Control de obra: un sistema sencillo de costes para autónomos y pequeñas empresas

Busca «control de obra» y casi todo lo que aparece da por hecho que tienes oficina, administrativo y una plantilla con nóminas. La mayoría de los profesionales de un oficio no son así: son una o dos personas con una o dos furgonetas, que presupuestan por la mañana y compran material por la tarde.

Por qué se pierde dinero sin controlar los costes

Puedes tener trabajo, buena fama y buena mano, y aun así no saber qué proyectos dejan dinero. Esa es la trampa. Sin control de costes, tu único aviso es el saldo del banco a fin de mes, y un saldo sano esconde los proyectos malos. Uno que se pasó en material y pidió tres visitas de más lo tapa el bueno de la semana anterior, y nunca te enteras de que tu presupuesto para ese tipo de trabajo está mal.

Lo caro no es un proyecto malo. Es presupuestar los diez siguientes igual.

Qué es el control de costes para un autónomo

Consiste en apuntar cada coste que pertenece a un proyecto y compararlo con lo que cobraste, para ver el beneficio de ese proyecto por separado.

Beneficio del proyecto = lo facturado sin IVA, menos (materiales + mano de obra + subcontratistas + kilometraje + gastos generales del proyecto)

No necesitas la versión que empujan las guías grandes, con costes laborales por hora y reparto de gastos generales. Para un autónomo o una empresa pequeña, la versión honesta es esta: cuenta lo que te costó el proyecto, tu propio tiempo incluido, y réstalo del precio. Con eso ya puedes llevar el negocio.

El IVA no entra en la cuenta. El que repercutes al cliente lo ingresas a Hacienda, y el que pagas en tus compras es un coste del proyecto solo cuando no puedes recuperarlo (más abajo, en el apartado de impuestos).

Los métodos de seguimiento que fallan

Tres métodos son habituales y los tres pierden costes:

• La memoria. Te dices que te acordarás de lo que costó el proyecto. No te acordarás. El segundo viaje al almacén y los 4,80 € del parquímetro se han borrado el viernes.
• El extracto del banco. Muestra lo que entra y lo que sale, pero no a qué proyecto pertenecía cada gasto, así que nunca puede darte el beneficio por proyecto.
• La hoja de cálculo. Mejor, pero solo guarda lo que tecleas, y vive en el portátil de casa mientras los costes ocurren en el aparcamiento del almacén de materiales. En ese hueco están los costes que faltan.

Un sistema basado en tickets

El sistema que aguanta se apoya en lo único que acompaña a casi todo coste: un ticket o una factura. Regístralo en el momento en que lo tienes, asígnalo al proyecto y el cálculo se hace solo.

1. Registra en el mostrador. Escanea cada ticket cuando lo tienes en la mano, no el fin de semana. Es el único momento en que seguro sabes para qué proyecto era.
2. Asígnalo al proyecto. Dile a la app a qué proyecto pertenece el coste. En VanReceipts es elegir uno de tus proyectos abiertos, con el ticket todavía en la mano.
3. Suma tu mano de obra y los subcontratistas. Apunta tus horas a tu tarifa, y lo que pagaste a otros, para que el total sea el coste entero y no solo lo que trae ticket.
4. Lee el beneficio. Con los costes asignados y las horas apuntadas, el beneficio de cada proyecto ya está ahí. Sin cierre de mes.

El método completo, paso a paso, está en seguir los costes de un proyecto desde los tickets.

Los costes que hay que apuntar

La regla práctica: si te costó dinero hacer el proyecto, va al proyecto. Los costes pequeños son los que adelgazan el margen sin hacer ruido, y son justo los que una hoja de cálculo no recoge.

Tu tiempo es un coste real

El error más común es dejar tu propia mano de obra fuera de la cuenta. Si solo cuentas el material y lo que pagas a otros, todos los proyectos parecen haber dado dinero, porque en el cálculo trabajaste gratis. Pon precio a tu hora, lo que le pagarías a otra persona por hacer tu trabajo, y cuenta tus horas en cada proyecto a esa tarifa. Un proyecto que «dejó buen dinero en material» pero se comió tres días se ve muy distinto con tu tiempo dentro, y con razón.

