en factura, factura simplificada o ticket. Si escaneas cada ticket sobre la marcha, cuando llega el trimestre la justificación ya está ordenada y con fecha, no en una caja de zapatos.

Qué hace VanReceipts por el control de costes eléctrico

VanReceipts es una app para iPhone pensada para este flujo. La IA en la nube lee el ticket entero, cada línea incluida, y te enseña una vista previa editable que confirmas antes de guardar nada; sin cobertura, el teléfono lee al menos proveedor, fecha y total. Después eliges tú el proyecto al que pertenece, de modo que el ticket queda archivado cuando aún recuerdas para qué proyecto era el cable.

Lo que ves es el beneficio del proyecto en vivo: facturado, materiales, kilometraje, mano de obra y beneficio actual. Cada ticket, trayecto y hora actualiza la cifra al momento. El kilometraje se registra eligiendo origen y destino, o escribiendo la distancia tú mismo.

El flujo de un electricista es:

1. Sales del almacén.
2. Abres VanReceipts.
3. Escaneas el ticket y eliges el proyecto.
4. Listo. Vuelves a la obra.

VanReceipts no presenta tus impuestos ni sustituye a un programa de contabilidad completo, y no se conecta con ninguno: exportas a Excel o CSV y se lo pasas a tu gestor. Cubre el circuito de dinero del proyecto que tu programa de contabilidad deja fuera: presupuestos, facturas, costes de tickets, kilometraje y beneficio en vivo por proyecto. Si el siguiente paso es poner precio, cómo hacer un presupuesto de electricista parte de los mismos números, y las mejores apps para electricistas repasan el resto de herramientas.

Empieza por tu próximo proyecto

No hace falta montar un sistema para todos los proyectos a la vez. Empieza por el próximo: créalo, escanea cada ticket de ese proyecto y compara el beneficio final con el que esperabas.

Esa comparación te dirá si tu intuición sobre los márgenes es acertada o si en cada proyecto se te escapa dinero sin contar.

Puedes mirar VanReceipts gratis con proyectos de ejemplo. Para registrar tus proyectos reales hace falta Pro, que cuesta 17,99 € al mes o 99,99 € al año, con 3 días de prueba gratis en el plan anual, e incluye escaneos sin límite, mano de obra del equipo, historial completo de beneficios y sincronización con iCloud.

VanReceipts (en el App Store de España: Facturas y gastos VanReceipts) es una app para iPhone para oficios: presupuestos, facturas, kilometraje, gastos desde tickets y beneficio por proyecto. La IA en la nube lee tus tickets y tú confirmas antes de que se guarde nada.