Offerte maken met AI: wat het goed doet en wat je zelf controleert

AI-offertesoftware neemt een omschrijving van een project, getypt, ingesproken of op de foto, en maakt er een lijst geprijsde regels van die je kunt aanpassen en versturen. Goede tools doen in een minuut waar je vroeger twintig minuten over deed: ze splitsen het werk op in regels, kiezen logische eenheden en onthouden de kleine posten die je vergeet. Wat ze niet kunnen: in de muur kijken, weten wat jouw groothandel je rekent, of bepalen wat jouw uur waard is. De offerte blijft van jou.

Achter hetzelfde woord zitten twee heel verschillende soorten tools. Calculatiesoftware voor tekeningen leest bouwtekeningen en telt of meet wat erop staat, voor calculators die inschrijven op utiliteitsbouw en nieuwbouw. Offertetools voor op locatie beginnen bij wat je ter plekke ziet en wat je erover zegt, voor installateurs, klussers en verbouwers die dezelfde dag een prijs willen geven. Het gaat hier om de tweede soort, want daar besteden de meeste kleine vakbedrijven hun offertetijd aan.

Hoe een concept eruitziet

Stel, je staat in een badkamer en je spreekt dit in:

Badkamermeubel vervangen door een nieuw meubel van 90 cm en de afvoer van de wastafel een stukje verplaatsen. Oude meubel meenemen.

Een offertetool voor op locatie maakt daar ongeveer dit van (bedragen exclusief btw, met een uurtarief van € 55 als aanname van dit voorbeeld):

met een notitie: Uitgaande van geen herstel aan wand of tegelwerk.

Het btw-tarief hier is het algemene tarief van 21% (Belastingdienst, 2026). Het verlaagde tarief van 9% op arbeidsloon geldt alleen voor bepaald werk aan woningen ouder dan 2 jaar, zoals schilderen en stukadoren, niet voor het plaatsen van een badkamermeubel. Ook dat is iets wat je zelf nakijkt: een AI-concept weet niet welk werk je precies doet en hoe oud de woning is.

Dit is een bruikbaar begin. Het arbeidsloon is gesplitst in de twee taken die een klant herkent, het materiaal is gebundeld, het afvoeren is niet vergeten en er staat een aanname op papier. Voor de meeste vakmensen klopt het ook op minstens één plek niet, en de volgende paragraaf gaat over het vinden van die plek.

Vier dingen die je controleert voor je verstuurt

1. Het uurtarief

Een degelijke tool rekent met het tarief dat jij opgeeft, niet met een tarief dat hij verzint. Staat het nergens, dan moet het concept gokken naar een gangbaar tarief in jouw regio, en dat is het getal van een ander. Leg je eigen tarief één keer vast. Hoe je dat tarief opbouwt zodat er onder de streep iets overblijft, lees je in marge berekenen of opslag.

2. De uren

De AI schat uren in op basis van een omschrijving, net zoals een nieuwe collega dat zou doen. Hij weet niet dat de afvoer in een betonvloer ligt, of dat deze klant drie hoog zonder lift woont. Lees elke arbeidsregel en vraag je af of jij dat getal had opgeschreven.

3. Materiaalprijzen

De prijzen zijn gangbare prijzen voor jouw regio, niet de prijs van jouw groothandel deze week, en niet het specifieke meubel dat de klant in de bouwmarkt heeft uitgezocht. Alles boven ongeveer € 100 verdient een controle tegen een echte prijsopgave of een recente bon. Levert de klant het meubel zelf, haal de regel dan weg en zet dat in de notities.

4. Wat er niet staat

Bereikbaarheid, parkeren in de binnenstad, een tweede rit om iets na te laten kijken, het tegelwerk dat je moet openhakken en weer dichtmaken. Een concept bevat alleen wat de omschrijving liet doorschemeren. De nuttigste gewoonte: lees het concept en vraag je af "waardoor kan dit project misgaan?", en voeg voor elk antwoord een regel of een aanname toe.

Waar AI bij een offerte echt helpt

Niet bij het prijzen. Bij alles eromheen:

• Een rommelig spraakbericht omzetten in nette regels. Je praat zoals je het werk aan een hulpje uitlegt, en het komt terug in de volgorde waarin een klant leest.
• De vraag stellen die jij had overgeslagen. Betere tools stellen een paar korte vragen voor ze een concept maken (welke maat, wie levert het, één laag of twee). Dat kost tien seconden en is vaak het verschil tussen een concept dat je licht aanpast en een concept dat je herschrijft.
• Eenheid. Elke offerte heeft dezelfde opbouw, hetzelfde soort notities en een regel met aannames. Dat telt zwaarder zodra er een tweede persoon offertes schrijft.
• Snelheid bij kleine klussen. Bij het klusje van € 400 slaan vakmensen het vaakst een schriftelijke offerte over. Kost het maken er één een minuut, dan maak je hem, en heeft de klant iets om ja tegen te zeggen.

Waar het gokt

Bij alles wat je niet ziet. Foto's helpen een AI om de omvang te begrijpen (een badbetegeling, een groepenkast, een dakhelling), maar een foto laat geen rot onder de tegels zien of een balk op de verkeerde plek. Verborgen gebreken prijs je nog steeds zelf, als aanname of als stelpost. In offerte, begroting of aanbesteding lees je hoe je die formuleert zodat je prijs standhoudt.

Lokale prijzen zijn het andere gat. Arbeidsmarkt en materiaalprijzen verschillen per regio, en in de Randstad reken je anders dan in de Achterhoek. Zie de prijzen van de AI als eerste aanzet en je eigen getallen als de definitieve.

In VanReceipts

Met Pro maak je een AI-offerte vanuit een ingesproken bericht, een getypte omschrijving of foto's. De AI stelt één korte ronde vragen en maakt dan het concept met geprijsde regels (arbeidsloon, materiaal, voorrijkosten). Laat je een vraag leeg, dan kiest hij de meest gangbare keuze en zet dat op de offerte. Stuurt een klant je een foto in Berichten, deel die dan naar VanReceipts (tot 5 tegelijk) en de AI-offerte opent ermee. Elke prijs blijft aanpasbaar, en met Bewerken met AI typ je een wijziging ("maak arbeidsloon 6 uur") en controleer je de nieuwe regels voor je bewaart. Daarna verstuur je de offerte als pdf of als link waarop de klant hem accepteert, en maak je er met één tik een factuur van.

Wat er met je foto's en notities gebeurt

Het concept wordt in de cloud gemaakt, dus de omschrijving en eventuele foto's worden verstuurd om verwerkt te worden. Voor je een AI-tool gebruikt met foto's van het huis van een klant: kijk wat hij bewaart en hoe lang. In VanReceipts gaan de omschrijving en foto's via een beveiligde verbinding naar een cloud-AI-dienst om de offerte op te stellen, en je controleert elke regel en prijs voor je verstuurt. De details staan in het privacybeleid.

Veelgestelde vragen