Un ejemplo con las cuentas hechas

Un reformista autónomo presupuesta un proyecto en 3.000,00 € más IVA. El IVA al 21 % son 630,00 €, de modo que el cliente paga 3.630,00 €; ese IVA lo ingresas a Hacienda y no entra en la cuenta. La tarifa de 38 € por hora y los 0,26 € por kilómetro son supuestos del ejemplo, no precios de mercado.

Beneficio: 3.000,00 € menos 2.509,60 € = 490,40 €, un margen del 16,3 % sobre lo facturado. Es un resultado correcto, pero el contenedor y el cuarto viaje al almacén fueron lo que impidió que fuera mejor, y ninguno de los dos se habría visto mirando solo el banco. La próxima vez que presupuestes un trabajo parecido, los metes en el precio.

Si quieres probar con tus cifras, la calculadora de beneficio por proyecto hace la misma cuenta.

Cómo afina tus presupuestos

Controla bien unos cuantos proyectos y los patrones llegan rápido. Ves qué tipos de trabajo dan margen y cuáles apenas cubren costes, dónde se queda corto tu presupuesto una y otra vez (casi siempre en tu tiempo y en los viajes de vuelta) y qué clientes o tipos de proyecto merece la pena buscar. Esa evidencia vale más que cualquier tabla de precios, porque son tus proveedores, tu zona y tu forma de trabajar.

Si al ajustar el precio dudas entre margen sobre coste y sobre venta, mira margen de beneficio sobre coste o sobre venta: un 30 % sobre coste es solo un 23,1 % sobre venta.

Qué cambia en tus impuestos

Un gasto solo es deducible en estimación directa si está vinculado a la actividad, registrado en los libros-registro y justificado, según la Agencia Tributaria. Un control de costes por proyecto ya te deja casi todo eso hecho: cada ticket tiene su fecha, su importe y el proyecto al que va. El hábito sirve para dos cosas a la vez: registros ordenados y márgenes por proyecto que puedes usar.

Dos detalles prácticos. Pide factura completa con tu NIF en las compras grandes, porque un ticket normal no te sirve para recuperar el IVA; la diferencia está en factura, factura simplificada o ticket. Y pide factura a quien subcontrates en lugar de pagar a mano sin papel. Qué gastos puedes deducir y dónde se declaran cada trimestre lo explican gastos deducibles del autónomo y modelo 130 y modelo 303. VanReceipts no presenta modelos: exporta los números para tu gestor.

Qué hace VanReceipts por un autónomo con furgoneta

VanReceipts está pensada para el autónomo de una furgoneta: presupuestos y facturas en la obra, escaneo de cada ticket desde el asiento (la IA en la nube lee el total y cada línea, y sin cobertura el teléfono lee al menos proveedor, fecha y total), kilometraje y horas, y el beneficio de cada proyecto en vivo, sin hoja de cálculo. Como tú eliges el proyecto de cada ticket el mismo día, tener claros varios proyectos en una semana movida es un toque, no un rompecabezas. Hace falta Pro para registrar proyectos reales; el precio es de 17,99 € al mes o 99,99 € al año, con 3 días de prueba gratis en el plan anual.

Para empezar con el método completo, lee la guía de rentabilidad de proyecto y las versiones por oficio para electricistas, fontaneros e instaladores de climatización.

FAQ

Empieza por tu próximo proyecto

No hace falta controlar todos los proyectos que has hecho. Empieza por el próximo: escanea cada ticket, apunta tus horas y suma todo al cerrar. La primera vez que veas el beneficio real de un proyecto en lugar de una intuición, no querrás presupuestar de otra manera.

Descarga VanReceipts en el App Store y controla los costes de tu próximo proyecto desde el asiento de la furgoneta.