Factuur of kassabon: wat geef je, en wanneer?

Een factuur vraagt om betaling. Een kassabon of kwitantie bevestigt dat er betaald is. De factuur stuur je als het werk af is en het geld nog moet komen, de kwitantie geef je als het geld binnen is. Een factuur is dus geen betaalbewijs, maar een factuur waarop staat dat hij betaald is, met datum en manier van betalen, doet in de praktijk hetzelfde werk.

Bij een gewoon project gaat het papierwerk in deze volgorde:

1. Offerte: wat het werk gaat kosten.
2. Factuur: het werk is klaar, dit is het bedrag en dit is de vervaldatum.
3. Betaling: pin, overboeking, betaallink of contant.
4. Kwitantie of kassabon: dit bedrag is op deze datum ontvangen.

Wat staat waarop

Wat er precies op een factuur moet, staat in de factuureisen van de Belastingdienst. Voor een kwitantie bestaat zo'n lijst niet. Een uitgewerkt voorbeeld met alle verplichte gegevens vind je in facturen maken als zzp'er.

Wanneer moet je een factuur geven?

De Belastingdienst is daar duidelijk over (geraadpleegd in oktober 2026). Werk je voor een andere ondernemer of een rechtspersoon zoals een vve, stichting of vereniging, dan moet je een factuur uitreiken. Werk je voor een particulier, dan ben je daar in de regel niet toe verplicht. De uitzonderingen die de Belastingdienst noemt, zoals de verkoop van nieuwe vervoermiddelen naar een ander EU-land, spelen voor een vakman zelden.

Niet verplicht betekent niet overbodig. Een particulier wil een factuur voor de garantie, voor de verzekering of voor de verkoop van het huis later, en jij hebt hem nodig voor je eigen administratie. De meeste vakmensen factureren dus iedereen, en geven alleen bij contante betaling aan de deur nog een losse kwitantie.

Heb je allebei nodig?

Niet altijd. Betaalt de klant direct na de klus, dan is één document genoeg: de factuur, met daarop "Betaald per pin op 9 oktober 2026". Voor de klant is dat een betaalbewijs.

Een losse kwitantie is wel nuttig als:

• De klant contant betaalt. Contant geld laat geen spoor op een bankafschrift achter. De kwitantie is het enige bewijs voor de klant, en jouw kopie is het bewijs in je eigen administratie.
• Een klant erom vraagt. Verhuurders, vve's en bedrijven willen vaak een betaalbewijs voor hun eigen boeken.
• Er een deel is betaald. Dan laat het bewijs zien wat binnen is en wat nog openstaat.

De aanbetaling: een voorschotnota, geen kwitantie

Vraag je vooraf een aanbetaling, stuur dan een voorschotnota. De Belastingdienst zegt dat je daarop ook de btw in rekening brengt, en dat je op de eindfactuur het restant en het resterende btw-bedrag vermeldt.

Een voorbeeld, met bedragen die de aanname van dit voorbeeld zijn: een tegelzetter maakt een offerte van € 4.000,00 zonder btw voor een badkamervloer en vraagt 30% vooraf.

Reken het na: 30% van 4.000 is 1.200, en 21% daarvan is 252. Op de eindfactuur blijft 4.000 min 1.200 is 2.800 over, plus 588 btw, samen € 3.388,00. Dat is ook 4.840 min 1.452.

Je eigen inkopen: daar telt de bon zwaarder

Sta je zelf aan de balie, bij de groothandel, de bouwmarkt of de pomp, dan is het papier dat je meeneemt het bewijs voor je kosten en voor de btw die je terugvraagt.

• Btw terugvragen. Btw op zakelijke inkopen trek je af als voorbelasting, maar daarvoor heb je een factuur nodig. Tot € 100 inclusief btw mag de leverancier een vereenvoudigde factuur geven: datum, naam en adres van de leverancier, wat er geleverd is en het btw-bedrag. Een gewone kassabon met die gegevens is dan genoeg. Een bon van € 84,70 bij de groothandel bevat € 14,70 btw (€ 70,00 plus 21%).
• Boven € 100 vraag je een factuur op naam van je bedrijf. Een winkel moet die uitreiken als een ondernemer erom vraagt. Voor een tankbon geldt een uitzondering: daar hoeven jouw naam en adres niet op.
• Gebruik je de KOR, dan trek je geen btw af over je kosten. De bon heb je dan nog steeds nodig, als bewijs van je kosten voor de inkomstenbelasting.
• Bewaar alles 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar, in de vorm waarin je ze kreeg. Een scan mag, als hij het origineel goed weergeeft.

Het probleem is praktisch: kassabonnen zijn thermisch papier, ze vervagen binnen maanden en ze liggen op het dashboard. Fotografeer ze op de dag zelf en zet ze meteen bij het project waar ze bij horen, dan tellen ze mee voor de kosten van dat project en voor je btw. Daar beginnen de meeste mensen mee in VanReceipts: je scant de bon in de bus, cloud-AI leest het totaal en elke regel, en jij kiest het project waar de kosten heen gaan. Meer over die gewoonte in projectkosten bijhouden met bonnetjes.

Wil je nu een factuur maken, gebruik dan de factuurgenerator. Elke factuur heeft een nummer nodig dat je later terugvindt: het factuurnummer legt uit hoe je een reeks opzet zonder gaten.

Veelgestelde vragen