¿Qué es la rentabilidad de proyecto?

Casi cualquier autónomo de un oficio sabe decirte cuánto cobró por un proyecto. Muchos menos saben decirte cuánto les costó, y si ganaron dinero una vez contados los materiales, el combustible, la hora de más en la obra y el viaje extra al almacén. La rentabilidad de proyecto es la forma de cerrar esa distancia, un proyecto cada vez.

Qué significa

La rentabilidad de proyecto consiste en seguir cada coste que pertenece a un proyecto concreto y compararlo con el precio que cobraste por ese mismo proyecto. El resultado es la cifra que dice si el trabajo mereció la pena: el beneficio de ese proyecto.

No es lo mismo que mirar el saldo del banco a fin de mes. Un saldo sano puede esconder un proyecto que perdió dinero, porque otro bueno de la semana anterior lo tapó. Separar los proyectos te deja ver cada uno por sí solo.

Cada término de la derecha es un coste real que puedes señalar. Todo el método se reduce a que no se pierda ninguno.

Por qué importa más cuando trabajas solo

Una empresa grande tiene un departamento de administración, un sistema de costes y tantos proyectos que las medias se compensan. Un autónomo no tiene nada de eso, y cada proyecto pesa más en el año. Si dos proyectos al mes pierden dinero sin que lo notes, el golpe a tus ingresos es serio, y sin seguir la rentabilidad no lo verás hasta que tu gestor cierre las cuentas, mucho después de haber presupuestado diez proyectos más de la misma manera.

Seguir la rentabilidad de cada proyecto te da tres cosas que el saldo del banco nunca te dará:

• Presupuestos honestos. Cuando sabes lo que de verdad costaron proyectos parecidos, dejas de adivinar y empiezas a poner precio con datos.
• Aviso a tiempo. Un proyecto que se va de presupuesto se ve mientras todavía puedes hacer algo, no al cerrar el año.
• Un registro ordenado para tu gestor. Cada coste seguido es un gasto con su factura o su ticket, en su categoría, que es lo que necesitas para tus gastos deducibles y para los modelos 130 y 303 de cada trimestre.

Rentabilidad de proyecto y presupuesto no son lo mismo

Aquí es donde casi todas las herramientas se equivocan, así que conviene dejarlo claro. Un presupuesto es una previsión que haces antes del proyecto: lo que crees que costará y lo que vas a cobrar. La rentabilidad de proyecto es la cuenta de después: lo que de verdad costó.

Muchas apps que dicen controlar costes son en realidad herramientas de presupuestos. Te ayudan a preparar el presupuesto y ahí se quedan. Nunca vuelven a comprobar si se cumplió. Esa comprobación, presupuesto frente a coste real, es donde está el dinero, porque es la única forma de que tu próximo presupuesto sea mejor que el anterior.

Un presupuesto te dice lo que un proyecto debería costar. La rentabilidad de proyecto te dice lo que costó. Necesitas los dos, pero solo uno mejora con cada proyecto que haces.

Qué cuenta como coste de un proyecto

Cinco partidas cubren casi todo lo que consume un proyecto de un oficio. Si sigues estas cinco, sabes de verdad lo que te deja cada proyecto.

Las cuatro primeras son directas: pertenecen a un proyecto y solo a uno. Los gastos generales se comparten entre todos tus proyectos, así que a cada uno le asignas una parte. Una forma sencilla: suma tus gastos fijos de un mes y divídelos entre el número de proyectos que sueles hacer en un mes. Con 1.200 € de gastos fijos y unos 20 proyectos al mes, cada proyecto carga 60 €. No hace falta que sea exacto para que sea útil.

El IVA va aparte. El IVA que cobras al cliente no es ingreso tuyo y el IVA de los tickets del almacén no es coste del proyecto si lo deduces en tu declaración. Lleva el proyecto sin IVA en las dos columnas y guarda el IVA como cifra aparte. Para poder deducirlo, la Ley del IVA exige el documento justificativo, que es la factura (artículo 97 de la Ley 37/1992): pide en el almacén que figuren tu NIF y el IVA desglosado. La diferencia entre ticket y factura está en factura, factura simplificada o ticket.

Tus propias horas son un coste real

El error más común entre autónomos es dejar fuera su propio tiempo. Si solo cuentas los materiales y lo que pagas a otros, todos los proyectos parecen rentables, porque en la cuenta trabajas gratis.

Ponle precio a tu hora. Lo que tendrías que pagar a otra persona por hacer tu trabajo es el mínimo. Luego cuenta tus horas en cada proyecto a esa tarifa. De repente, un proyecto que «dejó 400 € sobre los materiales» pero te comió dos días enteros se ve muy distinto, y con razón. La cifra a veces incomoda, y ahí es justo donde resulta útil.

Un ejemplo: un proyecto de 1.200 €

Un electricista presupuesta 1.200 € sin IVA por renovar el cuadro y dos circuitos en la vivienda de un particular. Todos los importes de la tabla van sin IVA.

Los costes suman 1.083,40 €, así que el beneficio es 116,60 €, un margen del 9,7 %. Es también un proyecto que la mayoría recordaría como bueno, porque 1.200 € suena bien y los 430 € de materiales eran el único coste que miraba. La cuenta dice la verdad: fue justo, y el tercer viaje al almacén y la media jornada del ayudante son lo que se comió el margen. La próxima vez, presupuestas sabiéndolo.

