Wat is winst per project?

De meeste vakmensen weten precies wat ze voor een project gefactureerd hebben. Veel minder weten wat dat project ze echt kostte, en of er geld overbleef nadat het materiaal, de brandstof, het extra uur op locatie en de rit naar de groothandel waren meegeteld. Winst per project bijhouden is hoe je dat gat dicht.

Wat winst per project betekent

Winst per project betekent elke kost bijhouden die bij één project hoort, en die kosten afzetten tegen de prijs die je voor datzelfde project rekende. Wat overblijft is het ene getal dat zegt of het werk de moeite waard was: de winst van dit project, niet een jaartotaal waarin goede en slechte klussen door elkaar lopen.

Dat is iets anders dan aan het eind van de maand naar je banksaldo kijken. Een gezond saldo kan een project verbergen dat geld kostte, omdat een goed project de week ervoor het verlies opving. Winst per project haalt die twee uit elkaar, zodat je elk project apart ziet.

Elke post rechts is een echte kost die je kunt aanwijzen. De hele discipline is zorgen dat er geen enkele ontbreekt.

Eén ding vooraf over btw: reken alles zonder btw. De btw die je op je factuur zet, draag je af aan de Belastingdienst, en de btw op je bonnen trek je als voorbelasting af. Geen van beide is omzet of kosten van het project. Houd de btw van elke bon wel als apart bedrag bij, want die heb je nodig voor je btw-aangifte.

Waarom het voor een zzp'er zwaarder weegt

Een groot bedrijf heeft een boekhouder, een calculatieafdeling en zoveel projecten dat de gemiddelden alles gladstrijken. Een zzp'er heeft dat niet, en elk project is een groter deel van het jaar. Als twee projecten per maand stilletjes geld kosten, is dat een flinke deuk in je inkomen. Zonder winst per project zie je het pas als je jaarcijfers klaar zijn, lang nadat je tien nieuwe offertes op dezelfde manier hebt gemaakt.

Winst per project geeft je drie dingen die een banksaldo nooit geeft:

• Eerlijke offertes. Als je weet wat vergelijkbare projecten echt kostten, stop je met gokken en prijs je op basis van bewijs.
• Een vroeg signaal. Een project dat over budget gaat, zie je terwijl je er nog iets aan kunt doen, niet aan het eind van het jaar.
• Een nette administratie. Elke bijgehouden kost is een bon met een bedrag, een btw-bedrag en een project. Dat is precies wat je nodig hebt voor de winst uit onderneming in je aangifte inkomstenbelasting en voor de voorbelasting in je btw-aangifte. De Belastingdienst vraagt je je basisgegevens 7 jaar te bewaren.

Winst per project tegenover de offerte

Hier gaan de meeste programma's de mist in, dus het is goed om helder te zijn. Een offerte is een voorspelling die je vóór het project maakt: wat het volgens jou gaat kosten en wat je ervoor rekent. Winst per project is de afrekening achteraf: wat het echt kostte. In de bouw heet die afrekening ook wel nacalculatie.

Veel programma's die "projectadministratie" beloven, zijn eigenlijk offertetools. Ze helpen je een offerte op te stellen en houden dan op. Ze kijken nooit terug of de offerte klopte. Juist die vergelijking, offerte tegen werkelijkheid, is waar het geld zit, want alleen zo wordt je volgende offerte beter dan je vorige.

Een offerte zegt wat een project zou moeten kosten. Winst per project zegt wat het kostte. Je hebt ze allebei nodig, maar alleen de tweede wordt met elk project beter.

Wat telt als projectkosten

Vijf posten dekken bijna alles wat een project in het vak verbruikt. Houd deze bij en je hebt echte winst per project.

De eerste vier zijn directe kosten: ze horen bij één project en alleen bij dat project. Overhead deel je met al je projecten, dus je verdeelt er een stukje van. Een simpele manier: neem je vaste lasten per maand en deel die door het aantal projecten dat je gewoonlijk per maand doet. Zijn je vaste lasten € 1.200 per maand en doe je er zo'n 16 projecten van, dan tel je € 75 bij elk project op. Het hoeft niet perfect te zijn om nuttig te zijn.

Je eigen uren zijn een echte kost

De meest gemaakte fout onder zzp'ers is je eigen tijd weglaten. Als je alleen materiaal en wat je anderen betaalt meetelt, lijkt elk project winstgevend, want in de som werk je gratis.

Zet een bedrag op je uur. Wat je iemand anders zou moeten betalen om jouw werk te doen, is de ondergrens. Tel daarna je uren op elk project tegen dat tarief. Een project dat "€ 500 overhield op het materiaal" maar twee volle dagen kostte, ziet er dan ineens heel anders uit, en terecht. Het getal wordt soms ongemakkelijk, en juist daar wordt het nuttig.

Een rekenvoorbeeld: een project van € 1.500

Een elektricien maakt een offerte van € 1.500 zonder btw voor het vervangen van een groepenkast en twee extra groepen bij een particulier. Met 21 % btw krijgt de klant een factuur van € 1.815, maar die € 315 btw is niet van jou. Alle bedragen in de tabel zijn zonder btw. Het uurtarief, het tarief van de hulp en de overhead zijn de aannames van dit voorbeeld, geen marktcijfers.

