Waar een projectkosten-sjabloon voor is
Een projectkosten-sjabloon zegt je wat elk project echt heeft gekost, en wat het je heeft gelaten, in plaats van alles in een jaartotaal te gooien. Voor een zzp'er is dat het verschil tussen weten welk werk betaalt en het gokken. Noteer materiaal, onderaanneming en lopende kosten op een projectnaam, vul het geoffreerde in, en je ziet de winst en de marge van dat project in seconden.
Wat dit sjabloon bevat
Vier tabbladen, bedoeld voor gebruik vanaf je telefoon of computer:
- Dashboard: het overzicht. Totaal geoffreerd, totale kosten, totaal brutowinst en je totale marge over alle projecten, plus een verdeling van uitgaven per categorie met percentages, het aantal projecten per status, je opvallende projecten en de totale betaalde btw. Alleen-lezen, vult zichzelf.
- Logboek: een regel per bon of kostenpost. Datum, project, leverancier, een categorie uit een lijst, het bedrag en een optionele btw-kolom.
- Overzicht: een regel per project, met een TOTAAL-regel onderaan. Je typt de projectnaam en het geoffreerde; het telt materiaal, onderaanneming en overige kosten op en berekent brutowinst, marge en een status in kleur (Op koers, Nakijken, Uitzoeken).
- Uitleg: een korte uitleg in gewone taal, plus een notitie over de btw.
Zo gebruik je het
- Elke keer dat je iets voor een project koopt, voeg je een regel toe aan het Logboek. Gebruik elke keer exact dezelfde projectnaam: de spelling telt, want het overzicht koppelt eraan.
- In het tabblad Overzicht typ je elke projectnaam en het geoffreerde of gefactureerde bedrag. Al het andere vult zichzelf.
- Lees de marge en de status. Als een project Uitzoeken toont, verdienen je materiaal of je offerte een tweede blik.
- Verwijder de vier voorbeeldregels zodra je je eigen projecten hebt toegevoegd.
Veelgemaakte fouten met een spreadsheet
- Uit je hoofd invullen. Het in het weekend vullen uit een dashboardkastje vol bonnetjes geeft geschatte bedragen en bonnetjes op het verkeerde project.
- Het busvoorraad vergeten. De kabel, de fittingen en het klein materiaal uit de bus staan op geen enkele bon van dat project, zodat het rendabeler lijkt dan het was.
- Inconsistente projectnamen. „Eikenlaan 14” en „Eikenlaan” zijn voor een spreadsheet twee verschillende projecten, en je totalen splitsen in tweeën.
Wanneer een spreadsheet niet meer volstaat
Een spreadsheet werkt als je het bij de aankoop vult. De meeste zzp'ers zijn dat van plan en doen uiteindelijk wekelijks een inhaalslag uit hun hoofd. Dan is niet meer duidelijk welke bon bij welk project hoort. Dat is geen discipline-probleem, maar een timing-probleem: het spreadsheet vraagt het werk precies wanneer je het het minst doet.
VanReceipts draait de methode om. Richt de camera op de parkeerplaats op de bon. De app leest hem op je telefoon, vindt het juiste project via gps en agenda, en werkt de winst automatisch bij. Hetzelfde resultaat als dit spreadsheet, zonder het handwerk.
Verder lezen
Winst per project zonder het spreadsheet? VanReceipts volgt elke bon en toont een live winst voor elk lopend project. VanReceipts gratis halen.
De statusdrempels (Op koers, Nakijken, Uitzoeken) zijn typische bereiken voor een zzp-project, geen universele boekhoudnormen.