Dos notas sobre el ejemplo:

• Los 0,26 € por kilómetro son la cifra que el Reglamento del IRPF deja exenta cuando una empresa paga a un empleado por usar su propio vehículo, fijada por la Orden HFP/792/2023 y vigente en 2026. Aquí sirve solo como supuesto de coste por kilómetro. Como autónomo, lo que deduces es el gasto real del vehículo, no una tarifa por kilómetro: lo explicamos en kilometraje del autónomo.
• El IVA de la factura. Una obra de reparación en una vivienda puede ir al 10 % en lugar del 21 % general si cumple los requisitos del artículo 91.Uno.2.10.º de la Ley del IVA (texto consolidado consultado en octubre de 2026): el cliente es un particular que usa la vivienda para sí, la vivienda se terminó al menos dos años antes, los materiales que aportas no pasan del 40 % de la base y el pago es por tarjeta, transferencia, cheque nominativo o ingreso en cuenta. Aquí los materiales son el 35,8 % de la base (430 € de 1.200 €), así que la factura sería de 1.200 € más 120 € de IVA, 1.320 €. Al 21 % serían 252 € de IVA, 1.452 €. En los dos casos el beneficio sigue siendo 116,60 €: el IVA lo ingresas a Hacienda, no te lo quedas. Los tickets del almacén, con IVA al 21 %, suman 520,30 € (430 € más 90,30 €), y esos 90,30 € los recuperas al deducirlos.

Puedes hacer la cuenta de tus propios proyectos en unos segundos con la calculadora de rentabilidad de proyecto.

Coste, beneficio y margen

El precio sin IVA menos el coste da el beneficio. El beneficio dividido entre el precio da el margen. Un proyecto pequeño al 50 % de margen puede rendir más que uno grande al 10 %. El margen te dice qué tipo de trabajo coger más y cuál presupuestar más alto. La diferencia entre margen sobre coste y margen sobre venta, y lo que cuesta confundirlos, está en margen de beneficio sobre coste o sobre venta.

Cómo seguirla sin una hoja de cálculo

La respuesta de siempre es una hoja de cálculo: una pestaña por proyecto, una fila por coste, fórmulas al final. Funciona, y muchos autónomos llevan su negocio así. Si quieres empezar por ahí, tienes una plantilla de costes por proyecto. Pero tiene dos puntos débiles. Primero, solo contiene lo que te acuerdas de meter, y el viaje al almacén del martes a las 7 de la mañana nunca llega. Segundo, vive en el ordenador de casa, no en la furgoneta, que es donde ocurren los costes.

El método del ticket arregla las dos cosas. Cada coste de un proyecto llega con un papel: la factura del almacén de materiales, el ticket de la gasolinera, la factura del subcontratista. Si guardas el ticket en el momento en que te lo dan y lo asocias al proyecto, la cuenta se hace sola. Nada que recordar, nada que teclear por la tarde. El método completo está en seguir los costes de un proyecto desde los tickets.

Para eso está hecho VanReceipts: envías el presupuesto y la factura desde el mismo proyecto, escaneas el ticket desde el asiento de la furgoneta (la IA en la nube lee el total y cada línea, y tú lo confirmas), eliges a qué proyecto va, anotas los kilómetros con un origen y un destino, y ves el beneficio del proyecto al momento. Cuando toca, lo exportas todo a Excel o CSV para tu gestor.

Rentabilidad de proyecto por oficio

El principio es el mismo en todos los oficios, pero los costes que pillan desprevenido cambian. Tenemos guías para los oficios donde los detalles pesan más:

• Electricistas: cable y tubo, el tiempo de pruebas y mediciones, y los viajes de vuelta a por material que nadie anota.
• Fontaneros: racores por docenas, piezas de termos y calentadores, avisos urgentes.
• Instaladores de climatización: el coste de los equipos, el gas refrigerante, instalación frente a mantenimiento.
• Reformas y obra: subcontratas, partidas abiertas y los trabajos extra que deciden el margen.
• Pintores: la pintura por rendimiento en metros cuadrados, el material de preparación y la mano de más.
• Tejados y cubiertas: material por metro cuadrado, la retirada de escombros y el soporte dañado que no se veía.
• Carpinteros: la merma de la madera, los herrajes y las horas de taller que no se facturan.
• Jardineros: material a granel por metro cúbico, el combustible de la maquinaria y las plantas que hay que reponer.

Si llevas la contabilidad en un programa de gestión y no entiendes por qué cuesta tanto ver el beneficio de cada obra, lee por qué la contabilidad no te da el coste de cada obra, y si usas Holded, costes por proyecto en Holded.

Cuando el proyecto está terminado, cómo hacer una factura siendo autónomo explica los datos que debe llevar.

Preguntas frecuentes

Por dónde empezar

No hace falta calcular todos los proyectos que has hecho. Empieza por el siguiente. Guarda cada ticket, ponle precio a tus horas y, al final, haz la suma. La primera vez que veas el beneficio real de un proyecto en lugar de una suposición, no querrás presupuestar de otra manera.

Descarga VanReceipts en el App Store y calcula tu próximo proyecto desde el asiento de la furgoneta.