De kosten komen samen op € 1.405, dus de winst is € 95, een marge van 6,3 %. Het is ook een project dat de meeste mensen zich zouden herinneren als een goede klus, omdat € 1.500 gezond klinkt en de € 540 aan materiaal de enige kost was waar ze op letten. De som laat zien hoe het echt zat: het was krap, en de derde rit naar de groothandel en de halve dag hulp hebben de marge opgegeten. Bij de volgende offerte reken je daarmee.

Twee opmerkingen bij het voorbeeld:

• De € 0,25 per kilometer is het bedrag dat je als ondernemer in 2026 per zakelijke kilometer van je winst aftrekt als je met een privéauto rijdt, volgens de Belastingdienst (in 2024 en 2025 was het € 0,23). Brandstof, verzekering en parkeren zitten daar al in. Staat je bus op de zaak, dan zijn je echte autokosten je kosten en is dit getal alleen een redelijke schatting per kilometer. Meer daarover in kilometervergoeding voor zzp'ers.
• De btw op het materiaal, 21 % van € 540, is € 113,40. Die betaal je aan de groothandel en trek je als voorbelasting af in je btw-aangifte, dus hij hoort niet in de projectkosten. Het algemene tarief van 21 % staat op de btw-tarievenpagina van de Belastingdienst.

Je eigen cijfers reken je in een paar seconden na met de gratis winstcalculator per project.

Kostprijs en marge

De prijs min de kostprijs geeft de winst. De winst gedeeld door de prijs geeft de marge: in het voorbeeld € 95 gedeeld door € 1.500 is 6,3 %. Een klein project met 30 % marge kan meer opleveren dan een groot project met 6 %. De marge zegt je welk soort werk je vaker moet aannemen en welk je hoger moet offreren. Let op het verschil tussen marge en opslag: 25 % opslag op je kostprijs is geen 25 % marge. Dat staat uitgelegd in marge berekenen of opslag.

Winst per project bijhouden zonder spreadsheet

Het klassieke antwoord is een spreadsheet: een tabblad per project, een regel per kost, formules onderaan. Dat werkt, en genoeg vakmensen draaien hun bedrijf erop. Wil je zo beginnen, dan is er een spreadsheet voor winst per project. Maar een spreadsheet heeft twee zwakke plekken. Ten eerste bevat hij alleen wat je onthoudt om in te typen, en de rit naar de groothandel om 7 uur op een dinsdagochtend komt er nooit in. Ten tweede staat hij op een laptop thuis, niet in de bus waar de kosten ontstaan.

De methode waarbij de bon voorop staat, lost allebei op. Bij elke kost hoort een bon: de pakbon of kassabon van de groothandel, de tankbon, de factuur van je onderaannemer. Leg je de bon vast op het moment dat je hem krijgt en zet je hem op het juiste project, dan houdt de winst per project zichzelf bij. Niets om te onthouden, niets om 's avonds over te typen. De methode staat stap voor stap in projectkosten bijhouden met bonnetjes.

Daar is VanReceipts voor gemaakt: de offerte en de factuur vanuit hetzelfde project versturen, een bon scannen vanaf de voorstoel (cloud-AI leest de hele bon, elke regel inbegrepen, en jij bevestigt), zelf kiezen bij welk project de kosten horen, kilometers vastleggen met Van en Naar of een getypte afstand, en de winst van het project meteen zien bijwerken.

Winst per project per vak

Het principe is voor elk vak hetzelfde, maar de kosten die mensen overvallen, verschillen. Voor de vakken waar de details het meest uitmaken, zijn er aparte uitleggen:

• Winst per project voor elektriciens: kabel en buis, meet- en testtijd, en de retourritten die niemand noteert.
• Winst per project voor loodgieters: fittingen per handvol, onderdelen voor boilers, spoedklussen.
• Winst per project voor installateurs: de kosten van het toestel, koudemiddel, installatie tegenover storingen.
• Nacalculatie voor zzp'ers in de bouw: onderaannemers, stelposten en het meerwerk dat de marge bepaalt.
• Winst per project voor schilders: verf per vierkante meter, voorbereidingsmateriaal en de extra laag.
• Winst per project voor dakdekkers: materiaal per vierkante meter, afvoer van het oude dak en verborgen rot in het dakbeschot.
• Winst per project voor timmermannen: zaagverlies, beslag en niet gefactureerde uren in de werkplaats.
• Winst per project voor hoveniers: bulkmateriaal per kuub, brandstof voor machines en planten die vervangen moeten worden.

Doe je je boekhouding in een boekhoudprogramma en snap je niet waarom winst per project daar zo moeilijk te zien is, lees dan projectadministratie voor zzp'ers.

Twee getallen bepalen of een project geld kan opleveren voordat het begint: wat je eigen uur echt kost en de marge waarmee je prijst. Het eerste reken je uit zoals hierboven, met wat je iemand anders voor jouw werk zou moeten betalen als ondergrens. Het tweede staat in marge berekenen of opslag. Is het project klaar, dan lees je in facturen maken als zzp'er hoe je het factureert.

FAQ

Waar je begint

Je hoeft niet elk project dat je ooit deed na te rekenen. Begin bij het volgende. Bewaar elke bon, zet een tarief op je uren en tel aan het eind alles op. De eerste keer dat je de echte winst van een project ziet in plaats van een gok, wil je nooit meer anders offreren.

Download VanReceipts in de App Store en houd de winst van je volgende project bij vanaf de voorstoel van je bus.